ZAPYTANIE O INFORMACJE NR ZU/393/2025/PB
Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej „Rafinerią Gdańską lub Zamawiającym”, „RG”) ogłasza Zapytanie o Informacje w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania zakupowego dotyczącego:

Zakupu usług brokerskiej dla programu opieki medycznej.

Oczekiwane efekty:
Poszukujemy brokera, który wesprze nas wiedzą o rynku usług medycznych w zakresie zapewnienia świadczenia opieki medycznej dla pracowników (w tym medycyny pracy). Jesteśmy organizacją zatrudniającą ok. 1350 pracowników, którzy korzystają z abonamentu medycznego. W 2025 r. wprowadzono zmianę w programie. Od Wykonawcy oczekujemy wiedzy o rynku usług opieki medycznej (oferty dostawców, aktualna sytuacja rynkowa) oraz o praktykach innych pracodawców w tym zakresie.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zarządza jednym z najnowocześniejszych zakładów produkcyjno-processingowych w Europie. Rafineria Gdańska jest spółką joint venture, której udziałowcami są ORLEN S.A. (70%) oraz Aramco Overseas Company B.V. (30%). Spółka zatrudnia niecałe 1400 pracowników. W organizacji działają związki zawodowe.
W 2021 r. Zamawiający zmodyfikował charakter działalności na usługowy przerób ropy naftowej bez elementów zakupu i sprzedaży.

I. Przedmiot i cel Zapytania o Informacje:

W ramach tego etapu oczekujemy:
1. Przedstawienie zezwolenia Komisji Nadzoru Finansowego dla działalności objętej zapytaniem czyli działalności brokerskiej.
2. Skan ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody powstałe w związku z wykonywaniem działalności brokerskiej z sumą gwarancyjną nie mniejsza niż 500 tys PLN
3. Przedstawienia firmy ze szczególnym uwzględnieniem doświadczenia w zakresie zapytania ofertowego w obszarze opieki medycznej w tym poniższe wymagane informacje:
• liczba klientów (w tym firm produkcyjnych- powyżej 500 osób), z którymi współpracuje Wykonawca w tym zakresie (w tym posiadany benchmark)
• liczba klientów Wykonawcy z obszaru Trójmiasta (z uwagi na lokalizację Zamawiającego)
• liczba dostawców medycznych, z którym Wykonawca współpracuje z okresu ostatnich 5 lat od publikacji zapytania
• oświadczenie Wykonawcy, iż posiada doświadczenie dotyczące modelu współpracy z dostawcami usług medycznych (abonament medyczny vs ubezpieczenie medyczne),
• dołączenie referencje/inne dokumenty potwierdzające od klientów nie starsze niż 5 lat, UWAGA: do udziału w postępowaniu Zamawiający wymaga minimum 3 referencji (w tym 1 z firmy pow. 500 osób)

4. Oferta merytoryczna, która przedstawi Państwa koncepcję przeprowadzenia zakupu usługi brokerskiej biorąc pod uwagę wytyczne Zamawiającego wskazane w załączniku nr 1 do niniejszego zapytania: Szczegółowy zakres przyszłej współpracy.
UWAGA: Zamawiający rozważa przeprowadzenie postępowania zakupowego w jednym z wariantów lub prosimy o Państwa propozycję (nie zawierającą stawek i oferty finansowej) dotyczącą ewentualnego innego modelu współpracy niż dwa poniższe. Uprzejmie prosimy o wskazanie proponowanego standardu pracy Wykonawcy (m.im. jak będą Państwo porównywać abonamenty/pokazanie benchmarku).

Zamawiający podejmie decyzję o wybranym modelu współpracy przed publikacją zapytania Ofertowego.
Oferta merytoryczna musi uwzględniając informację dot. planowanego przebiegu procesu, zawierająca m.in. informację o punktach opisanych w oczekiwaniach Zamawiającego w niniejszym zapytaniu, ze szczególnym zwróceniem uwagi na proces analizy rynku (liczba firm do których kierowane jest przez Państwo zapytanie, jak analizowana jest jakość usług, dostępność, zakres/ jak wygląda system porównywania ofert). Oczekiwane jest przedstawienie przykładowych analiz oraz rekomendacji. Proszę o dołączenie przykładowych zanimizowanych rekomendacji oraz dokumentów przekazywane w trakcie współpracy
5. Wskazanie modelu rozliczenia (na tym etapie bez kwoty):
6. Zespół projektowy – kto, ile osób, z jakim doświadczeniem
7. Wstępny harmonogram prac. 

UWAGA: Zamawiający wskaże sposób rozliczenia i złożenia Oferty handlowej na etapie III dla wybranych Wykonawców do tego etapu.

Rafineria Gdańska zamierza przeprowadzić proces w trzech etapach:
ETAP I – Zebranie informacji o zainteresowaniu od Oferentów oraz wyłonienie wybranych kontrahentów do Etapu II.
ETAP II - Przeprowadzenie spotkań z kontrahentami spełniającymi wymogi Zamawiającego, w celu zaprezentowania swojej oferty oraz przeprowadzenia otwartego panelu pytań i odpowiedzi ze strony Rafinerii Gdańskiej. Zamawiający zastrzega, iż w spotkaniu muszą się znaleźć osoby dedykowane do realizacji Prac od Strony Wykonawcy w celu zaprezentowania swojego doświadczenia. Spotkania będą się odbywać formie online w MS Teams. 
ETAP III – po przeprowadzonym II etapie Rafineria Gdańska zamierza skierować zapytanie ofertowe z uszczegółowionym zakresem usług, w ramach odrębnego, nowego postępowania zakupowego do którego zostaną zaproszeni wybrani Wykonawcy. Zamawiający zastrzega, iż do III ETAPU wybierze minimum 2 , przy czym nie więcej niż 5 Oferentów biorąc pod uwagę:
- przedstawienie koncepcji przeprowadzenia przeprowadzenie przedmiotu zapytania
- doświadczenie Oferentów zaprezentowane podczas spotkań z Zamawiającym i zaprezentowane w złożonych Ofertach wraz z referencjami/ dokumentami potwierdzającymi doświadczenie,

Prosimy o nie składanie w ramach niniejszego Zapytania o informacje jakichkolwiek informacji handlowych oraz nie zamieszczanie żadnych istotnych postanowień.
2. Wymagana zawartość Informacji o Zainteresowaniu:
1. Wstępna oferta merytoryczna zawierająca elementy wyszczególnione w punkcie 1. Przedmiot i cel Zapytania o Informacje do I ETAPU;
2. Oświadczenie dot. sankcji zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zapytania Ofertowego, w związku z zakazami określonymi w Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.) oraz Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.).
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
• Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
• Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
• Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
• Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).
3. Klauzule sankcyjne -podpisany Załączniki nr 3
4. Ankietę przetwarzania danych osobowych zgodnie z Załącznikiem nr 4 Oferenta o ochronie informacji
5. Podpisane Oświadczenie oferenta o ochronie informacji zgodnie z Załącznikiem nr 5
3. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:
Zamawiający informuje, że:
- nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
- nadesłane informacje nie będą zwracane Oferentom;
- zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
- zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
- zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania o Informacje bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
- wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia postepowania (przetargu) w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
- niniejsze Zapytanie o Informacje nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
- wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresem https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ ;
- niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z procedurą nr RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;
- wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu pozyskania Informacji w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów;
- niniejsze Zapytanie o Informacje nie jest ogłoszeniem w jakimkolwiek trybie prowadzenia zakupowego postępowania publicznego lub niepublicznego. Zapytanie ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku i uzyskanie wiedzy na temat.
4.Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:
A.Na pytania dotyczące Zapytania o Informacje odpowiedzi udziela Przewodnicząca.
B.Pytania można składać nie później niż do dnia 12.01.2026. r., 12:00 CET.
C.Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim zainteresowanym.
W zakresie odpowiedzi na pytania dotyczące Rafinerii Gdańskiej odpowiedzi będą udzielane wyłącznie podmiotom które złożyły Oświadczenie oferenta o ochronie informacji zgodnie z Załącznikiem nr 5 do Zapytania.
5.Opis sposobu przygotowania Informacji o zainteresowaniu:
A.Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu o Informacje i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Informację o zainteresowaniu.
B.Zainteresowanych Oferentów prosimy o złożenie Informacji o zainteresowaniu do dnia 22.01.2026.r., do godz. 10:00.
6.Komunikacja:
Komunikacja pomiędzy Rafinerią Gdańską a Instytucjami finansowymi prowadzona będzie zarówno poprzez platformę zakupową jak również poprzez komunikację mailową.
Adres e-mailowy do kontaktu: paulina.bialousow@rafineriagdanska.pl
Numer telefonu: +48 505 214 694

Z poważaniem,
Paulina Białousów
Przewodnicząca

Załączniki:

• Nr 1 – Szczegółowy zakres przyszłej współpracy
• Nr 2- Klauzule sankcyjne
• Nr 2- Oświadczenie dot. sankcji
• Nr 3- Ankieta przetwarzania danych osobowych (1)
Uwaga (1] Jeśli Oferent, któremu Zleceniodawca zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia wystarczających gwarancji, że wdrożone przez Oferenta środki techniczne i organizacyjne odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania, wówczas Oferta takiego Oferenta może zostać odrzucona
• Nr 5- Oświadczenie Oferenta o ochronie informacji

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania o Informacje.