Gdańsk, dnia 18.05.2026



ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097


PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OS/019/26/GZ

Wymiana podgrzewaczy elektrycznych azotu E11, E12 z instalacji WTA CB


ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest Wymiana podgrzewaczy elektrycznych azotu E11, E12
z instalacji WTA CB
2. Specyfikacja zakresu prac
Zakres przedmiotu zapytania obejmuje kompleksowe wykonanie robót branży elektrycznej zgodnie z dokumentacją stanowiącą załączniki nr 14 i 15. Skrócony opis zakresu prac przedstawiono poniżej:

1. Zakup materiałów oraz prefabrykacja rozdzielnic zgodnie z obowiązującą dokumentacją projektową.
2. Kompleksowa realizacja robót elektrycznych na podstawie udostępnionej dokumentacji, w szczególności:
• wymiana kabli zasilających z podstacji do rozdzielnic (6 odcinków o długości ok. 90 m każdy),
• prefabrykacja oraz montaż czterech nowych rozdzielnic zasilających wraz z demontażem istniejących,
• wymiana tras kablowych (ok. 300 mb) oraz okablowania (ok. 3200 mb),
• montaż czterech skrzynek pośredniczących oraz instalacja grzałek w dennicach podgrzewaczy.
3. Wykonanie pomiarów powykonawczych oraz testów funkcjonalnych instalacji.
4. Opracowanie dokumentacji powykonawczej (redline) oraz kompletnej dokumentacji jakościowej.
Wyłączenia: Zakup i dostawa na obiekt zespołu grzejnego do montażu w podgrzewaczach po stronie Zamawiającego.
1. Wymagania
• Potwierdzenie wymaganego terminu realizacji i stworzenie harmonogramu realizacji prac
• Nadzór bezpośredni podczas wykonywanych prac
• Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP obowiązujących na terenie ORLEN S.A. w Płocku

2. Zamawiający zapewnia:
• Dostawę zespołu grzejnego do montażu w dennicach podgrzewaczy
• Dostawę i montaż nowych podgrzewaczy na instalacji w trakcie realizowanych prac
3. Wykonawca zapewni:

• Potencjał wykonawczy w postaci sprzętu gotowego do pracy
• Zapewnienie personelu z wymaganymi kompetencjami -przeszkolona kadra z odpowiednimi uprawnieniami SEP.
• Przestrzeganie przepisów BHP i obowiązujących standardów remontowych na terenie ORLEN S.A.
• Wszystkie materiały, rusztowania, sprzęt w tym środki transportu, wykonawstwo (robociznę) oraz urządzenia niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.
• W przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępujące celem uzupełnienia stanu osobowego,
• Wykonawca zobowiązuje się i zapewnia, że pracownicy kierowani do wykonania prac u Zamawiającego będą posiadali stosowne pozwolenia i wymagane dokumenty oraz zostaną przez Wykonawcę zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Naruszenie tego obowiązku stanowi podstawę do rozwiązania Umowy i naliczenia kary umownej w wysokości 10.000 PLN za każdy przypadek naruszenia.
• Wyposażenie personelu w podstawowe narzędzia i odzież roboczą zgodnie z wymaganiami ORLEN S.A.
• Przedstawienia na żądanie ważnych badań lekarskich pracowników, dopuszczenie do pracy na wysokości.
• Przedstawienie dobowych raportów z realizacji postępu prac.
• Wykonanie prac organizacyjnych, w tym m.in. uzyskanie przepustek, zezwoleń na pracę oraz opracowanie harmonogramu robót.
4. Termin realizacji dla prac:
Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 05.09.2026
Zakończenie: 28.09.2026

Termin może ulec zmianie ze względu na przesunięcie remontu postojowego przez Inwestora. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu wykonania prac, o czym powiadomi Wykonawcę z 1 miesięcznym wyprzedzeniem, tj. do dnia 05.08.2026 r.

5. Miejsce realizacji prac:
Instalacja WTA CB I – Teren ORLEN S.A. w Płocku

6. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w Niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą Techniczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.


7. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 25.05.2026 do godz. 10:00.
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 01.06.2026 2026r. do godz. 11:00.

8. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

9. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

10. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl


11. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena techniczna (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 10%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 70%)
d) Doświadczenie (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%)
12. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

13. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:
13.1. Część Formalna
• Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki w ofercie merytorycznej gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 120 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego - minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego


13.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w ofercie handlowej
• Cena netto- Wypełniony załącznik Arkusz do stworzenia oferty
• Termin płatności

13.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki
• OFERTA Techniczna
  13.4. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki przy poszczególnych pozycjach kryterium „Kryteria Formalne i Ogólne” oraz zgodnie z Załącznikiem nr 12 do Zapytania, stanowiącym wytyczne weryfikacji finansowej oferentów
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.

14. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

15. OSOBY DO KONTAKTU
Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
p. Magdalena Sinicka-Więcaszek magdalena.sinicka-wiecaszek@orlen.pl

16. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Arkusz do stworzenia oferty
Załącznik nr 2 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Załącznik nr 3 - Wzór umowy
Załącznik nr 4 - Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;
Załącznik nr 5 - Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;
Załącznik nr 6 - Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;
Załącznik nr 7 - Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;
Załącznik nr 8 - Instrukcja o ruchu osobowym w ORLEN S.A. oraz Wytyczne Biura ds. Kontroli.;
Załącznik nr 9 - Wymagania ogólne BHP w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 10 - Instrukcja ruchu materiałowego w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 11 - Ogólne Warunki Zakupu ORLEN Serwis S.A.
Załącznik nr 12 - Wymagane dokumenty finansowe
Załącznik nr 13 - Potwierdzenie wymaganego terminu
Załącznik nr 14 - Dokumentacja techniczna L251206 - Remont zasilania podgrzewcza elektrycznego E11
Załącznik nr 15 - Dokumentacja techniczna L251207 - Remont zasilania podgrzewcza elektrycznego E12