ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT OS/052/25/GZ

                          Szanowni Państwo,

ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097

PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO:

Świadczenie kompleksowej usługi zapewnienia odzieży ochronnej, obuwia ochronnego, środków ochrony indywidualnej, bielizny, środków czystości, prania odzieży, naprawy odzieży, prowadzenia wypożyczalni odzieży, maszyn wendingowych (wykaz asortymentu i usług znajduje się w załączniku nr 2) dla pracowników ORLEN Serwis S.A. w lokalizacjach Gdańsk, Płock, Włocławek, Jedlicze, Trzebinia z możliwością przystąpienia do umowy oddziałów zagranicznych: 1 lokalizacja Czechy i 1 lokalizacja Litwa.

1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonym w systemie Logintrade.
Szczegółowa specyfikacja przedmiotu zapytania oraz warunki świadczenia usługi zostały opisane w:
Załącznik nr 2 – Arkusz cenowy - zawiera wykaz asortymentów oraz usług wraz z szacowanym rocznym zapotrzebowaniem – wartość sumaryczną dla całego 3 letniego okresu umownego należy podać w polu cena na PZ
Załącznik nr 3 –  Wzór umowy – określa warunki realizacji usługi pomiędzy stronami
Załącznik nr 12 - Specyfikacja odzieży - określa techniczne wymogi stawiane odzieży ochronnej

Składając ofertę (merytoryczna/techniczna), Oferent zobowiązany jest do dostarczenia/udostępnienia/przyznania dostępu (wersji demo) do systemu informatycznego służącego do prowadzenia kartotek pracowników w celu jego przetestowania przez Zamawiającego. Dane dostępowe do systemu (login, hasło) muszą zostać przedstawione w sposób wyróżniony w ofercie merytorycznej.

Wykonawca zapewni:
1. Wszystkie materiały, sprzęt, urządzenia, przestrzeń magazynową / socjalną i robociznę niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.
2. Niezbędne zasoby personalne w zakresie doradztwa i doboru nowych pozycji asortymentowych.
3. Wymaganą dokumentację techniczną dla wyrobów, zarówno w procesie ofertowym, jak i eksploatacyjnym.
4. Wykonawca zapewni zagospodarowanie odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 1587). Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu powyższej ustawy w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta- oferta winna uwzględniać wartość transportu i zagospodarowania odpadów.

Zamawiający zapewni:
1. Zamawiający zobowiązuje się do wskazania miejsca / terenu niezbędnego do utworzenia magazynu konsygnacyjnego na potrzeby spełnienia warunku umownego. Zamawiający udzieli niezbędne wsparcie w zakresie pozyskania powierzchni oraz ewentualnego zawarcia umowy z właścicielem terenu. Koszty dzierżawy placu na potrzeby magazynu konsygnacyjnego będą refakturowane na Wykonawcę lub uiszczone bezpośrednio przez Wykonawcę wynajmującemu.

Termin realizacji Usług:
Wymagany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
• Rozpoczęcie: od 01.06.2026 r.
• Zakończenie: 31.05.2029 r.

2.DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 18.05.2026
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn. Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.
3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4.CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto w polskich złotych (bez należnego podatku VAT).

5.WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl

6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:

a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena techniczna (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 35%)
c) Ryczałtowa cena ofertowa (łączna oraz wyszczególnionych produktów 65%),

ORLEN Serwis S.A zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta. Przystępując do złożenia oferty, Oferent wyraża zgodę na powyższe.

7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/umowy wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:

8.1. Część Formalna

Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki w ofercie merytorycznej, gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
Dokumenty związane z prowadzoną działalnością:
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 60 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami

• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego
Dokumenty związane z przedmiotem postępowania:
• Potwierdzenie w formie dokumentowej wraz z referencjami minimum trzech zawartych w ostatnich 5 latach kontraktów, których przedmiotem była dostawa odzieży i ś.o.i. (w tym min. 1 do firmy z branży chemicznej/petrochemicznej zatrudniającej min.500 osób na stanowiskach robotniczych), o wartości minimum 1.000.000 PLN (netto) każdy/a (lub równowartość w innej walucie wg Tabeli kursów Średnich NBP na dzień ogłoszenia postępowania)
• Oświadczenie o posiadaniu statusu Dystrybutora Producenta : DRÄGER, SIOEN, 3M, EJENDALS, LPP, BASE oraz UVEX.
• Oświadczenie Wykonawcy, iż serwis urządzeń objętych przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego będzie realizowany bezpośrednio przez Producenta i/lub we współpracy z Autoryzowanym Partnerem Serwisowym Producenta,
• Oświadczenie o gotowości utworzenia i prowadzenia magazynów konsygnacyjnych na terenie Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku, PKN ORLEN w Płocku oraz Anwil we Włocławku wraz z obsługą. Dodatkowo, możliwość dostarczania towaru i usługi prania raz w tygodniu do oddziałów na terenie Polski, Czech i Litwy.
• Oświadczenie Wykonawcy, że posiada własny zakład produkcyjny (szwalnię) i tym samym jest producentem oferowanej odzieży określonej w Załączniku nr 12,
• Oświadczenie dot. posiadania systemu informatycznego obsługującego kartoteki pracowników wraz z obsługą magazynu z możliwością raportowania względem Miejsc Powstawania Kosztów, asortymentu, pracowników, rodzaju materiału/usługi.
• Oświadczenie dot. potwierdzenia, że usługa prania będzie realizowana przy użyciu chemicznego agregatu pralniczego.
• Oświadczenie dot. ilości maszyn vendingowych obsługiwanych/uzupełnianych asortymentem BHP przez Oferenta u innych klientów.
• Oświadczenie dot. podania ilości prowadzonych na terenie klienta składów konsygnacyjnych wraz z nazwą klienta.
• Oświadczenie Wykonawcy, że jest producentem oferowanej odzieży ochronnej wskazanej w załączniku nr 12 oraz że w przypadku wybrania jego oferty, przed pierwszą dostawą przekaże on Zamawiającemu odpowiednie Deklaracje zgodności UE DLA WYROBU potwierdzające zgodność w odniesieniu do właściwych norm zharmonizowanych wskazanych w Załączniku nr 12.
Powyższe dokumenty formalne, należy dołączyć jako załączniki w Części merytorycznej bez podawania cen!

8.2. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki przy poszczególnych pozycjach kryterium „Kryteria Formalne i Ogólne” oraz zgodnie z Załącznikiem nr 13 do Zapytania, stanowiącym wytyczne weryfikacji finansowej oferentów.
Powyższe dokumenty formalne, należy dołączyć jako załączniki w Części merytorycznej bez podawania cen!

8.3. Część techniczna

OFERTA Techniczna, jako plik .pdf zawierający opis realizowanej usługi na poziomie technicznym, personalnym, infrastrukturalnym, organizacyjnym, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych lokalizacji, w których będzie ona świadczona. Oczekujemy wyczerpującej informacji nt. rozwiązań zastosowanych podczas konstruowania oferty, mających wpływ na jakościowy aspekt świadczonej usługi.
Powyższe dokumenty techniczne, należy dołączyć jako załączniki w Części merytorycznej bez podawania cen!

8.4. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w pozycji przy kryterium „Cena/Price”.
• Cena netto – sumaryczna wartość z załącznika nr2 „Arkusz cenowy” wyliczona dla trzech lat (36 miesięcy) obowiązywania umowy. Dla Zamawiającego ma to być TCO w okresie umownym.
• Termin płatności (minimalny to 30 dni, maksymalny określa Dostawca)
Powyższe dokumenty handlowe, należy dołączyć jako załączniki w Części handlowej z podaniem cen.

Uwaga:
Wymagana forma odpowiedzi to dokumenty w formacie PDF (w przypadku większej ilości plików .ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu. Umieszczenie takiej informacji w części do tego nie przeznaczonej, może skutkować odrzuceniem oferty!

- Wymagana forma odpowiedzi to dokumenty w formacie PDF (w przypadku większej ilości plików .ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

- Oferenci składają dokumenty formalne, techniczne, handlowe i finansowe (w formie zeskanowanych dokumentów) wyłącznie w systemie Logintrade. Żadna inna forma przekazywania dokumentów nie jest akceptowalna.

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.
-   wymogu dostarczenia próbek materiałowych przez wskazanego oferenta.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Logintrade.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
   Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
p. Piotr Oszast – piotr.oszast@orlen.pl


11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Zaproszenie do składania ofert
Załącznik nr 2 Arkusz cenowy
Załącznik nr 3 – Wzór umowy
Załącznik nr 4 - Oświadczenie o zapoznaniu się treścią zapytania
Załącznik nr 5 - Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
Załącznik nr 6 - Oświadczenie Beneficjenta Rzeczywistego i RODO
Załącznik nr 7 - Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP
Załącznik nr.8 - System przepustkowy ruch osobowy Gdańsk
Załącznik nr.9 - Regulamin - Wymagania Ogólne Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w ORLEN SA
Załącznik nr.10 - Instrukcja ruchu materiałowego w ORLEN S.A.
Załącznik nr.11 - Ogólne Warunki Zakupu ORLEN Serwis S.A.
Załącznik nr.12 - Specyfikacja odzieży
Załącznik nr.13 - Wymagane dokumenty finansowe do oferty
Załącznik nr.14 - wpr. Wytycznych dla Wykonawców Włocławek
Załącznik nr.15 - Taryfikator RG
Załącznik nr.16 - Taryfikator kar.Płock
Załącznik nr.17 - Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji