Gdańsk, dnia 27.03.2026



ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097

Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w zapytaniu ofertowym, skierowanym do zamkniętego grona potencjalnych Oferentów, którzy składali oferty techniczne i handlowe w zapytaniu o informację (RFI) dotyczącym:


PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OS/013/26/GZ

Obróbka cieplna spawów – PWHT na terenie Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku- PODPISANIE UMOWY RAMOWEJ W RAMACH KTÓREJ SKŁADANE BĘDĄ ODRĘBNE ZLECENIA


ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE
1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Wykonawca zobowiązany będzie wykonać kompleksową usługę obróbki cieplnej PWHT spawów na rurociągach (zgodnie z zakresem przewidzianym w Załączniku nr 1 – Oferta cenowa Wykonawcy).
Na potrzebę rozliczeń prac przewidzianych niniejszym postępowaniem zakupowym, Zamawiający stosuje poniższe definicje:

Lokalizacja
Teren instalacji przemysłowych (mogących być w czynnym ruchu) znajdujących się na obszarze zakładów rafineryjnych w Gdańsku.

Mobilizacja
Świadczenie usług w dniach PN-ND na podstawie zlecenia ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku protokołu potwierdzającego faktycznie wykonane czynności obróbki cieplnej spawów wskazanych w zleceniu. Mobilizacja zawiera wszelkie koszty związane z dostarczeniem wymaganego sprzętu oraz niezbędnego do obsługi tego sprzętu personelu na teren zakładów rafineryjnych w Gdańsku z siedziby Wykonawcy.

Demobilizacja
Świadczenie usług w dniach PN-ND na podstawie zlecenia ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku rozliczane powykonawczo na podstawie zatwierdzonego przez ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku protokołu potwierdzającego faktycznie wykonane czynności obróbki cieplnej spawów wskazanych w zleceniu. Demobilizacja zawiera wszelkie koszty związane ze zwolnieniem wymaganego sprzętu oraz niezbędnego do obsługi tego sprzętu personelu z terenu zakładów rafineryjnych w Gdańsku do siedziby Wykonawcy.


Zlecenie
Zamówienie w formie dokumentu wystawionego przez odpowiednią komórkę organizacyjną ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zawierające zestawienie ilości styków, średnic rurociągów oraz lokalizację w której należy przeprowadzić obróbkę cieplną spawów. Uwaga! Na jednym zleceniu mogą znajdować się różne lokalizacje. Każda z nich jest liczona osobno w rozumieniu mobilizacji i demobilizacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia zakresu prac w czasie realizacji pojedynczego zlecenia.

Rozliczanie prac
Rozliczanie prac dodatkowych będzie wykonane na podstawie zatwierdzonego przez ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku protokołu potwierdzającego ilość faktycznych roboczogodzin dla jednego urządzenia z obsługą. Każdorazowo przed przystąpieniem do prac dodatkowych wymagana jest zgoda przedstawiciela ORLEN Serwis na wskazany zakres prac oraz faktyczną potrzebę.

Wymagania podstawowe

a) Potwierdzenie posiadania uprawnień Urzędu Dozoru Technicznego do wykonywania obróbki cieplnej przez firmę oraz przez jej pracowników;

Zamawiający zapewni:
a) W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.). Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu).
b) Rusztowania dostępowe spełniające wymogi BHP zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami ORLEN (Instrukcja – Wytyczne eksploatacji rusztowań - stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego).
c) Transport wewnętrzny niezbędnego sprzętu oraz personelu obsługi na terenie zakładów, na których będą zlecone prace oraz w miarę możliwości wsparcie żurawi (przy lokalizacjach znajdujących się na wyższych wysokościach).
d) Zasilanie w energię elektryczną niezbędną w przebiegu procesu obróbki cieplnej.


Wykonawca zapewni:

a) Wszystkie materiały, sprzęt, urządzenia i robociznę wraz z nadzorem niezbędnym do realizacji przedmiotowych prac. Przy czym Wykonawca zobowiązany jest do zakupu (o ile będzie konieczne) wszystkich materiałów i/lub urządzeń od kwalifikowanych wytwórców (Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego). Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia oraz wykonawca musi uzyskać zgodę od Zamawiającego.
b) Każdorazowo raport z przebiegu procesu obróbki cieplnej dla każdej spoiny osobno (będzie on podstawą do sporządzenia protokołu częściowego/końcowego prac).

Termin realizacji dla prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
a) Rozpoczęcie: od momentu podpisania Umowy

b) Zakończenie: 12 miesięcy od podpisania Umowy

1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w Niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą Techniczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 02.04.2026r. do godz. 10:00.
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 13.04.2026r. do godz. 11:00.

3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

5. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl


6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena techniczna (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 10%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 70%)
d) Doświadczenie (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%)
7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:
8.1. Część Formalna
• Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki w ofercie merytorycznej gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 120 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego - minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego


8.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w ofercie handlowej
• Cena netto- Wypełniony załącznik Arkusz do stworzenia oferty
• Termin płatności

8.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki
• OFERTA Techniczna
  8.4. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki przy poszczególnych pozycjach kryterium „Kryteria Formalne i Ogólne” oraz zgodnie z Załącznikiem nr 12 do Zapytania, stanowiącym wytyczne weryfikacji finansowej oferentów
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
p. Magdalena Sinicka-Więcaszek magdalena.sinicka-wiecaszek@orlen.pl

11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Arkusz do stworzenia oferty
Załącznik nr 2 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Załącznik nr 3 - Wzór umowy
Załącznik nr 4 - Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;
Załącznik nr 5 - Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;
Załącznik nr 6 - Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;
Załącznik nr 7 - Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;
Załącznik nr 8 - Instrukcja o ruchu osobowym w ORLEN S.A. oraz Wytyczne Biura ds. Kontroli.;
Załącznik nr 9 - Wymagania ogólne BHP w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 10 - Instrukcja ruchu materiałowego w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 11 - Ogólne Warunki Zakupu ORLEN Serwis S.A.
Załącznik nr 12 - Wymagane dokumenty finansowe
Załącznik nr 13- Lista kwalifikowanych wytwórców
Załącznik nr 14- Wytyczne eksploatacji rusztowań