Gdańsk, dnia 02.10.2025



ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
Szanowni Państwo,
ORLEN Serwis Spółka Akcyjna z siedzibą w Płocku, ul. Chemików 7, 09-411 Płock:
wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi – Śródmieścia w Łodzi XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Al. Kościuszki 107/109, 90-928 Łódź pod numerem KRS 0000531983, kapitał zakładowy/kapitał wpłacony 14 483 440,00 PLN, REGON 360160621, NIP 7743221601, BDO 000026097

PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR OS/044/25/GZ:

Wsparcie w zakresie wykonywania usług z branży mechanicznej w latach 2025-2027 na bazie lądowej ORLEN Petrobaltic.
PODPISANIE UMOWY RAMOWEJ W RAMACH KTÓREJ SKŁADANE BĘDĄ ODRĘBNE ZLECENIA

Uwaga:
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcy do realizacji zadania.


ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.

Podpisanie umowy uwarunkowane jest akceptacją Wykonawcy przez naszego kontrahenta jakim jest ORLEN Petrobaltic.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Usługi wsparcia w pracach wielobranżowych wykonywanych na bazie lądowej ORLEN Petrobaltic.


2. Wymagania dla prac remontowych poza Postojem Remontowym 2026/2027:
Specyfikacja zakresu prac
- prefabrykacja i montaż rurociągów,
- prefabrykacja i montaż konstrukcji stalowych,
- remonty rurociągów oraz konstrukcji stalowych;
- prace ślusarsko – spawalnicze
- prace budowlano – remontowe, sanitarne
- Prace wykonywane będą na terenie ORLEN Petrobaltic oraz ORLEN S.A. w Gdańsku,
- prace na zewnątrz i/lub w pomieszczeniach warsztatowych
- czas pracy: 8 do 12 godzin
-
Wymagania wobec pracowników i firmy:
- Doświadczenie w pracach remontowych na obiektach i instalacjach technologicznych.
- Dobra znajomość odczytywania dokumentacji i rysunków technicznych.
- Doświadczenie w samodzielnym wykonywaniu prac. Lista zrealizowanych prac wraz z podaniem osoby kontaktowej, która potwierdzi prowadzenie prac.
- Uprawnienia spawalnicze oraz umiejętności monterskie i ślusarskie.
- Umiejętność cięcia blach i wytapiania spoin.
- Dobry stan zdrowia, dopuszczenie do prac na wysokości,
- Posiadanie pracownika nadzorującego,
- Dyspozycyjność do podjęcia prac w ciągu 24 godzin od Zlecenia
- Dyspozycyjność do podjęcia wykonywania prac w dni wolne od pracy (informacja o konieczności stawiennictwa 24 godziny przed terminem wykonywania prac).
- Pracownicy oddelegowani do wykonania zadania powinni posiadać doświadczenie w wykonywaniu podobnych prac oraz posiadać kompetencje umożliwiające zrealizowanie zadania.
- Preferowane posiadanie uznania firmy przez morskie towarzystwo klasyfikacyjne zrzeszone w IACS.
- Personel spawalniczy firmy obowiązkowo musi posiadać uprawnienie uznane przez morskie towarzystwo klasyfikacyjne zrzeszone w IACS (np. PRS) w metodach spawalniczych 141, 111, 135, 136, 138.
- Personel wykonawcy przejdzie pomyślnie szkolenie online i zda egzamin z prac na terenie Warsztatów OSSA w Gdańsku, zarówno na terenie Rafinerii Gdańskiej, jak i bazie lądowej ORLEN Petrobaltic.

Sposób rozliczenia prac
Rozliczenie nastąpi na podstawie faktycznie przepracowanych godzin, potwierdzonych podpisanym przez Zamawiającego protokołem odbioru nie częściej niż raz w miesiącu.

3. Wykonawca zapewni:

• od 2 do 5 pracowników w zależności od zgłoszonego zapotrzebowania przez Zamawiającego
• w przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępujące celem uzupełnienia stanu osobowego,
• sprzęt niezbędny do wykonania przedmiotu Zapytania Ofertowego,
• urządzenia zdemontowane zostaną przekazane Zamawiającemu do dalszego wykorzystania.
• Wykonawca zobowiązuje się i zapewnia, że pracownicy kierowani do wykonania prac u Zamawiającego będą posiadali stosowne pozwolenia i wymagane dokumenty oraz zostaną przez Wykonawcę zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Naruszenie tego obowiązku stanowi podstawę do rozwiązania Umowy i naliczenia kary umownej w wysokości 10.000 PLN za każdy przypadek naruszenia.

Miejsce wykonywania prac:

ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk
Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk
•
Termin realizacji dla prac:

Rozpoczęcie: 27.10.2025
Zakończenie: 31.12.2027

II. Odpowiedzialność
Wykonawca zapewni:
- Personel z wymaganymi kompetencjami
- osoby zastępujące celem uzupełnienia stanu osobowego w przypadku choroby, niezdolności do pracy ,
- stosowne pozwolenia i dokumenty dla pracowników skierowanych do prac u Zamawiającego
- Wyposażenie personelu w podstawowe narzędzia i odzież roboczą oraz środki ochrony indywidualnej
- Przedstawienie na żądanie ważnych badań lekarskich pracowników z dopuszczeniem do pracy na wysokości
- Przestrzeganie przepisów BHP
- Przedstawienie dobowych raportów z czasu pracy
Zamawiający zapewni:
- Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP.
- Nadzór służb BHP nad personelem Wykonawcy.
- Nadzór bezpośredni nad personelem Wykonawcy.
- Możliwość korzystania z ogólnodostępnych pomieszczeń socjalnych Wykonawcy

1. DOKUMENTY I INFORMACJE WYMAGANE DO ZŁOŻENIA OFERTY
Odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe powinny zostać przesłane w formie oraz terminie określonych w Niniejszym Zapytaniu Ofertowym. Do ofert należy załączyć:
- dokumenty Formalne,
- plik z Ofertą Techniczną,
- plik z Ofertą Handlową,

Wymagana forma odpowiedzi to dokument w formacie DOCX lub PDF (w przypadku większej ilości plików skompresowany w formie ZIP).
Oferta powinna być złożona zgodnie z zasadami reprezentacji Oferenta lub przez Pełnomocnika. Do oferty powinno być załączone odpowiednie Pełnomocnictwo wykazujące umocowanie do działania.

2. DODATKOWE PYTANIA DOSTAWCÓW
Dostawca ma prawo zgłaszać wszelkie pytania o dodatkowe informacje i wyjaśnienia.
Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 10.10.2025r. do godz. 12:00.
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
Jednocześnie ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo odmowy udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania bez podania przyczyn.

Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 21.10.2025r. do godz. 11:00.

3. JĘZYK OFERTY
Językiem oferty jest język polski.

4. CENY
Wszystkie ceny podane w ofercie będą cenami netto (bez należnego podatku VAT).

5. WARUNKI PŁATNOŚCI
Płatność nastąpi każdorazowo w ciągu minimum 30 dni od daty dostarczenia faktury do:
Fakturę prosimy przesłać na adres:
ORLEN Centrum Usług Korporacyjnych Sp. z o.o.
ul. Łukasiewicza 39
09-400 Płock
Z dopiskiem FAKTURA lub zgodnie z podpisanym Porozumieniem w formie elektronicznej na adres: efaktura.ossagd@orlen.pl

6. WYBÓR OFERTY / OFERENTA
6.1. Wybór zostanie dokonany na podstawie oceny złożonych ofert, w oparciu o zdefiniowane w zapytaniu kryteria i po zakończeniu negocjacji techniczno-cenowych z oferentami.
6.2. Oceny ofert dokona Zespół Zakupowy ze strony ORLEN Serwis S.A. - bez udziału oferentów.
6.3. Elementami istotnymi w ocenie ofert są m.in.:
a) Ocena formalna – spełnienie wymogów formalnych.
b) Ocena techniczna (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 10%) – ocenie podlega techniczna cześć oferty, której weryfikacja nastąpi w układzie 0/1 (nie spełnia/spełnia);
c) Ocena handlowa (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 70%)
d) Doświadczenie (waga tego kryterium w ocenie łącznej oferty: 20%)
7. REALIZACJA
Realizacja przedmiotu zapytania ofertowego dokonana będzie na podstawie zamówienia/zamówień wystawionego/wystawionych przez ORLEN Serwis S.A.

8. ZAWARTOŚĆ OFERTY
W celu analizy ofert wymaga się złożenia oferty składającej się z IV części:
8.1. Część Formalna
Poniższe zeskanowane dokumenty Formalne oferty należy dołączyć jako załączniki w ofercie merytorycznej gdzie dokumenty formalne nie mogą być starsze jak 6 miesięcy.
• Aktualny odpis Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)/ Rejestru Handlowego w przypadku spółki prawa handlowego lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej w przypadku osób fizycznych
• Oświadczenia oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym
• Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji
• Oświadczenia Beneficjenta i RODO
• Oświadczenia BHP
• Ważność oferty minimum: 60 dni
• Potwierdzenie przez Oferenta zapoznania się i akceptacji Kodeksu postępowania dla Dostawców, Polityki antykorupcyjnej oraz Zasad przyjmowania i wręczania upominków w ORLEN Serwis S.A.
• Oświadczenie Oferenta, że nie wszczęto wobec niego postępowania restrukturyzacyjnego, likwidacyjnego lub upadłościowego, ani nie toczy się w stosunku do niego postępowanie egzekucyjne,
• Oświadczenie Oferenta o trwających/toczących się sporach Oferenta z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta o istnieniu lub braku powiązań kapitałowych i osobowych z ORLEN S.A. i/lub Spółkami
• Oświadczenie Oferenta, że pracownicy i członkowie władz, a także wspólnicy/akcjonariusze Oferenta, nie pozostają z innymi podmiotami, co do których posiadają wiedzę, że występują one jako uczestnicy postępowania zakupowego, w stosunku prawnym lub faktycznym, który mógłby wpływać w sposób niekorzystny dla ORLEN S.A. lub spółki z Grupy Kapitałowej ORLEN na wybór danej oferty zgłoszonej w ramach postępowania zakupowego.

8.2. Część handlowa
Zeskanowane dokumenty handlowe oferty należy dołączyć wyłącznie w ofercie handlowej
• Cena netto- Wypełniony załącznik Arkusz do stworzenia oferty 
• Termin płatności

8.3. Część techniczna
Poniższe zeskanowane dokumenty techniczne w tym dane techniczne oferty należy dołączyć jako załączniki
• OFERTA Techniczna
• Termin dostawy/realizacji usługi - podany w dniach roboczych licząc od momentu otrzymania zamówienia
  8.4. Część finansowa                                                           
Zeskanowane dokumenty finansowe należy dołączyć jako załączniki przy poszczególnych pozycjach kryterium „Kryteria Formalne i Ogólne” oraz zgodnie z Załącznikiem nr 10 do Zapytania, stanowiącym wytyczne weryfikacji finansowej oferentów
Uwaga:
- Dokumenty formalne, techniczne i finansowe nie mogą zawierać żadnych elementów handlowych w tym przede wszystkim informacji o wynagrodzeniu.

9. INFORMACJE DODATKOWE
ORLEN Serwis S.A. zastrzega sobie prawo do:
- przeprowadzenia negocjacji (po przeprowadzeniu negocjacji i poddaniu ofert ostatecznej ocenie wg w/w kryteriów za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta najwyżej punktowana).
- dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż z jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej odpowiedzi na zapytanie ofertowe. Z tego tytułu nie przysługuje dostawcą żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odstąpienia od wyboru Dostawcy i od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługuje Dostawcy żadne roszczenie wobec Zamawiającego.
- odrzucenia wydania referencji bez podania przyczyny.

ORLEN Serwis S.A. informuje iż :
- umowa/zamówienie zostanie zawarta/e z chwilą podpisania jej przez ORLEN Serwis S.A. i Dostawcę (dopuszcza się również inny moment zawarcia umowy w zależności od specyfiki przedmiotu zakupu).
- potwierdzenia uzgodnionych warunków umowy mogą ze strony ORLEN Serwis S.A. dokonać jedynie osoby posiadające stosowne pełnomocnictwo.
O wyniku postępowania zakupowego Oferenci zostaną powiadomieni niezwłocznie po rozpatrzeniu ofert poprzez Platformę Connect.
UWAGA! Informujemy, że w Spółce ORLEN Serwis obowiązują i stanowią integralną część zapytania ofertowego:

1) OGÓLNE WARUNKI ZAKUPU TOWARÓW ORAZ ZAKUPU TOWARÓW I ŚWIADCZENIA USŁUG, dostępne pod adresem: https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
2) Kodeks Postępowania dla Dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN, dostępny pod adresem: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow
3) klauzule informacyjne RODO, dostępne pod adresem:
https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty
4) klauzula antykorupcyjna, dostępna pod adresem:
   https://serwis.orlen.pl/pl/o-firmie/nasze-standardy/dokumenty-i-certyfikaty

10. OSOBY DO KONTAKTU
Imię nazwisko osoby prowadzącej postępowanie zakupowe:
p. Magdalena Sinicka-Więcaszek magdalena.sinicka-wiecaszek@orlen.pl

11. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Arkusz do stworzenia oferty
Załącznik nr 2 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Załącznik nr 3 - Wzór umowy
Załącznik nr 4 - Oświadczenie oferenta biorącego udział w postępowaniu zakupowym;
Załącznik nr 5 - Oświadczenie wykonawcy dotyczące tajemnicy informacji;
Załącznik nr 6 - Oświadczenia Beneficjenta Rzeczywistego i RODO;
Załącznik nr 7 - Oświadczenie wykonawcy w zakresie BHP;
Załącznik nr 8 - Instrukcja o ruchu osobowym w ORLEN S.A. oraz Wytyczne Biura ds. Kontroli.;
Załącznik nr 9 - Wymagania ogólne BHP w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 10 - Instrukcja ruchu materiałowego w ORLEN S.A.;
Załącznik nr 11 - Ogólne Warunki Zakupu ORLEN Serwis S.A.
Załącznik nr 12 - Wymagane dokumenty finansowe
Załącznik nr 13 – Wykonywanie prac na terenie bazy lądowej Petrobaltic