Gdańsk, dnia 20 października 2025

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097
PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO OS/045/25/GZ

Wykonanie remontu Sali konferencyjnej BHP w budynku 25C Orlen Serwis Oddział w Gdańsku
Przedmiotem postępowania jest wykonanie remontu Sali konferencyjnej o wymiarach 9x6m oraz przedzieleniem jej ścianką działową z kuchnią o wymiarach 3x6m.

Szczegółowy zakres prac zamieszono w załączniku nr 1
Zdjęcia poglądowe Sali zamieszczono w załączniku nr 8
1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w systemie LOGINTRADE. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą Techniczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW I WIZJA LOKALNA
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia. Pytanie te prosimy kierować wyłącznie poprzez PZ LOGINTRADE w terminie wyznaczonym w systemie. Odpowiedź będzie przekazywana tą samą drogą.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Zamawiający zaprasza na wizję lokalną. Uczestnictwo w wizji jest dobrowolne dla każdego oferenta. Termin wizji należy ustalić telefonicznie.
Zamawiający nie odpowiada za błędną wycenę Oferentów nie biorących udziału w wizji lokalnej.
3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

5. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl
6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena merytoryczna oferty (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 80%)

7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:
8.1. Część Formalna
Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki dla każdej pozycji przy zakładce „Kryteria Formalne i Ogólne” gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 60 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.
8.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w pozycji przy kryterium „Oferta handlowa”.
• Cena netto
• Termin płatności

8.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki w pozycji przy kryterium „OFERTA merytoryczna”
• OFERTA merytoryczna
• Termin dostawy/realizacji usługi - podany w dniach roboczych licząc od momentu otrzymania zamówienia
• 3 referencje i/lub wykaz 5 prac o podobnym zakresie z kontaktami do osób mogących potwierdzić wpisany zakres remontowy
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.
- Oferenci składają dokumenty formalne, techniczne, handlowe i finansowe (w formie zeskanowanych dokumentów) w systemie LOGINTRADE.

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
W sprawach dotyczących wymagań technicznych odpowiedzi udzieli:
Pan Michał Klein Michal.Klein@orlen.pl nr tel +48 58 308 88 92  nr tel. kom. +48 505 001 754

Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
Pani Marta Szumacher marta.szumacher@orlen.pl nr tel. 505 049 492

11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 Szczegółowy zakres zapytania
Załącznik nr 2 Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;
Załącznik nr 3 Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;
Załącznik nr 4 Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;
Załącznik nr 5 Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;
Załącznik nr 6 Wymagania ogólne BHP w OSSA
Załącznik nr 7Informator_BHP_2024_wyd. 2 Informator o zasadach postępowania na terenie Rafinerii Gdańskiej
Załącznik nr 8 – Zdjęcia poglądowe Sali Konferencyjnej