Aktualizacja 2 - Zmianie uległy zapisy z punktu 4. z treści zapytania ofertowego.
Aktualizacja 1 Dodano punkty:
• Do realizacji robót na wysokości wymaga się posiadania uprawnień w zakresie co najmniej wykonawstwo i nadzór prac z wykorzystaniem technik alpinizmu przemysłowego.
• W punkcie 34 Wymagań technicznych „posiadanie standardu zarządzania realizacją projektów, personelu z uprawnieniami/certyfikatami w tym zakresie” może zostać udokumentowane przedstawieniem kadry kierowniczej wraz z ich uprawnieniami budowlanymi i przynależnością do izby. Można załączyć schemat organizacyjny zarządzania projektami remontowymi uwzględniający osoby odpowiedzialne za realizację projektu, BHP i kontrolę jakości.
• W punkcie 39 Wymagań technicznych „posiadanie uprawnień wynikających z prawa budowlanego oraz załączenie kopii uprawnień” może nastąpić poprzez przedstawienie kadry kierowniczej wraz z ich uprawnieniami budowlanymi i przynależnością do izby.

Gdańsk, dnia 16.05.2019 r.



ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/020/19/WS/aktualizacja2
 
Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Wykonywanie prac w branży mechaniczno-montażowej podczas remontów planowych na terenie PKN ORLEN S.A”

Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru częściowego oferty.
Zamawiający dopuszcza składnie ofert częściowych.

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Wykonywanie prac dla PKN ORLEN w branży mechaniczno-montażowej podczas remontów planowych instalacji w Zakładzie Produkcyjnym w Płocku oraz w Zakładzie PTA we Włocławku w latach 2020-2022 na warunkach wskazanych przez PKN ORLEN.

2. Zakres prac

1. Zakres prac, jakie mogą być wykonywane podczas remontów planowych, został określony w załączniku nr 1 do zapytania.
2. Instalacje, na których mogą być wykonywane prace podczas remontów planowych, został określony w załączniku nr 2 do zapytania.
3. Kryteria formalne, techniczne i handlowe, które są wymagane do wykonywania prac podczas remontów planowych, zostały określone w załączniku nr 3 do zapytania.
3. Forma kontraktacji

1. Z wybranymi wykonawcami jest planowane zawarcie umów ramowych gwarantujących dostępność określonej liczby etatów według potrzeb w skali roku. W kontraktach zostaną określone roczne limity wartości i ustalone gwarantowane poziomy zaangażowania zasobów dostawców.
2. W ramach umów ramowych będą wystawiane zamówienia określające szczegółowy zakres prac, terminy ich realizacji oraz wynagrodzenie za ich wykonanie. Po opracowaniu szczegółowych zakresów prac do wykonania na danej instalacji z wykonawcą przypisanym do tej instalacji zostanie uzgodniona liczba roboczogodzin wymagana do realizacji robót, niezbędny sprzęt i materiały. Na podstawie parametrów uzgodnionych w umowie ramowej zostanie określona cena ryczałtowa za wykonanie danego zakresu prac.

 4. Uwagi ogólne

1. Wymogi techniczne w zakresie wymaganego doświadczenia musi spełniać wykonawca, któremu nie przysługuje prawo do dalszego podzlecania prac.
2. Oferta na stawki za wynajem sprzętu o której mowa w rozdziale II pkt 2 ust. b niniejszego zapytania, dotycząca dźwigów, żurawi i innych urządzeń do transportu pionowego i poziomego powinna dotyczyć jedynie udźwigu do 10t. Dla ekstraktorów należy podać koszt za jedną godzinę pracy.

3. Do realizacji robót na wysokości wymaga się posiadania uprawnień w zakresie co najmniej wykonawstwo i nadzór prac z wykorzystaniem technik alpinizmu przemysłowego.

4. W punkcie 34 Wymagań technicznych „posiadanie standardu zarządzania realizacją projektów, personelu z uprawnieniami/certyfikatami w tym zakresie” może zostać udokumentowane przedstawieniem kadry kierowniczej wraz z ich uprawnieniami budowlanymi i przynależnością do izby. Można załączyć schemat organizacyjny zarządzania projektami remontowymi uwzględniający osoby odpowiedzialne za realizację projektu, BHP i kontrolę jakości.

5. W punkcie 39 Wymagań technicznych „posiadanie uprawnień wynikających z prawa budowlanego oraz załączenie kopii uprawnień” może nastąpić poprzez przedstawienie kadry kierowniczej wraz z ich uprawnieniami budowlanymi i przynależnością do izby.

 
5. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 01.01.2020 - rzeczywisty termin rozpoczęcia współpracy zależy od terminu zakończenia postępowania zakupowego.
Zakończenie: 31.12.2022 - z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia.


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:
a)   Deklarowany przez wykonawcę zakres prac do wykonania – wypełniony załącznik nr 1 do zapytania.
b) Wybrane przez wykonawcę instalacje przewidziane do planowanych remontów – wypełniony załącznik nr 2 do zapytania.
c) Potwierdzenie przez wykonawcę wymagań formalnych, technicznych i handlowych – wypełniony załącznik nr 3 do zapytania.
d) Oferta cenowa wraz z deklaracją zasobów ludzkich zawierającą - wypełniony załącznik nr 4 do zapytania.
e)   Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE.
f)   Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy).
g)   Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
h)   Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach (jeśli dotyczy).

2. Dokumenty składane wraz z ofertą
a) Oferent zobowiązuje się do złożenia wraz z ofertą wszelkich oświadczeń, zobowiązań, deklaracji, certyfikatów, wykazów i innych dokumentów wynikających z wypełnionego załącznika nr 3 do zapytania i będących załącznikami do niego.
b) Oferent złoży ofertę na stawki za najem sprzętu nieujętego w publikacji Sekocenbudu z wyłączeniem zapisu z rozdziału I ust. 4 pkt 2.

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z rozdziału II może skutkować odrzuceniem Oferty.


3. Kryteria oceny oferty:

• Oferowana cena za 1rbg dla specjalności wskazanych w załączniku nr 4;
• Zadeklarowany potencjał wykonawczy określony ilością zasobów ludzkich wskazanych w załączniku nr 4.

4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135. k
k) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
 l) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie PKN ORLEN S.A. w Płocku oraz Włocławku).

 5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 21.05.2019 r. do godz. 23.00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym
i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 27.05.2019 r. do godz. 23.00


7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.

11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.



Załączniki:*

Nr 1 – Zakres prac branży mechanicznej.
Nr 2 – Wykaz instalacji.
Nr 3 – Wymagania formalne, techniczne i handlowe.
Nr 4 – Oferta cenowa wraz z deklaracją zasobów ludzkich.
Nr 5 – Kodeks Postępowania dla Dostawców PKN ORLEN SA.
Nr 6 – Wyciąg z Zarządzenia Operacyjnego nr 28-2018-GC - ruch osobowy.
Nr 7 – Wytyczne Dyrektora Biura Bezpieczeństwa do organizacji ruchu materiałowego w PKN ORLEN SA.
Nr 8 - Wymagania ogólne.


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.