Gdańsk, dnia 22.03.2019 r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/011/19/WS


Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

Wykonanie izolacji i blachowania wraz ze znakowaniem rurociągów, aparatów i urządzeń w ramach realizacji zadania: „Modernizacji instalacji technologicznej 1050 w LOTOS Asfalt Zakład Produkcyjny Gdańsk” - na terenie Rafinerii Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Wykonawca zobowiązany jest wykonać zadanie zgodnie z załączoną dokumentacją stanowiącą Załączników Nr 1, Załącznik Nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego i standardami Grupy LOTOS:

a) Dostawa wszelkich materiałów (materiały podstawowe i pomocnicze) niezbędnych do realizacji przedmiotu zapytania
b) Wykonanie izolacji termicznej wraz z oblachowaniem rurociągów i urządzeń technicznych zgodnie z wymogami Specyfikacji technicznej nr 1191
c) Wykonanie znakowania rurociągów i urządzeń zgodnie z dokumentacją i standardami Grupy LOTOS S.A.
d) Zabezpieczenie urządzeń dźwigowych i innych niezbędnych urządzeń do rozładunku i odbioru materiałów, narzędzi oraz urządzeń niezbędnych do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego,
e) Uczestnictwo w rozruchu modernizowanej instalacji

2. Podstawa wyceny.

a) Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie obejmują wszystkie koszty Wykonawcy, jego wydatki, koszty ogólne (ponoszone zarówno w centrali, jak i w terenie) oraz zysk - za pełną i kompletną realizację Robót (koszt robocizny, materiałów, narzędzi, urządzeń i sprzętu, w tym rusztowań spełniających wymagania BHP, potrzebnych do wykonania Robót), a także wykonanie niezbędnej dokumentacji, nadzoru kierownika budowy, prace geodezyjne, badań i zabezpieczenia antykorozyjnego oraz koszty wszelkich dodatkowych prac przygotowawczych, towarzyszących i związanych, niezbędnych do wykonania Robót, jak również koszty związane z wykonaniem Robót na terenie instalacji czynnych, np. posiadanie masek ucieczkowych, odzieży ochronnej w wersji antyelektrostatycznej oraz ewentualnych przestojów spowodowanych brakiem zgody Zamawiającego na prowadzenie Robót jak również podatki, cła, opłaty, koszty ubezpieczenia, koszty instrumentów zabezpieczających oraz inne koszty, do ponoszenia których w związku z realizacją Umowy zobowiązany będzie Wykonawca, czy to na mocy przepisów powszechnie obowiązujących, czy postanowień Umowy.

b) Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie obejmują koszty przyjęcia, wyładunku, magazynowania i dalszej obsługi materiałów, które będą instalowane w ramach Umowy oraz koszty załadunku, transportu i usuwania nadwyżki materiałów. Dla uniknięcia wątpliwości, Wykonawca nie będzie uprawniony do otrzymania jakiegokolwiek zwrotu kosztów lub odszkodowania za zakup nadwyżki materiałów, przez co należy rozumieć także materiały zakupione przez Wykonawcę nieużyte do wykonania Robót w przypadku wcześniejszego zakończenia realizacji Umowy. Wykonawca powinien zamawiać materiały jedynie w takich ilościach, które pozwalają mu na wykonywanie Robót w sposób nieprzerwany.
c) Wynagrodzenie Wykonawcy zawiera w sobie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do Dzieła.
d) Wykonawca w żadnym wypadku nie jest uprawniony do wynagrodzenia wyższego niż cena ofertowa .
e) Żadne odstępstwa od stopnia złożoności Robót nie spowodują zmian wynagrodzenia, stawek ani cen określonych w Umowie. Ceny te będą stałe i niezmienne przez okres trwania Umowy. W przypadku cen ustalanych na podstawie źródeł zewnętrznych, stałość dotyczy sposobu zastosowania tych cen.
f) Wynagrodzenie Wykonawcy oraz wszystkie ceny i stawki zawarte w Umowie mają zastosowanie niezależnie od tego czy Roboty są wykonywane w dzień, w nocy lub w święta chyba, że Zamawiający przed wykonaniem Robót zaakceptuje na piśmie dodatkowe wynagrodzenie dla Wykonawcy za Roboty wykonane poza normalnymi godzinami pracy.
g) Niedoszacowanie przez Wykonawcę wyceny Robót wymaganych i opisanych w pkt. 1 nie może stanowić podstawy do zmian wynagrodzenia ani żadnych innych stawek.
h) Wszystkie podane ceny przez Wykonawcę są w polskich złotych.
i) Uśredniona cena ofertowa netto za wykonanie 1m2 izolacji z oblachowaniem, oznakowaniem i wykonaniem kapturów. Rozliczenie nastąpi na podstawie obmiarów powykonawczych.


3. Wykonawca zapewni:

Wykonawca zapewni całość odpowiedniego i kompetentnego personelu wykonawczego i nadzoru, narzędzia, urządzenia, materiały trwałe i zużywalne, usługi, urządzenia do przeprowadzania prób, magazynowanie oraz poniesie wszelkie wydatki związane z dostawami, wykonaniem, realizacją konstrukcji, robotami montażowymi i wykończeniowymi, transportem wewnętrznym, holowaniem, rozładunkiem i odbiorem, przeprowadzeniem prób, oraz oceną i zapewnieniem jakości w odniesieniu do standardów i specyfikacji Grupy LOTOS jakie będą obowiązywały przy realizacji przedmiotu zamówienia. Wszystkie prace wykonawcze, montażowe oraz powykonawcze będą realizowane w ścisłej zgodności z poniżej opisanymi specyfikacjami, rysunkami i innymi dokumentami.
Wykonawca będzie odpowiedzialny za gospodarkę magazynową materiałów własnych oraz powierzonych, w tym znakowanie oraz przenoszenie oznakowania materiałów i niezbędnych identyfikacji materiałowych. Wykonawca zapewni transport materiałów z miejsca wykonywania prefabrykacji oraz transport z miejsc składowania na Teren Robót. Zapewni również rozładunek, prefabrykację, montaż, demontaż istniejących elementów infrastruktury lub przemieszczenia zgodnie z zakresem.

4. Zamawiający zapewni:

a) Tymczasowe zasilanie w energię elektryczną z istniejących gniazd remontowych w sąsiedztwie miejsca
budowy. Energia elektryczna wykorzystywana przez Wykonawcę do wykonania przedmiotu zapytania ofertowego jest nieodpłatna;
b) W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), nieodpłatnie, miejsce na zaplecze i miejsce składowania dostarczonej prefabrykacji.
c) Rusztowania dostępowe po zakończeniu prób i poprawek malarskich na okres maksymalnie 5 dni roboczych na poszczególnych odcinakach

5. Wymagania ogólne odnośnie wykonanych prac oraz dokumentacji:

Przedmiot zamówienia powinien być wykonany z uwzględnieniem:
• obowiązujących przepisów, Polskich Norm, zasad wiedzy technicznej, dokumentacja wykonawczą
• standardów technicznych Grupy LOTOS S.A


Dokumentacja techniczna obiektów istniejących u Zamawiającego udostępniona Wykonawcy (dostępna w archiwum) będzie ostatnią, najnowszą rewizją dokumentacji posiadanej przez Zamawiającego. Niezależenie, Wykonawca na własny koszt i ryzyko powinien dokonać wizji lokalnych, weryfikacji i inwentaryzacji obiektów w zakresie niezbędnym dla prawidłowej realizacji Przedmiotu Zamówienia.

Zastosowane materiały muszą posiadać wymagane prawem atesty i dopuszczenia. Wszystkie zakupione materiały oraz zastosowane technologie winny spełniać parametry eksploatacyjne i techniczne wymienione w dokumentacji projektowej.


6. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Rozpoczęcie: od 01 kwietnia 2019
Zakończenie: do 24 czerwca 2019 (montaż kapturów na zaworach 3 tygodnie po rozruchu instalacji)

7. Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest nieobligatoryjne dla każdego Oferenta.
Wizja lokalna może odbyć się w terminie:. do dnia 26.03.2019 r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z Panem Daniel Pietruszka telefon kom. 505 057 375 i/lub
adres email: daniel.pietruszka@lotosserwis.pl

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Dokumenty podstawowe:

a) Oferta Wykonawcy: Uśredniona cena ofertowa netto za wykonanie 1 m2 izolacji z oblachowaniem, oznakowaniem i wykonaniem kapturów.
b) Wykaz wykonywanych prac o podobnym zakresie – minimum 3 pozycje
c) Wstępny harmonogram prac
d) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
e) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
f) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
g) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach (jeśli dotyczy).

2. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

a) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z zapytaniem ofertowym – Załącznik nr 8
b) Oświadczenie dot. zapoznania się z proponowanym wzorem umowy z zapytania – Załącznik 9

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

3. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Wykaz prac izolacyjnych


4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

•  Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
• Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 27.03.2019 do godz. 10:00
• Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom.
•  Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
- złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 28.03.2019 do godz. 23:00

7. Ochrona danych osobowych:

1. Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Oferowego.
2. Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3. Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4. Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5. Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6. Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7. Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a) podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b) wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c) prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8. Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9. Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10. Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z
o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11. Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.





Załączniki:*
Nr 1 - Dokumentacja wykonawcza
Nr 2 – Standard techniczny Grupy LOTOS S.A.
Nr 3 - Zasady postępowania na budowie
Nr 4 - Zasady BHP i ochrony środowiska
Nr 5 - Wymagania dot. Zarzadzania Jakością
Nr 6 - Informator o zasadach post na terenie Grupy LOTOS SA
Nr 7 – Wzór umowy 
Nr 8 - Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze wszystkimi załącznikami do oferty
Nr 9 - Oświadczenie zapoznania się z umową z zapytania


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.