Podstawą dla przygotowania oferty jest dokumentacja z załącznika nr 2 oraz standardy techniczne dostępne pod adresem: Standardy techniczne - Grupa LOTOS S.A. (https://rafineriagdanska.pl/repository/51364/)

Każda umowa zawarta na podstawie niniejszego zapytania będzie określana jako Zamówienie.


Prawa autorskie
W przypadku, gdy w wyniku wykonania przyszłego Zamówienia powstanie lub zostanie dostarczona dokumentacja techniczna/projektowa stanowiąca utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, oferowana cena jednostkowa powinna zawierać w sobie wynagrodzenie za przeniesienie autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych lub udzielenie licencji do tejże dokumentacji.
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega, iż może korzystać, w ramach wynagrodzenia umownego wynikającego z przyszłego Zamówienia oraz z chwilą odbioru utworu, na zasadach i polach eksploatacji wskazanych w treści OWZ, w szczególności Rafineria Gdańska Sp. z o.o. może wykorzystać ww. dokumentację w celu przeprowadzenia nowego postępowania wyboru kontrahenta, w ramach którego dokumentacja ta może zostać udostępniona.

Wymagane jest umieszczenie w ofercie postanowienia jak poniżej:
Niniejszym akceptuję, iż Rafineria Gdańska Sp. z o.o. będzie uprawniona do korzystania z powstałej lub dostarczonej w wyniku wykonania przyszłego Zamówienia dokumentacji technicznej/projektowej stanowiącej utwór w rozumieniu przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych,
w ramach wynagrodzenia umownego wynikającego z przyszłego Zamówienia oraz z chwilą odbioru utworu, na zasadach i polach eksploatacji wskazanych w treści OWZ, w szczególności Rafineria Gdańska Sp. z o.o. będzie uprawniona do wykorzystania ww. dokumentacji w celu przeprowadzenia nowego postępowania wyboru kontrahenta, w ramach którego dokumentacja ta może zostać udostępniona.

2. Terminy realizacji przedmiotu zapytania:
- Oczekiwany termin realizacji: do końca 01.2027 - Oferty z dłuższym termin realizacji będą rozpatrywane w dalszej kolejności. 
- Warunki dostawy: DDP Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zgodnie z Incoterms 2020.
- Ważność oferty: min. 60 dni od dnia złożenia poprawnej oferty.
- Wymagany okres gwarancji: minimum 24 miesiące.

3. Pytania
- pytania merytoryczne
Wszelkie pytania merytoryczne dotyczące specyfikacji technicznej należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.
Kontakt z członkami Komisji poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta.
- pytania techniczne
Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade.
W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34; e-mail: helpdesk@logintrade.net.

4. Składanie ofert
Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade.
Prosimy o przedstawienie ofert w dwóch załącznikach pdf - handlowej i technicznej (bez cen), zgodnie z dokumentem Załącznik dla dostawcy_attachment_for_supplier.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.
Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
- Część merytoryczna (techniczna) zawiera:
- Informacje techniczne wymagane w zapytaniu ofertowym z wyłączeniem ceny, ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia,
- oświadczenie, że zaproponowane rozwiązanie spełnia wymagania Zamawiającego zawarte w Standardach Technicznych. Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia.

- Część handlowa zawiera:
- Cenę za przedmiot zapytania (W przypadku, gdy wartość wynagrodzenia z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich i pokrewnych do dokumentacji, przekroczy kwotę netto 10.000 zł, Oferent zobowiązany jest do wyszczególnienia w ofercie kwoty wynagrodzenia za przeniesienie tych praw);
- Wskazany termin dostawy,
- Wypełnione i podpisane załączniki nr 3,4,5 do niniejszego zapytania, które nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Ich brak może skutkować odrzuceniem oferty.


Dokumenty formalne
Wraz z ofertą Oferent dostarczy skany następujących dokumentów:

- polisa OC
- dokumentu rejestrowego,
- zaświadczenia o nadaniu NIP,
- zaświadczenia o nadaniu REGON,
- pełnomocnictwa do złożenia oferty,
- w przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji podatkowej,
- w przypadku podmiotów krajowych – zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy),
- w przypadku podmiotów krajowych – zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu - Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,
- zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,
- sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przed-stawiający  sytuację finansową kontrahenta.

5. Zabezpieczenia
Zamawiający może wymagać zabezpieczenia realizacji zamówienia w postaci gwarancji bankowej /ubezpieczeniowej.
Zasady zabezpieczenia zamówienia zostały szczegółowo opisane w punkcie XII. Gwarancja bankowa / ubezpieczeniowa załączonych do zapytania Ogólnych Warunków Zamówienia Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.

6. Zastrzeżenia zamawiającego
- Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.
- Nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty.
- Zamawiający zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym Zamawiający zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów.
- Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji oraz aukcji elektronicznej nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia zapytania w rozumieniu kodeksu cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.
- Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania wystawienia zamówienia. -
- Po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego.
- Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.
- Zamawiający odrzuci oferty zawierające zbyt niską cenę, zgodnie z informacjami załączonymi do Zapytania Ofertowego.
- Każda umowa zawarta na podstawie PWK w ramach tego zapytania nazywana będzie Zamówieniem.
- Płatności będą realizowane przelewem bankowym z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury z zastrzeżeniem innych postanowień Zamówienia, na podany numer rachunku bankowego Dostawcy.
- Podatek VAT będzie płacony jedynie w walucie polskiej na rachunek bankowy prowadzony zgodnie z polskim prawem bankowym. Wystawca faktury zobowiązuje się podać taki nr rachunku bankowego na każdej fakturze.
- Dostawca oświadcza, że podany numer rachunku bankowego jest zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy o VAT, jest aktualny, a w przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność, Dostawca niezwłocznie (jednak nie później niż w terminie 1 dnia od dnia zaistnienia takiej zmiany) poinformuje Zamawiającego o tym fakcie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
- Najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o., które będą miały zastosowanie od 1 lutego 2026 r. znajdują się pod linkiem:Komunikat KSeF - Rafineria Gdańska

7. Ogólne Warunki Zakupu
Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia Rafineria Gdańska Sp. z o.o. dostęp-ne pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/repository/56542/
Wszelkie uwagi do OWZ Rafineria Gdańska Sp. z o.o. powinny być zgłaszane w terminie zadawania pytań. Po tym terminie jakiekolwiek uwagi nie będą rozpatrywane.
Standardy CSR dostępne pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ 

8. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

9. W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
• Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
• Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
• Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
• Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapy-tanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ra-mach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).
Prosimy pod rygorem nieważności złożonej oferty załączenie podpisanego oświadczenia z za-łącznika nr 5. 


Załączniki:
- Załącznik nr 1 - wymagania dla dostawy aparatów
- Załącznik nr 2 – dokumentacja
- Załącznik nr 3 - formularz ofertowy
- Załącznik nr 4 – oświadczenie
- Załącznik nr 5 – oświadczenie sankcyjne
- Załącznik nr 6 - mechanizm rażąco niskiej ceny