Gdańsk, dnia 4 listopada 2025

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Szanowni Państwo,

ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097

PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO

Wymiana stolarki okiennej w Sali konferencyjnej BHP w budynku 25C ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku.

Szczegółowy zakres prac zamieszono w załączniku nr 1

Zdjęcia poglądowe Sali zamieszczono w załączniku

1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY

Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w systemie LOGINTRADE. Do ofert należy załączyć:

- dokumenty Formalne,

- plik z Ofertą Techniczną,

- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).

Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW I WIZJA LOKALNA

Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia. Pytanie te prosimy kierować wyłącznie poprzez PZ LOGINTRADE w terminie wyznaczonym w systemie. Odpowiedź będzie przekazywana tą samą drogą.

Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Zamawiający zaprasza na wizję lokalną. Uczestnictwo w wizji jest obligatoryjne dla każdego oferenta. Termin wizji należy ustalić telefonicznie.

Zamawiający nie odpowiada za błędną wycenę Oferentów nie biorących udziału w wizji lokalnej.

3. JĘZYK OFERTY

Językiem oferty jest język polski.

4. CENY

Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

5. WARUNKI PŁATNOŚCI

Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:

Fakturę prosimy przesłać na adres:

ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.

ul. Łukasiewicza 39

09-400 Płock

Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl

6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA

6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.

6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.

6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:

a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.

b) Ocena merytoryczna oferty (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);

c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 80%)

7. REALIZACJA

Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY

W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:

8.1. Część Formalna

Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki dla każdej pozycji przy zakładce „Kryteria Formalne i Ogólne” gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.

· Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych

· Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym

· Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji

· Oświadczenia Beneficjenta i RODO

· Oświadczenia BHP

· Ważność oferty minimum: 60 dni

· Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.

· Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,

· Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami

· Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami

· Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.

8.2. Część handlowa

Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w pozycji przy kryterium „Oferta handlowa”.

· Cena netto

· Termin płatności 30 dni

8.3. Część techniczna

Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki w pozycji przy kryterium „OFERTA merytoryczna”

· OFERTA merytoryczna

· Termin dostawy/realizacji usługi - podany w dniach roboczych licząc od momentu otrzymania zamówienia

· 3 referencje i/lub wykaz 5 prac o podobnym zakresie z kontaktami do osób mogących potwierdzić wpisany zakres remontowy

Uwaga:

- Dokumenty formalne, techniczne nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.

- Oferenci składają dokumenty formalne, techniczne, handlowe i finansowe (w formie zeskanowanych dokumentów) w systemie LOGINTRADE.

9. INFORMACJE DODATKOWE

ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:

- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).

- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.

- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :

- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).

- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.

O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.

UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem:https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem:https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow

3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:

https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:

https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU

W sprawach dotyczących wymagań technicznych odpowiedzi udzieli:

Pan Michał Klein Michal.Klein@orlen.pl nr tel +48 58 308 88 92 nr tel. kom. +48 505 001 754

Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:

Pani Marta Szumachermarta.szumacher@orlen.pl nr tel. 505 049 492

11. ZAŁĄCZNIKI

Załącznik nr 1 Szczegółowy zakres zapytania

Załącznik nr 2 Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;

Załącznik nr 3 Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;

Załącznik nr 4 Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;

Załącznik nr 5 Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;

Załącznik nr 6 Wymagania ogólne BHP w OSSA

Załącznik nr 7Informator_BHP_2024_wyd. 2 Informator o zasadach postępowania na terenie Rafinerii Gdańskiej

Załącznik – Zdjęcie poglądowe

Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.

Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,

Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami

Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami

Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.