Wykonawca jest zobowiązany do wyznaczenia osoby pełniącej funkcję koordynatora, odpowiedzialnej za realizację kontraktu oraz bieżący kontakt z przedstawicielem Zamawiającego. Koordynator powinien uczestniczyć w spotkaniu/wizji lokalnej; w uzasadnionych przypadkach dopuszcza się udział osoby wyznaczonej jako jego zastępca.

Proszę wziąć to pod uwagę kalkulując ofertę.

ZASTRZEŻENIE :
1. Zamawiający nie gwarantuje minimalnej ilości zlecanych prac, czy minimalnego zaangażowania dla dedykowanego obszaru/ów IT w czasie trwania Umowy.
2. Jeżeli w ramach realizacji niniejszych prac zleconych zapytaniem Ofertowym Wykonawca stworzy i dostarczy utwór objęty przepisami ustawy z dnia 04 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Utworu Autorskiego), Wykonawca w ramach wynagrodzenia, z chwilą odbioru Utworu Autorskiego przez Zamawiającego przenosi na Zamawiającego całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do wszelkich Utworów Autorskich wykonanych lub dostarczonych w ramach Umowy wraz z wyłącznym prawem wykonywania i zezwalania na wykonanie zależnego prawa autorskiego na polach eksploatacji określonych w przyszłej Umowie.

B. Przedmiot zamówienia musi zostać zrealizowany w całości, Oferta musi być kompletna, oferta wariantowa podlega odrzuceniu.

UWAGA: Zmiana zaproponowanych zasobów - możliwość zmiany zaproponowanych zasobów może nastąpić wyłącznie na wniosek Zamawiającego, nie częściej niż dwa razy na kwartał. Dopuszcza się zmianę zasobów na wniosek Wykonawcy, wyłącznie w przypadkach nadzwyczajnych, takich jak długotrwała nieobecność spowodowana chorobą lub inne zdarzenie losowe, na które Wykonawca nie ma wpływu, przy czym każdorazowo wymaga to uprzedniej zgody Zamawiającego. W takim przypadku Wykonawca musi wskazać inny zasób, który spełni minimalne wymagania wskazane w załączniku nr 1 (linia 4 tabeli - Wymagania obligatoryjne - wraz z CV / referencjami/ kontaktami do osób mogących potwierdzić doświadczenie) i musi on uzyskać akceptację Zamawiającego na tą zmianę. 

Niniejszy Proces Wyboru Kontrahenta jest postępowaniem dwuetapowym:
ETAP I:
1. Uzyskanie od Oferentów wymaganych dokumentów, określonych w pkt. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ; tj punkt 2.I B b, czyli:
- Dla Wykonawcy - prowadzenie działalności gospodarczej minimum 5 lat od terminu składania Ofert potwierdzonej dokumentem formalnym (np. z zapis z KRS)
- Udokumentowane doświadczenie w zakresie specyfikacji przedmiotu zapytania ofertowego dla minimum 3 firm (preferowane firmy z branży produkcyjnej) potwierdzone referencjami lub dokumentami potwierdzającymi taką współpracę bez uwag.

2. Wybór Oferentów spełniających kryteria formalne określone w pkt. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ.
Potwierdzenie udziału w niniejszym postępowaniu oraz złożenie wyżej wymienionych dokumentów powinno nastąpić w terminie do dnia 02.12.2025 r. do 10.00 CET za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade (w module pytań i odpowiedzi platformy LOGINTRADE). 
Warunkiem formalnym uczestnictwa w niniejszym procesie wyboru kontrahenta i uzyskania zaproszenia do ETAPU II jest przedstawienie powyższych dokumentów oraz przejście pozytywnej kwalifikacji w ETAPIE I.
Niedosłanie w/w dokumentów będzie skutkowało odrzuceniem oferty i brakiem możliwości uczestnictwa w ETAPIE II.

ETAP II:
1. Przeprowadzenie wizji lokalnych / spotkań z Oferentami wybranymi w I ETAPIE;
2. Uzyskanie od Oferentów ofert merytorycznych i handlowych po odbytej wizji lokalnej/spotkaniu;
3. Ocena otrzymanych ofert;

Wybór najkorzystniejszej oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami wyboru ofert.

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).



Wykonawca zapewni: .
1. Odpowiednio wykwalifikowane zasoby niezbędne do realizacji przedmiotowych prac;

Zamawiający zapewni:
1. Niezbędne dostępy do wewnętrznych systemów IT

Wizja lokalna/ spotkanie z Oferentem (możliwa również w formule online)
Przed przygotowaniem oferty Zamawiający zaprasza Oferentów (którzy złożą dokumenty i zostaną zakwalifikowani w Etapie I) na wizję lokalną/spotkanie z przedstawicielami Zamawiającego.
Udział w wizji lokalnej/spotkaniu jest obligatoryjny.
UWAGA: Przed spotkaniem będziemy prosić o przedstawienie zanonimizowanych CV osób dedykowanych do realizacji zadań w niniejszym postepowaniu celem weryfikacji.

Oferta Oferenta, który nie odbył obligatoryjnej wizji lokalnej, będzie podlegała odrzuceniu ze względów formalnych. Wizja lokalna może odbyć się w dniach od 03.12 - 05.12.2025r. w godz. 09:00-14:00. Termin wizji zostanie uzgodniony i wskazanym przez Komisję Wyboru Kontrahenta i przekazana bezpośrednio zakwalifikowanym w I etapie Oferentom.


Termin realizacji usług:
Rozpoczęcie: niezwłocznie po podpisaniu Umowy, nie później niż 14 dni po jej podpisaniu
Termin realizacji Umowy – trzy lata od rozpoczęcia realizacji Prac 
        
Zadania realizowane w formule hybrydowej przy założeniu minimalnego fizycznego pojawienia się przez wybrane zasoby Wykonawcy dla każdego z obszarów wskazanych w zapytaniu - maksymalnie 5 (pięciu) dni w miesiącu. Stawka godzinowa ma zakładać ww. założenia. Zamawiający nie zakłada innego wynagrodzenia za koszty transportu i pobytu w Gdańsku, w siedzibie Zamawiającego.

2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:
A. CZĘŚĆ HANDLOWA:
I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:
I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:
a) WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
b) Dokumenty potwierdzające doświadczenie –
- Dla Wykonawcy - prowadzenie działalności gospodarczej minimum 5 lat od terminu składania Ofert potwierdzonej dokumentem formalnym (np. z zapis z KRS)
- Udokumentowane doświadczenie w zakresie outsourcingu usług wskazanych  w niniejszym zapytaniu obszarów IT dla minimum 3 firm (preferowane produkcyjne) potwierdzone referencjami lub dokumentami potwierdzającymi taką współpracę bez uwag.
- oświadczenie Wykonawcy, że przez cały okres Umowy będą udostępniać zasoby spełniające minimalne wymagania wskazane w załączniku nr 1 (linia 4 tabeli - Wymagania obligatoryjne - do oferty merytorycznej),
- dla dedykowanych zasobów – dokumenty potwierdzające spełnienie obligatoryjnych wymagań wskazanych w załączniku nr 1 (linia 4 tabeli)

II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:
a) Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne.
b) Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Oświadczenie Sankcyjne .
c) Oświadczenie o akceptacji załączonych Istotnych Postanowień Umowy- stanowiących Załącznik nr 7
d) Ankietę przetwarzania danych osobowych zgodnie z Załącznikiem nr 8 Oferenta o ochronie informacji
e) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.
f) Umowę konsorcjum wraz z pełnomocnictwem dla lidera konsorcjum do złożenia oferty, w przypadku przystępowania Oferentów do zapytania ofertowego w ramach konsorcjum.
Ponadto, na prośbę Zamawiającego, Oferent zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć następujące dokumenty:
a) aktualny, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/)
w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.
b) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające,
że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
c) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
d) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
e) Zezwolenia/koncesje dla prowadzonej działalności lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania zezwoleń/koncesji.

UWAGA:
1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
2. Brak jakichkolwiek dokumentów wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.
3. KRYTERIA OCENY OFERT:
1. Doświadczenie Wykonawcy
2. Ceny ofertowe

3. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:
Zamawiający informuje, że:
-nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
-nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
-jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
- zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji/wypowiedzenia usług w całości lub w danym zakresie na warunkach wynikających z przyszłej umowy;
-zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);
-zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
-zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
-zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
- zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
- po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;
-wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
-niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
-zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;
- ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
- odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,
-wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresem https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ 
- Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;
- Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.
4. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący komisji wyboru kontrahenta / prowadzący postępowanie zakupowe tylko na Platformie Zakupowej.
B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 03.12.2025r. do 12.00 CET.
C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.
5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 17.12.2025 do 12.00 CET.
C. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim;
b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/276/202025./PB.” z podziałem na:
• ofertę handlową,
• ofertę merytoryczną.

Z poważaniem,


Załączniki:
-Załącznik nr 1 – Szczegółowy Przedmiot zapytania Ofertowego
-Załącznik nr 2 – Formularz Ofertowy – Merytoryczny,
-Załącznik nr 3 – Formularz Ofertowy – Handlowy,
-Załącznik nr 4 - Klauzule sankcyjne
-Załącznik nr 5 - Oświadczenie sankcyjne
-Załącznik nr 6 - Informator - Rażąco niska cena
-Załącznik nr 7 - Istotne postanowienia Umowy
-Załącznik Nr 8- Ankieta przetwarzania danych osobowych (1)
-Załącznik nr 9 – Umowa przetwarzania danych osobowych
Uwaga (1] Jeśli Oferent, któremu Zamawiający zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia wystarczających gwarancji, że wdrożone przez Oferenta środki techniczne i organizacyjne odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania, wówczas Oferta takiego Oferenta może zostać odrzucona


* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.