Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty techniczno - handlowej zgodnie z warunkami niniejszego postępowania na zakup i dostawę części zamiennych do zaworów prod. FLOWSERVE, ARGUS (nie akceptujemy zamienników).

Oferent powinien poświadczyć, że proponowane przez niego urządzenia / części są: nieregenerowane, nowe (wyprodukowane nie dłużej niż 2 lata wstecz od daty odpowiedzi na zapytanie ofertowe), posiadają gwarancję producenta na rynku polskim i pochodzą z autoryzowanych kanałów dystrybucji.

1. Przedmiot zapytania
Przedmiotem niniejszego zapytania jest dostawa części zamiennych do zaworów FLOWSERVE, ARGUS które wyszczególniono w liście produktów.

PROSZĘ ABY MATERIAŁY opisane powyżej JAKO ZESTAWY/KPL BYŁY OPISANE W OFERCIE JAKO KPL wraz ze szczegółowym opisem materiałów i ich ilości jakie wchodzą w skład KPL - zgodnie z przypisanymi CZ-…

Do zamówienia przy dostawie ZAWORÓW wymagamy dokumentów:
- Wykaz części zamiennych wraz z nr katalogowymi,
- Rysunki wymiarowe,
- Instrukcje Instalacji i Obsługi,
- Deklaracja zgodności PED 2014/68 CE,
- Świadectwa materiałowe wg EN 10204 3.1 dla elementów ciśnieniowych,
- Świadectwa testów funkcjonalnych,
- Certyfikat ATEX,

Dane dodatkowe:
Zakup części zamiennych zaworów automatycznych producenta FLOWSERVE, ARGUS - przeznaczonych do remontu w PR2027. Proszę o zaoferowanie kompletnych zestawień części zamiennych zaworów oraz siłowników (TABELA. SPIR zawierająca ID-CODY wraz w ilościami występowania) uszczelnienia i pakunki do zaworów i siłowników, membrany oraz mieszki, grzyby, gniazda, trzpienie, łożyska, osprzęt KiA, itp.
W załączniku lista zaworów na PR2027 producent FLOWSERVE;ARGUS.


Załączniki widoczne po zalogowaniu się na platformę zakupową LOGINTRADE


2. Terminy dostawy :
Oczekiwany termin dostawy: możliwie najszybszy, preferencyjnie do dnia 31.01.2027. - oferty z dłuższym czasem dostawy będą brane pod uwagę w dalszej kolejności - pod warunkiem wcześniejszego uzgodnienia i akceptacji Zamawiającego.

3. Warunki dostawy: DDP Rafineria Gdańska Sp. z o. o., zgodnie z Incoterms 2020,

4. Ważność oferty
Wymagany okres ważności oferty - min. 30 dni od dnia złożenia oferty.

5. Klauzule sankcyjne
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę , w szczególności:
- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).

6. Forma i treść oferty:
6.1. Pytania merytoryczne
Wszelkie pytania należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade do Kupca prowadzącego postępowanie zakupowe.
Kontakt poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy z niniejszego postępowania wyboru kontrahenta.

6.2. Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade
W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34;
e-mail: helpdesk@logintrade.net

6.3. Składanie ofert
Podstawą dla przygotowanie oferty jest specyfikacja techniczna materiału ujęta w treści zapytania ofertowego oraz Standardy Techniczne dostępne pod adresem:  Standardy techniczne - Grupa LOTOS S.A.
Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia.

Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade - uzupełniając część merytoryczną oraz handlową na Platformie Logintrade (wg danych w Załączniku nr 4).

Wraz z ofertą bezwzględnie wymagane jest potwierdzenie wymagań postawionych w treści zapytania ofertowego oraz wyraźne wskazanie ewentualnych odstępstw w stosunku do wymagań jeżeli występują.

Oraz

Dodatkowo należy dołączyć dwa załączniki (np. PDF) z ofertami własnymi zatytułowanymi:
a. OFERTA TECHNICZNA (bez podania cen).
b. OFERTA HANDLOWA (z cenami),

a. Część merytoryczna (techniczna) w formacie załącznika (np. PDF):

MUSI zawierać:
- dołączenia wymagań technicznych na produkt / karta doboru zaworu (specyfikacja zaworu),
- dokumentację techniczną (np.: karta katalogowa, rysunek lub opis pozycji z podaniem nr katalogowych producenta) na poszczególne pozycje wymagane w zapytaniu ofertowym z wyłączeniem ceny,
- termin ważności oferty minimum 30 dni,
- maksymalny termin dostawy – (możliwie najszybszy),
- wymagany okres gwarancji zaworów- 18/24 miesiące, (18 miesięcy od daty uruchomienia, max 24 miesięcy od daty dostawy)
- termin realizacji od momentu wywołania zapotrzebowania,
- podpisany załącznik nr 1 – Oświadczenie oferenta,
- podpisany załącznik nr 2 – Oświadczenie Sankcje,
(Brak złożenia oświadczeń 1 i 2 skutkować będzie brakiem możliwości złożenia ewentualnego zamówienia u dostawcy).

Powinna zawierać:
- podpisany załącznik nr 3 – Oświadczenie oferenta o ochronie informacji.

WYMAGAMY ZAMIESZCZENIA W OFERCIE WYKAZU CZĘŚCI ZAMIENNYCH WRAZ Z NR KATALOGOWYMI

WYMAGAMY ABY PRZY DOSTAWIE ZESTAWY BYŁY SPAKOWANE I DOSTARCZONE JAKO KPL z opisem materiałów wg naszych CZ… z zamówienia oraz z wykazem w dokumentach poszczególnych materiałów jakie wchodzą w skład KPL.

b. Część handlowa musi zawierać:
- cenę jednostkową dla dostawy na warunkach DDP Rafineria Gdańska Sp. z o.o., (wszelkie koszty dodatkowe jak np.: pakowanie, dostawa, atesty, dokumentacja - muszą być ujęte w cenie jednostkowej).
- Pełnomocnictwo do złożenia oferty,

Dokumenty formalne
w czasie trwania postępowania zakupowego, Rafineria Gdańska Sp. z o.o. prosi o dostarczenie skanów następujących dokumentów:
• Kody CN do materiałów,
• Dokumentu rejestrowego,
• Zaświadczenia o nadaniu NIP,
• Zaświadczenia o nadaniu REGON,
• W przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji.
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy, dotyczy RP),
• Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,
• Za bieżący rok: Rachunek zysków i strat oraz bilans za każdy zakończony kwartał bieżącego roku, pod warunkiem że od zakończenia danego kwartału minął co najmniej jeden miesiąc.
• Za poprzednie lata: Wstępne sprawozdania finansowe (RZiS i bilans) za lata ubiegłe, w tym za ostatni rok kalendarzowy – o ile upłynął termin 31 stycznia bieżącego roku.
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta,

Wszelkie uwagi do OWZ Rafineria Gdańska Sp. z o. o. powinny być zgłaszane w terminie zadawania pytań. Po tym terminie jakiekolwiek uwagi nie będą rozpatrywane.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.

7. Kryterium wyboru oferty:
- Cena,
- Ocena Techniczna Oferty
Po ocenie technicznej złożonych ofert – firmy, których oferty spełniają warunki formalne a ich oferty zostaną pozytywnie ocenione pod względem technicznym, zostaną zaproszone do negocjacji handlowych.

8. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania umowy/wystawienia zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.

9. Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do zapytania ofertowego jako Załącznik nr 5.

10. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

11. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości.
Brak możliwości składania ofert częściowych - oferty częściowe zostaną odrzucone.
12. Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia dostępne pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/repository/56542/
13. Najważniejsze informacje w zakresie procesu obiegu faktur KSeF wystawianych i odbieranych przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o., które mają zastosowanie od 1 lutego 2026 r. i znajdują się pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/3668/dla_dostawcow/komunikat_ksef 

14. Ubezpieczenie – W trakcie postępowania Zakupowego potencjalny dostawca na żądanie prowadzącego postępowanie zakupowe jest zobowiązany dostarczyć Ubezpieczenie Odpowiedzialności Cywilnej [OC] z tytułu prowadzonej działalności zgodnej z zapisami w Ogólnych Warunkach Zamówień R.G.

Po zakończonym procesie wyboru kontrahenta do oferentów biorących udział w postępowaniu zostanie wysłana informacja o jego wyniku.
Zamówienie wystawione w walucie obcej będzie rozliczne w walucie wskazanej w treści oferty lub w PLN po przeliczeniu wg Kursu Średniego Walut Obcych - tabela A NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

UWAGA!
• Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
• Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
• Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.
• Wszelkie uwagi do OWZ Rafineria Gdańska Sp. z o. o. powinny być zgłaszane w terminie zadawania pytań. Po tym terminie jakiekolwiek uwagi nie będą rozpatrywane.
• Przy dostawie wymagamy dostarczenia pełnej wymaganej w zapytaniu dokumentacji na adres andrzej.syroka@rafineriagdanska.pl – warunek rozliczenia faktury.

Z poważaniem
Andrzej Syroka