Gdańsk, dnia 24 października 2025


ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT nr OS/047/25/GZ
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097

PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Kompleksowa usługa sprzątania i utrzymania czystości terenów spółki Orlen Serwis S.A. oddział Gdańsk. – umowa na lata 2025-2028
Szczegółowy zakres zapytania zamieszczono w Załączniku nr 1
1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w systemie LOGINTRADE. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą merytoryczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia. Pytanie te prosimy kierować wyłącznie poprzez PZ LOGINTRADE w terminie wyznaczonym w systemie. Odpowiedź będzie przekazywana tą samą drogą.

Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.
 

3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

5. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl
6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena merytoryczna oferty (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 30%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 70%)

7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie warunków określonych w umowie zał. Nr 11


8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z II części:
8.1. Część Formalna
Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 3 miesiące.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Zestaw dokumentów wykazanych w załączniku nr 8 (w zależności od formy prowadzonej działalności)
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 60 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.

• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.
8.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w zakładce „Oferta handlowa
• Cena netto
• Wypełniony i podpisany formularz oferty -załącznik nr 1
• Termin płatności

8.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki w pozycji przy kryterium „OFERTA merytoryczna”
• OFERTA merytoryczna 
• 3 referencje z wykonywania prac o podobnym zakresie
• Zleceniobiorca poda ilość osób przewidzianych do realizacji przedmiotowych prac
  8.4. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki do oferty– zgodnie z załącznikiem nr 8
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.
- Oferenci składają dokumenty formalne, techniczne i handlowe (w formie zeskanowanych dokumentów) w systemie LOGINTRADE

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę LOGINTRADE.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
W sprawach dotyczących wymagań technicznych odpowiedzi udzieli:
Pan Rafał Rasztorf rafał.rasztorf@orlen.pl nr tel. +48 505 001 413 

Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
Pani Marta Szumacher marta.szumacher@orlen.pl nr tel. +48 505 059 492

11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 Szczegółowy zakres zapytania
Załącznik nr 2 Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;
Załącznik nr 3 Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;
Załącznik nr 4 Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;
Załącznik nr 5 Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;
Załącznik nr 6 Wymagania ogólne BHP w OSSA
Załącznik nr 7Informator_BHP_2024_wyd. 2 Informator o zasadach postępowania na terenie Rafinerii Gdańskiej
Załącznik nr 8 Wymagane dokumenty finansowe
Załącznik nr 9 Zestawienie powierzchni sprzątania
Załącznik nr 10 Sugerowane materiały eksploatacyjne
Załącznik nr 11 Wzór umowy

1. Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
2. Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne
3. Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
4. Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
5. Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.