Gdańsk, dnia 31.03.2026



ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097


PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OS/009/26/GZ

Wykonanie prac w Postoju Remontowym PR 2027 w zakresie remontu instalacji PZP 200 na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w Gdańsku

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych tj.
- Opcja I
- Opcja II
- Opcja III- obejmuje cały zakres prac
Zamawiający zastrzega sobie prawo do częściowego wyboru oferty
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcy do realizacji zadania.

ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE
1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest Wykonanie prac w Postoju Remontowym PR 2027 w zakresie remontu instalacji PZP 200 na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w Gdańsku.

Szczegółowy zakres prac dotyczący Zapytania Ofertowego zawiera Załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
UWAGA:
Warunkiem przekazania Oferentowi Załączników nr 6 ÷ 34 do niniejszego Zapytania jest uprzednie złożenie przez Oferenta Oświadczenia o zachowaniu poufności (dalej jako" Oświadczenie"), stanowiącego Załącznik Nr 1 (podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji). Oświadczenie to powinno zostać złożone w formie pisemnej lub elektronicznej (elektroniczny podpis kwalifikowany). Dopuszcza się złożenie podpisanego odręcznie skanu dokumentu na adres mailowy: Magdalena.Sinicka-Wiecaszek@orlen.pl
Dokumentacja zostanie przekazana na płycie CD podczas wizji lokalnej.
Materiały, sprzęt, robocizna:

Zamawiający zapewnia:
• aparaty i elementy aparatów podlegające wymianie,
• materiały podstawowe np. typu: materiały rurociągowe, armatura, uszczelki, elementy złączne (np. śruby), środki smarne,
• części zamienne,
• prace związane z demontażem/montażem izolacji, chyba, że w dokumentach niniejszego Zapytania Ofertowego określono inaczej,
• Dźwigi
• Ekstraktory
• Rusztowania dostępowe (w przypadku wymiany / remontu rurociągów rusztowania po stronie Wykonawcy zgodne z obowiązującą Instrukcja Wytyczne budowy i eksploatacji rusztowań – Załącznik nr 11 )
• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.);
• Miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do sieci kanalizacyjnej, wody p.poż., sieci sprężonego powietrza - na instalacji nieodpłatnie. Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne dokumenty (dzierżawy/najmu);

Wykonawca zapewnia:
• materiały pomocnicze w tym m.in. : spawalnicze, malarskie, podpory rurociągów, zaślepki, drobne elementy konstrukcyjne i inne,
• sprzęt i robociznę niezbędne do realizacji robót będących przedmiotem niniejszego Zapytana Ofertowego.


Informacje dodatkowe
Wytwórcą odpadów przemysłowych powstałych w wyniku świadczenia usługi pozostaje Zamawiający (z wyłączeniem odpadów powstałych z remontu wymurówek i wyłożeń ogniotrwałych duktów spalin, pieców i aparatów, których wytwórcą pozostaje Wykonawca). Wykonawca będzie umieszczał posegregowane odpady przemysłowe w wyznaczonych i odpowiednio opisanych pojemnikach/ kontenerach, które zapewni Zamawiający. Odpady takie mogą być magazynowane wyłącznie w miejscach i urządzeniach magazynowych wskazanych przez Zamawiającego, przy czym Wykonawca ani żadne inne osoby, działające na jego rzecz, nie są uprawnione do rozporządzania tymi odpadami. Wykonawca zobowiązany jest do zgromadzenia i przewiezienia złomu do magazynu odpadów na terenie Zamawiającego.

Termin realizacji dla prac:
Wymagany termin realizacji prac będących przedmiotem niniejszego Zapytania Ofertowego na poszczególnych instalacjach objętych przedmiotem niniejszego Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: zgodnie z Harmonogramem dla poszczególnych instalacji
Zakończenie: zgodnie z Harmonogramem dla poszczególnych instalacji

Harmonogramy Postoju Remontowego rok 2027 stanowi Załączniki Nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Harmonogramy Remontów Postojowych PR 2027 rew. 7.11.2024 stanowi Załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany Harmonogramów Remontów Postojowych PR 2027 rew. 7.11.2024. w toku realizacji przedmiotu Umowy. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Robót zgodnie z zaktualizowanym Załącznikiem nr 7.

2. Wizja lokalna:

Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest obligatoryjne

Oferta Oferenta, który nie odbył obligatoryjnej wizji lokalnej, będzie podlegała odrzuceniu ze względów formalnych.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z następującymi osobami:
ORLEN Serwis S.A. oddział Gdańsk
Pan Paweł Włodarczyk tel: 505 050 527, mail:pawel.wlodarczyk@orlen.pl 

3. Miejsce realizacji prac:
Miejsce prac - Instalacje technologiczne Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku.
Możliwa praca w systemie zmianowym, również całodobowym.


1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w Niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą Techniczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.


2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 06.05.2026r. do godz. 10:00.
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 17.05.2026r. do godz. 18:00.

3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).


5. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl


6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Potencjał wykonawczy (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 10%)
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 70%)
d) Doświadczenie (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%)
7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:
8.1. Część Formalna
• Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki w ofercie merytorycznej gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 120 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.
• Informacja o potencjale wykonawczym - zgodnie z zapisami Formularza Ofertowego - Merytorycznego.
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego - minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego

8.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w ofercie handlowej
• Cena netto- WYPEŁNIONY Tabela cen jednostkowych remontu rurociągów, stanowiąca Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
• WYPEŁNIONE Zestawienie średnich cen jednostkowych prac remontowych w PR 2027, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego; Ważność oferty 120 dni
• Termin płatności
• Ważność oferty 120 dni



8.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki
• OFERTA Techniczna
  8.4. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki przy poszczególnych pozycjach kryterium „Kryteria Formalne i Ogólne” oraz zgodnie z Załącznikiem nr 12 do Zapytania, stanowiącym wytyczne weryfikacji finansowej oferentów
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
p. Magdalena Sinicka-Więcaszek magdalena.sinicka-wiecaszek@orlen.pl

11. ZAŁĄCZNIKI
Nr 1 - Oświadczenie NDA,
Nr 2 Zestawienie średnich cen jednostkowych prac remontowych
Nr 3 – Tabela cen jednostkowych remontu rurociągów w remoncie PR 2026/27
Nr 4 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Nr 5 - Wymagane dokumenty finansowe

(Załączniki - przekazywane będą po złożeniu Oświadczenia stanowiącego Załącznik Nr 1 )

Nr 6 - Szczegółowy zakres Postoju Remontowego 2026/27
Nr 7 – Harmonogram zatrzymań instalacji rew.07.11.2024
Nr 8 - Projekt umowy 
Nr 9 - Ogólny opis robót
Nr 10 - Lista tematów krytycznych rew.1
Nr 11- Instrukcja Wytyczne budowy i eksploatacji rusztowań
Nr 12 - Standard Remontowy nr HT_S000 Standard organizacji Postoju Remontowego (PR)
Nr 12.1 HT_S000.F1 Protokół przekazania obiektu do remontu HT_S000 rew.2
Nr 12.2 HT_S000.F2 Protokół przekazania obiektu po remoncie HT_S000 rew.2
Nr 12.3 HT_S000.F3 Wykaz tematów dodatkowych wynikłych podczas zatrzymywania instalacji HT_S000 rew.2
Nr 12,4 HT_S000.F4 Wykaz wad i usterek HT_S000 rew.2
Nr 12.5 HT_S000.F5 Oświadczenie o wykonaniu remontu HT_S000 rew.2
Nr 13 - Standard Remontowy nr HT_S001 Ogólne wytyczne do wykonania przeglądu oraz wymiany pierwszych odcięć zgodnie z zakresem na poszczególnych instalacjach
Nr 14 - Standard Remontowy nr HT_S002 Ogólne zasady i wymagania dotyczące montażu skręcanych połączeń kołnierzowych
Nr 15- Standard Remontowy nr HT_S003 Ogólne zasady i wymagania wykonywania prac antykorozyjnych
Nr 16 - Standard Remontowy nr HT_S004 Wymagania dotyczące demontażu, transportu i ponownego montażu armatury oraz urządzeń automatyki
Nr 17- Standard Remontowy nr HT_S005 Instrukcja organizacyjna czyszczenia aparatów/urządzeń w postojach remontowych
Nr 18 - Standard Remontowy nr HT_S006 Zasady wydawania firmom pierścieni testowych do prób
Nr 18.1- HT_S006.F1 Karta Wypożyczenia Pierścienia Testowego rew. 2A
Nr 19 - Standard Remontowy nr HT_S007 Zasady wydawania firmom uszczelek do prób
Nr 20 - Standard Remontowy nr HT_S008 Wytyczne wykonywania dokumentacji fotograficznej aparatów, urządzeń i instalacji w trakcie postoju remontowego
Nr 20.1 HT_S008.F1 Dokumentacja fotograficzna wymiennika rew. 2A
Nr 20.2 HT_S008.F2 Dokumentacja fotograficzna aparatu_urządzenia_instalacji rew. 2
Nr 21 - Standard Remontowy nr HT_S009 Gromadzenie dokumentacji stanu technicznego aparatów, urządzeń i instalacji
Nr 21.1- HT_S009.F1 Informacja o technicznym stanie aparatu urządzenia instalacji rew. 2
Nr 22 - Standard Remontowy nr HT_S011 Instrukcja przygotowania protokołu wprowadzenia wykonawcy na roboty w ramach postoju remontowego
Nr 22.1- HT_S011.F1 Protokół wprowadzenia na roboty EN rew. 3
Nr 22.2- HT_S011.F1 Protokół wprowadzenia na roboty rew. 3
Nr 22.3- HT_S011.F1 Załącznik nr 1.1 Wprowadzenie na roboty
Nr 23 - Standard Remontowy nr HT_S012 Instrukcja do monitorowania postępu prac postoju remontowego
Nr 24 - Standard Remontowy nr HT_S013 Protokół kontroli i odbioru remontu aparatu. Instrukcja wypełniania formularza
Nr 25 - Standard Remontowy nr HT_S014 Wytyczne do przeprowadzania w postoju remontowym: rewizji podstawowej/głównej rurociągów, rewizji wewnętrznej aparatów, badań NDT
Nr 26 - Standard Remontowy nr HT_S020 Wytyczne dotyczące sposobu oznakowania urządzeń przeznaczonych do demontażu i montażu w trakcie postoju remontowego
Nr 27 - Standard Remontowy nr HT_S022 Ogólne zasady prowadzenia i nadzoru prac radiograficznych w postoju remontowym
Nr 28 - Standard Remontowy nr HT_S023 Zabezpieczenie instalacji – ślepienie
Nr 28.1- do HT_S023 - Lista ślepień
Nr 29 - Standard Remontowy nr HT_S024 Podstawowe zasady bezpieczeństwa pracy podczas postoju remontowego w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.
Nr 30- Zakres obowiązków/odpowiedzialności dla przedstawiciela Oferenta oddelegowanego do wsparcia w przygotowaniu i realizacji Postoju Remontowego
Nr 31 - Informator o zasadach postępowania na terenie Zamawiającego,
Nr 32 - Informator - rażąco niska cena
Nr 33 - Dokumentacja Techniczna aparatów podlegających remontowi (na płycie CD)
Nr 34 - Tabela działań inwestycyjnych
Nr 35- Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip



*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.