Szanowni Państwo,

w załączeniu publikujemy treść pytań wraz z odpowiedziami oraz z nowym załącznikiem nr 2 - są to dokładnie te same pytania i odpowiedzi wraz z tabelami, które zostały przesłane za pośrednictwem wiadomości online na platformie w dniu 28.03.2017 r. Ze względu na sposób ich dystrybucji mogły one jednak nie dotrzeć do wszystkich potencjalnych oferentów chcących złożyć ofertę w postępowaniu.

Równocześnie w zaistniałej sytuacji przedłużony zostaje termin złożenia ofert - jest to 04.04.2017 r. do godz. 23:59.

Przepraszam za zaistniałe niedogodności a tych z Państwa, którzy zdążyli złożyć już ofertę o jej ponowne złożenie przy uwzględnieniu treści pytań i odpowiedzi oraz zmodyfikowanego załącznika nr 2.

Z poważaniem

Małgorzata Kopydłowska

Przewodnicząca Komisji Wyboru Kontrahenta WW/14/2017

ZAPYTANIE OFERTOWE NR WW/14/2017

Szanowni Państwo,

Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu dotyczącym realizacji badań marketingowych monitorujących mierniki wdrożenia strategii Grupy LOTOS S.A. oraz zawarcia umów ramowych na realizację badań marketingowych dla Grupy Kapitałowej LOTOS

I. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania ofertowego znajduje się w załączniku nr 1 – brief wraz z załącznikami do briefu: nr 1- prezentacja oraz nr 2 – lista stacji. 

Postępowanie obejmuje 2 zakresy, stąd tez dopuszczalne jest składanie przez każdego z oferentów ofert częściowych na oba zakresy lub też wyłącznie na zakres wybrany, tj.

Wariant 1: Wybór agencji badawczej, która zrealizuje badania związane m.in. z pomiarem mierników wdrożenia strategii Grupy LOTOS S.A. w okresie 2 lat (pomiar za lata 2017 -2018) zgodnie z opisanymi w załączniku założeniami

Wariant 2: Wybór maksymalnie 3 agencji do współpracy w ramach realizacji innych, nie opisanych jeszcze badań na okres 2 lat ( w terminie tożsamym z podanym w pkt. 1) – zlecenie prac jest niegwarantowane w ramach zawartych umów ramowych, które zostaną zawarte z Grupa LOTOS S.A. oraz innymi Spółkami z GK LOTOS.

II. Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego dla każdego z zakresów:
Wariant 1:
- rozpoczęcie : po podpisaniu umowy
- zakończenie : po realizacji pomiarów za lata 2017 i 2018
Wariant 2:
- rozpoczęcie : po podpisaniu umowy
- zakończenie : do 31.12.2018 r.

III. Na pytania dotyczące zapytania ofertowego odpowiedzi udziela Przewodnicząca komisji Wyboru Kontrahenta za pośrednictwem platformy zakupowej. Zapytania należy kierować nie później niż do dnia 27 marca 2017 r. (poniedziałek) do godz. 23:59. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej w dniu 28 marca 2017 r. (wtorek) do godz. 23:59. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.

IV. W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o złożenie oferty/ofert na platformie zakupowej do dnia 03 kwietnia 2017 r. (poniedziałek) , do godz. 23:59.

Oferty zostaną otwarte przez Komisję Wyboru Kontrahenta niezwłocznie po upływie terminu wskazanego powyżej.

V. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

VI. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach (dla każdego ze wskazanych zakresów) :

I część – z merytoryczną zawartością oferty tj.: wszystkie oświadczenia Oferenta (załącznik nr 3 do zapytania), informacje wymagane zapytaniem ofertowym za wyjątkiem informacji wymaganych pkt. VII ppkt. 7 i 8 niniejszego zapytania;

II część – warunki handlowe, o których mowa w pkt. VII ppkt. 7 i 8 oraz wypełnione formularze cenowe stanowiące załącznik nr 2 do zapytania – UWAGA! – każdy z formularzy znajduje się w osobnym skoroszycie w załączonym pliku EXCEL – dla Wariantu 1 – Załącznik 2A, dla Wariantu 2- Załącznik 2B i 2C (prosimy o załączenie wszystkich formularzy cenowych zarówno w formacie EXCEL oraz równocześnie w wersji podpisanego przez osoby umocowane skanu).

Każda z ww. części winna być przekazana w odrębnej wiadomości e-mail z wpisaną w tytule nazwą Państwa firmy oraz informacją, której części dotyczy, tj. „Oferta nr WW/11/2017 - część I merytoryczna” i „Oferta nr WW/1/2017 – część II handlowa”. Dodatkowo w nazwie powinien zostać wskazany wariant, którego oferta dotyczy, tj. Wariant 1 lub Wariant 2.

VII. Oferta kompletna powinna zawierać:
1.  oświadczenia oferenta zawarte w formularzu stanowiącym załącznik nr 3 do zapytania;
2.  poświadczone przez oferenta za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: odpis z rejestru przedsiębiorców lub innego równoważnego rejestru potwierdzającego rejestrację firmy, umowa spółki w przypadku spółki cywilnej, zaświadczenia o nie zaleganiu z opłatami na rzecz zakładu ubezpieczeń społecznych oraz urzędu skarbowego; decyzji o nadaniu numeru identyfikacji podatkowej, decyzji o nadaniu numeru statystycznego;
3.   stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji oferenta w ramach prowadzonego postępowania;
4.  oświadczenie oferenta, czy korzystać będzie przy realizacji przedmiotu zapytania ofertowego z usług podwykonawców; jeżeli tak, należy wskazać zakres tych prac;
5.   lista referencyjna z krótkim opisem zakresu zadań wykonywanych w obszarze przedmiotu zapytania ofertowego oraz posiadane referencje
6.   CV kompetencyjne członków zespołu dedykowanego do realizacji zadania wraz z opisem ich doświadczenia w zakresie przedmiotu zapytania ofertowego (członkowie zespołu powinni złożyć oświadczenie o następującej treści: „Wyrażam zgodę na gromadzenie i przetwarzanie przez Grupę LOTOS S.A. moich danych zawartych w niniejszym CV na potrzeby związane z udziałem w postępowaniu wyboru kontrahenta nr WW/14/2017 (zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych - Dz. U. Nr 101 z 2002 r. poz. 926 z późniejszymi zmianami); 
7.  dane kontaktowe oferenta (imię, nazwisko osoby odpowiedzialnej, numer telefonu, e-mail);
8.  warunki płatności faktur - termin płatności faktur nie krótszy niż 30 dni od dnia wpływu faktury do Zamawiającego; faktura zostanie wystawiona po odbiorze prac przez Zamawiającego;
9.  numer rachunku bankowego, na który będą przelewane należności.

Brak któregokolwiek z ww. wymaganych elementów może skutkować odrzuceniem oferty.
W celu sprawniejszej weryfikacji i oceny ofert prosimy o zachowanie kolejności oraz przedzielenie poszczególnych części ofert w podanym układzie wraz z uwzględnieniem przedstawionej powyżej numeracji.

VIII. Kryteria wyboru ofert:

Dla Wariantu 1:
 
Cena – zgodnie z wypełnioną przez oferenta tabelą cenową nr 2A
Kryterium A - Opis dotyczący realizacji badan wskazanych w załączniku do zapytania ofertowego: metodologia, sposób doboru próby i kontroli jej realizacji, omówienie proponowanych analiz, sposobu prezentacji danych itp.
Kryterium B - Opis doświadczenia firmy oraz zespołu dedykowanego do współpracy: realizowane przez firmę podobne badania, przedstawienie osób dedykowanych do współpracy: imię, nazwisko, stanowisko, doświadczenie i osiągnięcia zawodowe (obsługiwana marka/klient) oraz poziom zaangażowania w realizację powyższych badań

Dla Wariantu 2:

a. Cennik badań podstawowych – zgodnie z wypełnioną tabelą cenową nr 2B
b. Opis doświadczenia firmy i zespołu w realizacji badań podstawowych

Jednocześnie informujemy, że zastrzegamy sobie prawo do modyfikacji i zmiany terminów wskazanych w zapytaniu, unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania dokumentu umowy. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.

Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego oraz w zakresie zachowania poufności.

Szanowni Państwo,

Jeśli nie jesteście Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie wiążącej oferty, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zapytanie ofertowe. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji, o ile wyrazicie Państwo taką wolę na adres mailowy: malgorzata.kopydlowska@grupalotos.pl .

UWAGA!
• Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego.
• Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności,
w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych.
• Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną
i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu.
Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
• Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur.
• Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
• Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy oferent powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców.
• Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych
w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych
i technicznych aspektów złożonej oferty.
• Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie.
• Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w instrukcji określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. instrukcji można uzyskać w Dziale Zakupów Wspólnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku.


Załączniki:

1. Opis przedmiotu zapytania ofertowego – Brief wraz z załącznikami: nr 1- prezentacja i nr 2 – lista stacji
2. Tabele cenowe – nr 2A – dla Wariantu 1 i nr 2B oraz 2C dla Wariantu 2
3. Wymagane oświadczenia oferenta

- minimum 3-letnie doświadczenie w realizacji usług będących przedmiotem zapytania - złożenie oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu

Kryteria oceny ofert:

Dla Wariantu 1:

Cena – zgodnie z wypełnioną przez oferenta tabelą cenową nr 2A

Kryterium A - Opis dotyczący realizacji badan wskazanych w załączniku do zapytania ofertowego: metodologia, sposób doboru próby i kontroli jej realizacji, omówienie proponowanych analiz, sposobu prezentacji danych itp.

Kryterium B - Opis doświadczenia firmy oraz zespołu dedykowanego do współpracy: realizowane przez firmę podobne badania, przedstawienie osób dedykowanych do współpracy: imię, nazwisko, stanowisko, doświadczenie i osiągnięcia zawodowe (obsługiwana marka/klient) oraz poziom zaangażowania w realizację powyższych badań

Dla Wariantu 2:

Cennik badań podstawowych – zgodnie z wypełnioną tabelą cenową nr 2B

Opis doświadczenia firmy i zespołu w realizacji badań podstawowych

UWAGA!!! Przy składaniu oferty proszę wpisać na platformie dla ceny wartość 1 - ocenie poddawane są  wypełnione formularze cenowe, natomiast system wymaga najczęściej podania jednej ceny.

Opisane powyżej oraz w treści zapytania ofertowego kryteria oceny oferty są wiążące, niezależnie od pokazywanych ustawień systemowych dla każdego z zakresów.