Grupa LOTOS S.A. wraz ze spółką LOTOS Paliwa Sp. z o.o. realizuje projekt PUREH2, który uzyskał dofinansowanie ze środków instrumentu CEF („Łącząc Europę”). Instrument CEF jest zarządzany na poziomie Komisji Europejskiej przez Agencję Wykonawczą ds. Innowacyjności i Sieci (INEA).

Zgodnie z wymogami umowy Grant Agreement (GA) beneficjenci w ramach instrumentu CEF mają obowiązek raportowania realizacji projektu. Podstawowym dokumentem sprawozdawczym jest Action Status Report (ASR), który należy złożyć do INEA w pierwszym kwartale każdego roku realizacji projektu. (dokument ASR należy złożyć do Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju (MIiR) oraz do Centrum Unijnych Projektów Transportowych (CUPT) do 10 lutego a następnie po uzyskaniu akceptacji MIiR/CUPTdo INEA do 31 marca ).

ASR należy przygotować za pośrednictwem narzędzia elektronicznego udostępnionego przez INEA. Zakres ASR obejmuje informacje dotyczące postępu technicznego oraz finansowego projektu.

Dokumentację związana z wnioskowaniem o płatność okresową (płatność salda), beneficjent składa przynajmniej w co drugim okresie sprawozdawczym. Obowiązkowym załącznikiem do wniosku o płatność jest okresowe / końcowe sprawozdanie finansowe (Individual Financial Statement - IFS). Wniosek o płatność okresową składa się do INEA w terminie 8 miesięcy od końca okresu sprawozdawczego (po wcześniejszej akceptacji przez MIiR / CUPT – złożenie IFS do tych instytucji: do 30 kwietnia). Potrzeba składania wniosku o płatność okresową jest bezpośrednio związana z postępem finansowym realizacji projektu.

Gdy wniosek o płatność obejmuje kwotę co najmniej 325 000 EUR (zwroty narastająco dla których nie przedłożono świadectwa kontroli sprawozdań finansowych) załącznikiem do wniosku o płatność jest także audyt finansowy (nie wchodzi w zakres tego zapytania ofertowego, wykonanie audytu będzie zlecone do niezależnego biegłego rewidenta)

W ramach CEF zawierana jest również czterostronna Umowa o Współpracy pomiędzy Grupa Lotos oraz LOTOS Paliwa z Ministerstwem Inwestycji i Rozwoju (MIiR) oraz Centrum Unijnych Projektów Transportowych (CUPT). Umowa nakłada na beneficjentów obowiązek raportowania postępów z realizacji projektu między innymi poprzez składania Informacji Kwartalnych (IK) do 15 dnia po upływie kolejnego kwartału.

Zakres oferty:

Zakresem oferty jest świadczenie usług doradczych polegających na wsparciu Grupy LOTOS w wypełnieniu obowiązków sprawozdawczych wobec INEA oraz MIiR / CUPT, tj. sporządzeniu oraz złożeniu dokumentów w wymaganych terminach ( Action Status Report ASR – do 10 lutego 2019 oraz do 10 lutego 2020 r., Informacji Kwartalnych IK – do 15 dnia po upływie każdego kolejnego kwartału), wniosków o płatność (Individual Financial Statement IFS do 30 kwietnia 2020r.), a także świadczenie usług w procesie pozyskiwania danych niezbędnych do ich przygotowania, w tym m.in. ocena kwalifikowalności poszczególnych wydatków, przyporządkowanie kosztów do poszczególnych zadań, wytyczne dotyczące kalkulacji kosztów osobowych, kalkulacja stopnia realizacji poszczególnych zadań, opis postępu w realizacji poszczególnych zadań.

Beneficjent środków w ramach instrumentu CEF jest także zobowiązany do utrzymywania bieżących relacji z MIiR / CUPT, m.in. w zakresie przekazywania dokumentacji przetargowej przed uruchomieniem postępowania oraz przekazywania comiesięcznych informacji na temat postępów w realizacji postępowań zakupowych. Bieżące informacje o postępach w realizacji poszczególnych kamieni milowych należy również przekazywać do INEA.

Główne sprawozdawcze dokumenty za okres do 30 czerwca 2020 roku, które należy przygotować i dostarczyć do INEA / MIiR / CUPT:

1. Action Status Report (ASR) za rok 2018 rok,

2. Action Status Report (ASR) za rok 2019 rok,

3. Informacja Kwartalna (IK) za 2019 rok (4 dokumenty za: 1Q, 2Q, 3Q, 4Q),

4. Informacja Kwartalna (IK) za okres od 1 styczeń 2020 do 30 czerwiec 2020 rok (2 dokumenty za: 1Q, 2Q),

5. Individual Financial Statement (IFS) za okres do końca 2019 roku.