Gdańsk, dnia 05.03.2026



ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097


PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OS/006/26/GZ

Wynajem żurawi hydraulicznych do prac podczas Remontu Postojowego
WIOSNA 2027 na terenie Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku

Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych tj.
- na każdy sprzęt osobno
Zamawiający zastrzega sobie prawo do częściowego wyboru oferty
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcy do realizacji zadania.

ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE
1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest Wynajem żurawi hydraulicznych do prac podczas Remontu Postojowego WIOSNA 2027 na terenie Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku.

2. Specyfikacja zakresu prac
Ofertę proszę oprzeć na następujących założeniach:
• Dostępność sprzętu w planowanym terminie prowadzenia prac remontowych, zgodnie z załączonym harmonogramem (obszar zaznaczony na zielono);
• Prace remontowe będą realizowane przez ORLEN Serwis S.A. na następujących instalacjach: 0200, 0440, 0450, 0520,0700,0710,0850,3700,3750,3760, 0810,0820,0830,0650, [w tym 0650-
C1, 0650-C4A], 9700,9850,9860;
• Praca żurawiami nie krócej niż 8 godzin dziennie z możliwością wydłużenia do 12 godzin;
• Możliwa sporadyczna praca w systemie 24h/dobę;
• Szczegółowy harmonogram pracy poszczególnych żurawi zostanie przesłany na 2 tygodnie przed rozpoczęciem remontu;
• Rezerwa – żuraw w gotowości wraz z operatorem na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku przez 8 godzin.


Zakres do wyceny:
1. Żuraw hydrauliczny klasy 40 ton - sztuk 5
2. Żuraw hydrauliczny klasy 100-120 ton - sztuk 4
3. Żuraw hydrauliczny klasy 200-250 ton – szt.1

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia wydzielonej części prac z powyższego zakresu.
Wykonawca gwarantuje, następującą ilość sprzętu i zasobów ludzkich by wykonać w remoncie PR2027 roboty objęte zapytaniem ofertowym.
1. Wymagania
• Przedstawienie pełnej specyfikacji żurawi
• Potwierdzenie wymaganego terminu realizacji
• Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego
• Oświadczenie o uprawieniach operatora
• Oddelegowany sprzęt musi być sprawny technicznie oraz posiadać niezbędne certyfikatu do wykonywania przedmiotowych prac.
• Wygrodzenie obszaru pracy żurawia łańcuchami z tworzywa sztucznego w kolorze biało-czerwonym.




Zamawiający zapewnia:
• Miejsce postoju żurawi.
• Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP.
• Nadzór bezpośredni nad personelem Wykonawcy.


3. Wykonawca zapewni:
• Potencjał wykonawczy w postaci sprzętu gotowego do pracy
• Zapewnienie personelu z wymaganymi kompetencjami. Przeszkoloną kadrę do obsługi żurawi – uprawienia UDT do obsługi żurawia
• Przestrzeganie przepisów BHP i obowiązujących standardów remontowych na terenie Rafinerii Gdańskiej
• Wszystkie materiały, sprzęt w tym środki transportu, wykonawstwo (robociznę) oraz urządzenia niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.
• w przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępujące celem uzupełnienia stanu osobowego,
• Wykonawca zobowiązuje się i zapewnia, że pracownicy kierowani do wykonania prac u Zamawiającego będą posiadali stosowne pozwolenia i wymagane dokumenty oraz zostaną przez Wykonawcę zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Naruszenie tego obowiązku stanowi podstawę do rozwiązania Umowy i naliczenia kary umownej w wysokości 10.000 PLN za każdy przypadek naruszenia.
• Wyposażenie personelu w podstawowe narzędzia i kombinezony robocze
• Przedstawienia na żądanie ważnych badań lekarskich pracowników, dopuszczenie do pracy na wysokości
• Przestrzeganie przepisów BHP
• Przedstawienie dobowych raportów z czasu pracy

Informacje dodatkowe
Wytwórcą odpadów przemysłowych powstałych w wyniku świadczenia usługi pozostaje Zamawiający (z wyłączeniem odpadów powstałych z remontu wymurówek i wyłożeń ogniotrwałych duktów spalin, pieców i aparatów, których wytwórcą pozostaje Wykonawca). Wykonawca będzie umieszczał posegregowane odpady przemysłowe w wyznaczonych i odpowiednio opisanych pojemnikach/ kontenerach, które zapewni Zamawiający. Odpady takie mogą być magazynowane wyłącznie w miejscach i urządzeniach magazynowych wskazanych przez Zamawiającego, przy czym Wykonawca ani żadne inne osoby, działające na jego rzecz, nie są uprawnione do rozporządzania tymi odpadami. Wykonawca zobowiązany jest do zgromadzenia i przewiezienia złomu do magazynu odpadów na terenie Zamawiającego.
Termin realizacji dla prac:
Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 12.03.2027r.
Zakończenie: 11.04.2027r.

Harmonogramy Postoju Remontowego 2027 stanowi Załączniki Nr 13 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany Harmonogramów Remontów Postojowych PR 2027 rew. 7.11.2024. w toku realizacji przedmiotu Umowy. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Robót zgodnie z zaktualizowanym Załącznikiem nr 13.

4. Miejsce realizacji prac:
Miejsce prac - Instalacje technologiczne Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku.
Możliwa praca w systemie zmianowym, również całodobowym.


1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w Niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą Techniczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.


2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 12.03.2026r. do godz. 10:00.
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 23.03.2026r. do godz. 11:00.

3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

5. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl


6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena techniczna (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 10%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 70%)
d) Doświadczenie (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%)
7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:
8.1. Część Formalna
• Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki w ofercie merytorycznej gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 120 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego - minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego
• Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego
• Oświadczenie o uprawieniach operatora

8.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w ofercie handlowej
• Cena netto- Wypełniony załącznik Arkusz do stworzenia oferty
• Termin płatności

8.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki
• OFERTA Techniczna
  8.4. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki przy poszczególnych pozycjach kryterium „Kryteria Formalne i Ogólne” oraz zgodnie z Załącznikiem nr 12 do Zapytania, stanowiącym wytyczne weryfikacji finansowej oferentów
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
p. Magdalena Sinicka-Więcaszek magdalena.sinicka-wiecaszek@orlen.pl

11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Arkusz do stworzenia oferty
Załącznik nr 2 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Załącznik nr 3 - Wzór umowy
Załącznik nr 4 - Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;
Załącznik nr 5 - Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;
Załącznik nr 6 - Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;
Załącznik nr 7 - Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;
Załącznik nr 8 - Instrukcja o ruchu osobowym w ORLEN S.A. oraz Wytyczne Biura ds. Kontroli.;
Załącznik nr 9 - Wymagania ogólne BHP w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 10 - Instrukcja ruchu materiałowego w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 11 - Ogólne Warunki Zakupu ORLEN Serwis S.A.
Załącznik nr 12 - Wymagane dokumenty finansowe
Załącznik nr 13- Harmonogram 2027
Załącznik nr 14- Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego
Załącznik nr 15- Oświadczenie o uprawieniach operatora
Załącznik nr 16- Potwierdzenie wymaganego terminu