RG/2026/31/ZU/ZU1

ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZU/0371/2025/PB

Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej Rafineria Gdańska Sp. z o.o.” lub „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta/ów na:

Realizację umowy ramowej w zakresie przygotowania szkoleń/innych materiałów e-learningowych.

W związku z planowaną realizacją szkoleń e-learningowych dla pracowników naszej organizacji, zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty cenowej i warunków współpracy na realizację umowy ramowej dotyczącej usług szkoleniowych w formule e-learningu, w tym:

· Opracowanie i realizacja szkoleń e-learningowych w zakresie [np. bezpieczeństwo pracy, rozwój kompetencji miękkich, szkolenia techniczne itp.]

· Integracja z platformą LMS Rafinerii Gdańskiej (paczka SCORM)

· Wsparcie techniczne i merytoryczne podczas trwania umowy

· Nanoszenie poprawek/zmian w wyprodukowanym szkoleniu

· Wszystkie materiały szkoleniowe — w tym szkolenie e-learningowe, podcasty, grafiki oraz treści multimedialne — muszą być opracowane zgodnie z obowiązującą księgą wizualizacji Rafinerii Gdańskiej

ZASTRZEŻENIA: Celem postępowania jest wybór Wykonawcy do współpracy z Zamawiającym w okresie 2 lat od podpisania Umowy w zakresie przygotowania szkoleń/innych materiałów e-learningowych.

1. INFORMACJE PODSTAWOWE:

A. Przedmiot Zapytania Ofertowego:

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca zobowiązany będzie wykonać zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym, wszystkimi Załącznikami do Zapytania Ofertowego

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:

- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),

- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz

- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),

oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).

B. Wykonawca zapewni:

1. Wszystkie materiały, robociznę niezbędną do realizacji przedmiotowych prac

2. Bezterminowa licencję do przygotowanych szkoleń

C. Zamawiający zapewni:

1. Materiały merytoryczne do przygotowanie e-learningu

2. Platformę e-elearningową

3. Zespół merytoryczny do współpracy

Termin realizacji Robót:

Wymagany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: od podpisania Umowy

Zakończenie: 24 miesięcy od podpisania Umowy

2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:

A. CZĘŚĆ HANDLOWA:

I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:

I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:

a) WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego;

b) Wykaz wykonanych w ostatnich 5 latach Prac zgodnych z przedmiotem Zapytania Ofertowego tj. produkcji e-learningu i/lub podcastów edukacyjnych dla klientów korporacyjnych (powyżej 500 osób) – minimum 3 referencje /protokoły odbioru lub inne dokumenty potwierdzającymi doświadczenie Oferenta w wykonywaniu Prac zgodnych z przedmiotem zapytania ofertowego

c) Oświadczenie o gotowości do wykonania poprawek merytorycznych i technicznych w okresie obowiązywania umowy od odbioru szkolenia obejmujących m.in. aktualizację treści, dostosowanie do nowych wersji przeglądarek oraz zgodność z aktualnymi standardami platform e-learningowych.

d) Oświadczenie o przekazywaniu kodu źródłowego i materiałów źródłowych (np. pliki źródłowe projektu, edytowalne wersje grafik, nagrań, scenariuszy)

e) Zapewnienie dostępu do platformy szkoleniowej Wykonawcy dla 3 przedstawicieli Zamawiającego gdzie będą udostępnione minimum trzy przykładowego szkolenia testowe (demo do 10 min.)(przekazanie dostępu do 25.02.2026.).

f) Oferta merytoryczna Wykonawcy ze wskazaniem szczegółowego opisu oferty i zakresu usług oraz informacją o szacunkowej ilości czasu na realizację, jeżeli zamawiający zgłosi potrzebę produkcji szkolenia posiadając wsad merytoryczny i szkolenie zawierające około 60 ekranów

g) Informacją od Wykonawcy o wsparciu technicznym i merytorycznym

II.OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:

a) Zaakceptowany (podpisany)Załącznik nr 6 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne

b) Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Oświadczenie Sankcyjne.

c) Oświadczenie o akceptacji załączonych Istotnych postanowień Umowy obowiązujących w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. stanowiących Załącznik nr 3 do niniejszego postępowania

d) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.

Ponadto, na prośbę Zamawiającego, Oferent zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć następujące dokumenty:

e) aktualny, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/)
w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.

f) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).

g) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).

h) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta

i) Zezwolenia/koncesje dla prowadzonej działalności lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania zezwoleń/koncesji.

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Brak jakichkolwiek dokumentów z pozycji I-II/wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.

3. KRYTERIA OCENY OFERT:

1. Cena oferty

2. Ocena demo na podstawie kryterium jakości

3. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

Zamawiający informuje, że:

§ nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

§ nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

§ jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;

§ zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji usług danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;

§ zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;

§ zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

§ zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;

§ zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

§ zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);

§ po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;

§ wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

§ niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;

§ zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;

§ ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;

§ odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,

§ wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresemhttps://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

§ Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;

§ Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

4. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:

A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący/a komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.

B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 25.02.2026 r. do godz. 11.00 CET.

C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.

D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:

A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do dnia 05.03.2026 r. do godziny 12.00 CET

C. Oferta powinna być:

a) sporządzona w języku polskim;

b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;

c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/0371/2025/PB” z podziałem na:

· ofertę handlową,

· ofertę merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (załącznik nr 2 ) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej.

Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku nr 5

Z poważaniem,

Paulina Białousów