Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty zgodnie z warunkami niniejszego postępowania.

1. Przedmiot zapytania: dostawa kompletu śrub do wymienników instalacji 900, w ilości i materiale wskazanym w dołączonym załączniku.

2. Terminy dostaw: dostawa materiałów do 18 tygodni od dnia doręczenia formalnego zamówienia, jednakże nie później niż do dnia 10.11.2026.

3. Warunki dostawy: DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o, zgodnie z Incoterms 2020.

4. Ważność oferty: Wymagany okres ważności oferty - min. 30 dni od dnia złożenia oferty.

5. Klauzule sankcyjne

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę , w szczególności:- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).
Prosimy też pod rygorem nieważności złożonej oferty o załączenie w części merytorycznej podpisanego Oświadczenia dla Dostawcy - Sankcje wraz z Kodami CN - Załącznik nr 1.

6. Forma i treść oferty:

6.1. Pytania merytoryczneWszelkie pytania merytoryczne dotyczące specyfikacji technicznej należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.Kontakt poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta.

6.2. Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade. W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34; e-mail: helpdesk@logintrade.net.

6.3. Składanie ofert.Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade. Wraz z ofertą bezwzględnie wymagane jest potwierdzenie wymagań postawionych w treści zapytania ofertowego oraz wyraźne wskazanie ewentualnych odstępstw w stosunku do wymagań jeżeli występują. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.

1.OFERTĘ NALEŻY ZŁOŻYĆ wg danych w Załączniku nr 3 – uzupełniając część merytoryczną oraz handlową na Platformie Logintrade.

oraz

2.Dodatkowo należy dołączyć dwa załączniki PDF z ofertami własnymi zatytułowanymi:a. OFERTA TECHNICZNA (bez podania cen).b. OFERTA HANDLOWA (z cenami),

a. OFERTA TECHNICZNA (MERYTORYCZNA) musi zawierać:

- wszystkie informacje techniczne o ofercie względem zapytana (bez podania cen),

- wyraźne wskazanie ewentualnych odstępstw od zapytania,

- termin dostawy - dostawa materiałów do 18 tygodni od dnia doręczenia formalnego zamówienia, jednakże nie później niż do dnia 10.11.2026.

- ważność oferty: 30 dni,

- Podstawą dla przygotowanie oferty jest specyfikacja techniczna materiału ujęta w treści zapytania ofertowego oraz Standardy Techniczne dostępne pod adresem: Standardy techniczne - Grupa LOTOS S.A.

oraz potwierdzenie wymagań dla wszystkich pozycji zapytania:

- Świadectwo odbioru 3.1. wg wymagań EN 10204:2004 dla każdego materiału.

- Producent musi posiadać świadectwo zgodności z Dyrektywą Ciśnieniową PED 2014/68/UE.

- Producent musi posiadać wdrożony system jakości wg wymagań ISO 9001.

- Wszystkie elementy ocechowane gatunkiem materiału.

- Śruby ze STALI WĘGLOWEJ musza mieć poświadczone w ateście 3.1 badanie udarności w temperaturze -29 st. C z wynikiem min. 27J.

- Standard NACE: MR0175/MR0103.

- Zamawiający nie dopuszcza zamienników stali ani rozmiaru materiałów.

- Należy wskazać pochodzenie materiałów.

- Zamawiający ma prawo do wyboru ofert obejmujących cały zakres zapytania, zgodnie z kryteriami postępowania.

- Zestawy śrub należy zapakować osobno wg podanego w pliku Excel nr wymiennika i instalacji - opakowanie należy również opisać wg załącznika.

- Komplety: szpilka + 2 nakrętki oraz śruba + podkładka + nakrętka - dostarczyć jako SKRĘCONE komplety.

- Powyższy sposób pakowania i dostarczenia materiałów do Zamawiającego jest bezwzględnym wymogiem postępowania.

- Wykonawca musi wykazać realizację co najmniej 2 zamówień o podobnym charakterze i adekwatnym wolumenie do przedmiotu zamówienia, wykonanych należycie i w terminie.

- Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji należytego wykonania zamówień wskazanych przez Wykonawcę, w tym również w oparciu o własne doświadczenia ze współpracy z Wykonawcą.


b. OFERTA HANDLOWA musi zawierać:

- Cenę jednostkową dla dostawy na warunkach DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o. w podanej walucie - EUR,

- Koszty dodatkowe jak np.: pakowanie, dostawa, atesty - muszą być ujęte w cenie jednostkowej.

- Podpisany załącznik nr 1 – Oświadczenie dla Dostawcy - Sankcje wraz z Kodami CN materiałów.

- Potwierdzenie płatności przelewem bankowym z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności na rachunek bankowy Dostawcy w terminie 30 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowej, rzetelnej i wystawionej we właściwym terminie oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej „Ustawa o VAT”) i rozporządzeniami wykonawczymi, a także postanowieniami Zamówienia, faktury, której jeden z egzemplarzy pozostanie w posiadaniu Dostawcy.

-Nazwę banku i numer rachunku bankowego, na który zrealizowana zostanie płatność zgodnie pkt. 1. Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga aneksu do Zamówienia, a jedynie pisemnego (pod rygorem nieważności) powiadomienia przez Dostawcę o takiej zmianie, podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji.

- W przypadku oferty w walucie - sposób przeliczenia waluty na fakturze na PLN (np. średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury).

- W przypadku płatności w walucie obcej na fakturze powinien znaleźć się zarówno rachunek walutowy jak i numer rachunku dla płatności VAT.

w czasie trwania postępowania zakupowego, Rafineria Gdańska Sp. z o.o. może prosić o dostarczenie skanów następujących dokumentów:

• Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej [OC] z tytułu prowadzonej działalności, na sumę gwarancyjną nie niższą niż 1.500.000 PLN na jedno i wszystkie zdarzenia zgodnie z OWZ RG).
• Dokumentu rejestrowego,
• Zaświadczenia o nadaniu NIP,
• Zaświadczenia o nadaniu REGON,• Pełnomocnictwa do złożenia oferty,
• W przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji.Ponadto:
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy, dotyczy RP),
• Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta,

7. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania umowy/wystawienia zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.

Negocjacje handlowe przeprowadzane są poprzez zapytanie o rabat i / lub przeprowadzenie aukcji elektronicznej. Negocjacje będą przeprowadzane tylko i wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade. Zaproszenie do negocjacji handlowych skierowane zostanie do oferentów, których oferta uzyskała akceptację techniczną.Przedmiotem negocjacji jest ten sam przedmiot dostawy, którego wykonanie zostało zaakceptowane w trakcie oceny technicznej na podstawie złożonej oferty. Nie dopuszcza się możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian w specyfikacji technicznej oferowanego przedmiotu dostawy w trakcie negocjacji.

8. Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania ofertowego jako Załącznik nr 4.
Zamawiający ponadto ma prawo odrzucić oferty zawierające częściowy zakres przedmiotu zapytania, zgodnie z kryterium postępowania.Oferty obejmujące cały zakres zapytania będą rozpatrywane w pierwszej kolejności.

9. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

10. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.

11. Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia dostępne pod linkiem:
OWZ PL https://rafineriagdanska.pl/repository/56542/
OWZ EN https://rafineriagdanska.pl/repository/56541/

W treści oferty należy zamieścić informację o akceptacji OWZ Zamawiającego.

12. Do zamówień zastosowanie mają Klauzule CSR dostępne pod linkiem:

wersja polskojęzyczna:https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/
wersja anglojęzyczna:https://rafineriagdanska.pl/repository/55537/

13. Do zamówień zastosowanie ma informacją o KSeF:

Po zakończonym procesie wyboru kontrahenta do oferentów biorących udział w postępowaniu zostanie wysłana informacja o jego wyniku.
UWAGA!

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.