ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY NR 753/2017

Szanowni Państwo,
Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na wykonanie:
Dostawę niezbędnego sprzętu, oprogramowania oraz wdrożenie systemu Service Desk dla spółek Grupy Kapitałowej LOTOS

W przypadku zainteresowania udziałem w postępowaniu, Oferent zobowiązany jest wypełnić załączone „Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności” (załącznik nr 1). Treść Oświadczenia nie podlega modyfikacji. Oświadczenie podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta, dokument winien zostać przesłany w formie elektronicznej do dnia 12.01.2018. Po przekazaniu oświadczenia przewodniczący KWK prześle brakujące dokumenty przetargowe. Nieprzekazanie Oświadczenia lub jego niewłaściwe wypełnienie skutkuje wykluczeniem z udziału w postępowaniu.

I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego zawiera Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania.

II. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego oraz harmonogram postępowania:
- do 12.01.2018 przesłanie Oświadczenia o zachowania poufności;
- po otrzymaniu Oświadczeń przesłanie do oferenta kompletnej treści zaproszenia;
- do 18.01.2018 godz. 10:00 czas na składanie pytań;
- do 22.01.2018 termin przesłania wszystkich pytań i odpowiedzi oraz draftu umowy (odpowiedzi na poszczególne pytania będą przesyłane na bieżąco);
- do 31.01.2018 termin składania ofert;
- od 01.02 do 09.02 prezentacja ofert;
- po prezentacjach zaproszenie oferentów do drugiego etapu postępowania.

Komisja dopuszcza możliwość zmian poszczególnych terminów na wniosek oferentów.


- rozpoczęcie wdrożenia luty 2018
- zakończenie wdrożenia marzec 2018


III. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący komisji Wyboru Kontrahenta w formie pisemnej. Zapytania należy kierować za pomocą platformy zakupowej lub na e-mail Adam.Nazaruk@grupalotos.pl nie później niż do dnia 18.01.2018 godz.10:00 Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom do dnia 22.01.2018 za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie obligują Grupę LOTOS S.A. do ich rozpatrzenia oraz uwzględnienia w postępowaniu.

W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o przesłanie oferty do dnia 31.01.2018 r., do godz. 10.00. jedynie poprzez platformę zakupową LOGINTRADE, oferty przesłane emailem nie będą akceptowane.

IV. Oferty zostaną otwarte przez Komisję Wyboru Kontrahenta niezwłocznie po upływie terminu wskazanego powyżej.

V. Wymogi formalne:
1. Oferent winien przesłać pełnomocnictwo do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania (skan podpisanego dokumentu oryginał w przypadku wyboru oferty) – odstępstwo od wymogu występuje w przypadku podpisania oferty przez reprezentację wynikającą z dokumentów rejestrowych .
2. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim (skan podpisanego dokumentu oryginał w przypadku wyboru oferty).
3. W przypadku podania jakichkolwiek składowych ceny w innej walucie niż PLN, Komisja obliguje kontrahenta, do przeliczenia jej na PLN wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego złożenie oferty oraz wskazania w ofercie tych wartości w walutach, celem zachowania porównywalności KWK przeliczy ją na PLN wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień otwarcia ofert. 
4. Firma ubiegająca się o zamówienie posiada uprawnienia oraz doświadczenie niezbędne do realizacji prac na dowód czego przedłożą:
• Listę referencyjną – min 3 wdrożenia o podobnym zakresie zrealizowane
w okresie ostatnich 3 lat o wartości min. 100 000 PLN każde. W przypadku złożenia oferty przez konsorcjum Zamawiający dopuszcza możliwość uwzględnienia doświadczenia posiadanego przez podmioty wchodzące w skład konsorcjum.
• Lista osób realizujących Projekt po stronie Wykonawcy wraz z listą certyfikatów potwierdzających wymagane kompetencje w zakresie ITIL oraz proponowanych systemów ITSM i Call Center.
5. Oferta musi obejmować cały zakres określony przedmiotem zapytania.
6. Gwarancji utrzymania kosztu licencji systemu ITSM, licencji systemu Call Center, Narzędzia Analitycznego oraz niezbędnego sprzętu na kolejne 12 miesięcy.
7. Oferent jest zobligowany do przedstawienia oferty, zaproponowanych rozwiązań podczas spotkania z Komisją w siedzibie Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku w terminie od 01.02. do 09.02.2018

VI. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach:

I część – z merytoryczną zawartością oferty tj.:
• wszystkie oświadczenia, pełnomocnictwa, referencje,
• CV osób wchodzących w skład zespołu dedykowanego,
• certyfikaty, informacje wymagane zapytaniem ofertowym,
• opis proponowanego rozwiązania (zastosowany sprzęt, oprogramowanie, schemat blokowy),
• lista osób realizujących Projekt po stronie Wykonawcy wraz z listą certyfikatów potwierdzających wymagane kompetencje w zakresie ITIL oraz proponowanych systemów ITSM i Call Center,
• wykaz wymaganego (na etapie wdrożenia) sprzętu i oprogramowania z podziałem na sprzęt dostarczany przez Wykonawcę i Zamawiającego,
• wypełniony dokument „Wymagania funkcjonalne”
• potwierdzenie terminu wdrożenia zgodnie z załączonym harmonogramem
II część – warunki handlowe,
• należy załączyć wypełniony Załącznik nr 7 Formularz ofertowy,
• uzupełnić pozycję na platformie zakupowej Logintrade .
Całkowita wartość zadania obejmująca koszt:
 zakupu i dostawy licencji systemu ITSM (w modelu subskrypcyjnym na okres 12 miesięcy dla 100 serwisantów, dla 3000 urządzeń w ramach Grupy Kapitałowej LOTOS),
 zakupu i dostawy licencji systemu Call Center (w modelu subskrypcyjnym na okres 12 miesięcy dla 15 serwisantów),
 zakupu i dostawy licencji Narzędzia Analitycznego wspierającego proces raportowania wskaźników KPI (w modelu subskrypcyjnym na okres 12 miesięcy dla 2 użytkowników),
 wdrożenia systemu ITSM zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem,
 wdrożenia systemu Call Center zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem (wraz z dostawą niezbędnego sprzętu),
 integracji systemu ITSM z systemem Call Center zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem,
 integracji Narzędzia Analitycznego z systemem ITSM zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem,
 integracji systemu Call Center z systemem telekomunikacyjnym Zamawiającego zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem (wraz z dostawą niezbędnego sprzętu),
 realizacji szkoleń zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem:
• dla administratorów Systemu Service Desk - 2 osoby wskazane przez Zamawiającego,
• dla użytkowników końcowych Systemu ITSM – szkolenie w formie e-learning’u (format Scorm 1.2 lub 2004) lub filmach instruktażowych, w języku polskim i angielskim,
• dla serwisantów Systemu ITSM – szkolenia w siedzibie Zamawiającego dla 3 grup (każda po 10 osób) wskazanych przez Zamawiającego,
• dla administratorów Systemu Call Center - 2 osoby wskazane przez Zamawiającego,
• dla serwisantów Systemu Call Center – szkolenia w siedzibie Zamawiającego dla 1 grupy (6 osób) wskazanych przez Zamawiającego;
 wytworzenia dokumentacji zgodnie z przedstawionymi przez Zamawiającego założeniami oraz harmonogramem:
• dokumentacji użytkownika końcowego;
• dokumentacji serwisanta;
• dokumentacji administratora;
 przeniesienie przez Wykonawcę na Zamawiającego majątkowych praw autorskich dot. Oprogramowania Autorskiego wytworzonego w procesie wdrażania Systemu Service Desk oraz Dokumentacji
 świadczenia przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego usługi wsparcia i utrzymania Systemu Service Desk zgodnie z warunkami zawartymi w załączonym dokumencie „Projekt umowy dot. wdrożenia Service Desk”
• Stawki za roboczogodzinę świadczenia usługi wdrażania zmian / dostosowania Systemu Service Desk obowiązującej po wykorzystaniu ryczałtowej puli roboczogodzin zdefiniowanej w dokumencie „Projekt umowy dot. wdrożenia Service Desk

Całkowita treść zapytania znajduje się w załączeniu.