Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej „Rafinerią Gdańską” lub „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na:

Zawarcie umowy ramowej na dostawę licencji Adobe

1. INFORMACJE PODSTAWOWE:

A. Specyfikacja zakresu usług Przedmiot Zapytania Ofertowego:

Umowa na świadczenie usług telekomunikacyjnych

B. Opis przedmiotu Zamówienia:

Zakup licencji

1. Adobe Acrobat Pro DC for Teams - nie mniej niż 80 licencji

2. Adobe Creative Cloud All apps for Teams - nie miniej niż 3 licencje

3. Zakładamy zapotrzebowanie na zakup dodatkowych licencji np. Adobe Ilustrator,

4. Wszystkie subskrypcje mają być zarządzanie za pomocą „Admin Console”- samodzielne przydzielanie przez Rafinerię sobie licencji

5. Wszystkie subskrypcje mają być aktualizowane przez czas trwania Umowy

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:

- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz

- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).

C. Wykonawca zapewni: np.

1. Dostęp do Admin Console

D. Termin realizacji/wykonania robót/prac/usług:

1. okres obowiązywania obecnych licencji Adobe do 26.03.2026

Rafineria Gdańska posiada założone konto VIP 74C8F52666EEDAD452F

2. Zawarcie umowy ramowej na okres 36 miesięcy od 27.03.2026 r.

3. Zakup licencji na 12 miesięcy

Data rocznicy – 27.03.2026 r.

*W przypadku zakupu nowej licencji po dacie rocznicy – cena tej licencji będzie proporcjonalna do czasu kolejne rocznicy – 27.03.2027 i analogicznie w kolejnych latach.

Zakończenie: Zawarcie umowy ramowej na okres 36 miesięcy od 27.03.2026 r.

2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:

A. CZĘŚĆ HANDLOWA:

I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:

I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:

a) WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego;

b) W przypadku zakupów obejmujących swym zakresem prawa autorskie (np. przeniesienie majątkowych praw autorskich lub udzielenie licencji do korzystania z samodzielnego oprogramowania/oprogramowania w ramach urządzenia) - obowiązek przedstawienia licencji producenta zawierającego prawo do udzielania sublicencji na warunkach wskazanych w Umowie lub wskazania, że oferent jest właścicielem praw majątkowych autorskich do utworu lub oświadczenia, że oferent jest jednocześnie producentem oprogramowania, któremu przysługują majątkowe prawa autorskie do dysponowania lub udzielania licencji,

II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:

a) Podpisane oświadczenie stanowiące Załącznik nr 4do niniejszego Zapytania Ofertowego – Oświadczenie Sankcyjne.

b) Podpisane klauzule stanowiące Załącznik nr 3do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne.

c) Oświadczenie Wykonawcy, iż dysponuje stosownymi uprawnieniami, kwalifikacjami, doświadczeniem, jak również potencjałem technicznym oraz personalnym niezbędnym do należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy

d) Oświadczenie o akceptacji wzoru Umowy, stanowiącego załącznik nr 6 do niniejszego postępowania

e) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.

f) Umowękonsorcjum wraz z pełnomocnictwem dla lidera konsorcjum do złożenia oferty, w przypadku przystępowania Oferentów do zapytania ofertowego w ramach konsorcjum.

Ponadto, na prośbę Zamawiającego, Oferent zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć następujące dokumenty:

g) aktualny, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/)
w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.

h) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające,
że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).

i) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).

j) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta

k) Zezwolenia/koncesje dla prowadzonej działalności lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania zezwoleń/koncesji.

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność
z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Brak jakichkolwiek dokumentów z pozycji I-wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.

3. KRYTERIA OCENY OFERT:

1. ryczałtowe jednostkowe ceny ofertowe,

4. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

Zamawiający informuje, że:

§ nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

§ nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

§ jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;

§ zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji/wypowiedzenia usług w całości lub w danym zakresie na warunkach wynikających z przyszłej umowy;

§ zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);

§ zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;

§ zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

§ zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;

§ zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

§ po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;

§ wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

§ niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;

§ zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;

§ ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;

§ odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,

§ wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresemhttps://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

§ Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;

§ Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

5. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:

A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela prowadzący postępowanie zakupowe tylko na Platformie Zakupowej.

B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 09.01. 2026 r. do godz. 17.00 CET

C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.

D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

6. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:

A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 16.01. 2026 r., do godz.10.00 CET.

C. Oferta powinna być:

a) sporządzona w języku polskim;

b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;

c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/394/2025 /PB” z podziałem na:

· ofertę handlową,

· ofertę merytoryczną.

Z poważaniem,

Załączniki:

- Załącznik nr 1 – Formularz Ofertowy – Merytoryczny,

- Załącznik nr 2 - Formularz Ofertowy – Handlowy,

- Załącznik nr 3 - Klauzule sankcyjne

- Załącznik nr 4 - Oświadczenie sankcyjne

- Załącznik nr 5 -Informator - Rażąco niska cena

- Załącznik nr 6 – Wzór Umowy

- Załącznik nr 7- Instrukcja do Oferenta o dodawaniu Oferty

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.