Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty zgodnie z niniejszymi warunkami.

1. Przedmiot zapytania

Przedmiotem niniejszego zapytania jest wykonanie i dostawa LAMELLA BOX wg załącznika.

Podstawą dla przygotowania oferty jest dokumentacja oraz standardy techniczne dostępne pod adresem: Standardy techniczne - Grupa LOTOS S.A. https://rafineriagdanska.pl/repository/51364/

Każda umowa zawarta na podstawie niniejszego zapytania będzie określana jako Zamówienie.

2. Terminy realizacji przedmiotu zapytania:

- Oczekiwany termin realizacji:11.2026 (dostawa nie wcześniej niż 01.11.2026 i nie później niż 30.11.2026).W ofercie proszę o podanie terminu dostawy w tygodniach.

Oferty z dłuższym termin realizacji będą rozpatrywane w dalszej kolejności.

- Warunki dostawy: DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zgodnie z Incoterms 2020.

- Ważność oferty: min. 60 dni od dnia złożenia poprawnej oferty.

- Wymagany okres gwarancji: minimum 24 miesiące.

3. Pytania

- pytania merytoryczne

Wszelkie pytania merytoryczne dotyczące specyfikacji technicznej należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.

Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

Kontakt z członkami Komisji poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta.

- pytania techniczne

Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade.

W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34; e-mail:helpdesk@logintrade.net.

4. Składanie ofert

Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade.

Prosimy o przedstawienie ofert w dwóch załącznikach pdf - handlowej i technicznej (bez cen), zgodnie z dokumentem Załącznik dla dostawcy_attachment_for_supplier.

Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.

Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

- Część merytoryczna (techniczna) zawiera:

- Informacje techniczne wymagane w zapytaniu ofertowym z wyłączeniem ceny, ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia,

- oświadczenie, że zaproponowane rozwiązanie spełnia wymagania Zamawiającego zawarte w Standardach Technicznych. Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia.

- Część handlowa zawiera:

- Cenę za przedmiot zapytania

- Wskazany termin dostawy (podany w tygodniach),

- Wypełnione i podpisane załączniki nr 2,3,4 do niniejszegozapytania, które nie podlegają modyfikacji i winny być podpisane przez osoby upoważnione do reprezentowania Oferenta. Ich brak może skutkować odrzuceniem oferty.

W dalszym toku postępowania Oferent może zostać poproszony o dostarczenie dokumentów formalnych tj.:

- dokumentu rejestrowego,

- zaświadczenia o nadaniu NIP,

- zaświadczenia o nadaniu REGON,

- pełnomocnictwa do złożenia oferty,

- w przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji podatkowej,

- w przypadku podmiotów krajowych – zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy),

- w przypadku podmiotów krajowych – zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu - Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,

- zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,

- sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy, deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta.

5. Zastrzeżenia zamawiającego

- Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.

- Nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty.

- Zamawiający zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym Zamawiający zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów.

- Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji oraz aukcji elektronicznej nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia zapytania w rozumieniu kodeksu cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.

- Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania wystawienia zamówienia. -

- Po złożeniu Ofertnastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego.

- Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

- Zamawiający odrzuci oferty zawierające zbyt niską cenę, zgodnie z informacjami załączonymi do Zapytania Ofertowego.

- Każda umowa zawarta na podstawie PWK w ramach tego zapytania nazywana będzie Zamówieniem.

- Płatności będą realizowane przelewem bankowym z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności w terminie 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego faktury z zastrzeżeniem innych postanowień Zamówienia, na podany numer rachunku bankowego Dostawcy.
- Podatek VAT będzie płacony jedynie w walucie polskiej na rachunek bankowy prowadzony zgodnie z polskim prawem bankowym. Wystawca faktury zobowiązuje się podać taki nr rachunku bankowego na każdej fakturze.

- Dostawca oświadcza, że podany numer rachunku bankowego jest zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy o VAT, jest aktualny, a w przypadku zmiany numeru rachunku bankowego, na który ma być dokonana płatność, Dostawca niezwłocznie (jednak nie później niż w terminie 1 dnia od dnia zaistnienia takiej zmiany) poinformuje Zamawiającego o tym fakcie w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

6. Ogólne Warunki Zakupu

Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia Rafineria Gdańska Sp. z o.o. dostępne pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/repository/56542/ 

Wszelkie uwagi do OWZ Rafineria Gdańska Sp. zo.o. powinny być zgłaszane w terminie zadawania pytań. Po tym terminie jakiekolwiek uwagi nie będą rozpatrywane.

Standardy CSR dostępne pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

7. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

8. W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:

· Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

· Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),

· Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz

· Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafineria Gdańska Sp. z o.o. Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).

Prosimy pod rygorem nieważności złożonej oferty załączenie podpisanego oświadczenia z załącznika nr 5.

Załączniki:

- Załącznik nr 1 - dokumentacja

- Załącznik nr 2 - formularz ofertowy

- Załącznik nr 3 – oświadczenie

- Załącznik nr 4 – oświadczenie sankcyjne

- Załącznik nr 5 - mechanizm rażąco niskiej ceny

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. invites you to submit a tender in accordance with the following conditions.

1. Subject matter of the request

The subject matter of this RFQ is execution and delivery of the LAMELLA BOX as per appendices to this request.

The basis for the preparation of the tender is contained in the specification and the Technical Standards of Grupa LOTOS S.A., available atStandardy techniczne - Grupa LOTOS S.A. https://rafineriagdanska.pl/repository/51364/

Any contract entered into under this RFQ will be referred to as an Order

2. Dates of delivery of the subject matter:

Expected delivery date: 11.2025 (delivery no earlier than 01.11.2026 and no later than 30.11.2026)

Terms of delivery: DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o. acc. to Incoterms 2020.

Tender validity: required period of validity of the tender: min. 60 days from the date of the tender.

Required guarantee period: 24 months

3. Questions

- Substantive questions

Any substantive questions regarding the technical specifications should be asked using the Logintrade purchasing platform.

Questions and requests received after the date and time above indicated will not be considered.

Contact with members of the Commission outside the prescribed manner may result in the exclusion of the supplier from this selection procedure.

- Technical questions

Technical questions related to the operation of the Logintrade platform.

In case of any questions regarding the operation of the Logintrade platform, please contact its operator directly at +48 71 787 35 34; e-mail:helpdesk@logintrade.net.

4. Submission of tenders

Tenderers may submit tenders only via the Logintrade Procurement Platform.

Please submit tenders in two pdf attachments - a commercial offer and a technical (with no prices) offer, according to the document Attachment for supplier_attachment_for_supplier.

The tender should be drawn up in Polish or English.

The Tenderer is obliged to familiarise itself with the information included in the RFQ and documents attached to it and prepare the Tender on their basis.

- The substantive (technical) part should include:

o the technical information requested in the request for quotation, except for the price; any deviation from the above-mentioned requirements must be clearly listed, along with their justification,

o a statement that the proposed solution meets the requirements of the Contracting Authority contained in Grupa LOTOS S.A. Technical Standards; and that all materials and/or equipment will be purchased from qualified manufacturers as listed in Appendix no. 4. Any deviations from the above requirements must be clearly listed, along with their justification,

o the documentation required in Appendix no. 2.

- The commercial part should include:

o The price for the subject matter of the request for quotations.

o If the value of remuneration for the transfer of proprietary copyrights and derivative rights to the documentation exceeds the net amount of PLN 10,000, the Tenderer is obliged to specify in the tender the amount of remuneration for the transfer of these rights.

o Completed and signed Appendices 1, 2, 5to this RFQ.

Appendices no. 3,4,5 are not subject to modification and should be signed by a person authorised to represent the Tenderer. Their absence may result in the rejection of the tender.

o Indication of the delivery date.

In the further course of the proceedings, the Bidder may be asked to provide formal documents, such as:

The Tenderer shall provide scans of the following documents along with the tender:

- corporate identity document,

- a certificate of Tax ID (NIP),

- a certificate of Enterprise ID (REGON),

- authorisation to submit the tender,

- in the case of foreign entities – a certificate of tax residency.

- in the case of domestic entities – a certificate of no arrears in taxes no older than 3 months (issued by a Tax Office),

- in the case of domestic entities – certificates of no arrears in payment of contributions from the Social Insurance Institution (ZUS) no older than 3 months,

- -a permit/licence or a statement stating that the business activity conducted does not require a permit/licence,

- a financial statement for the last financial year; CIT-8, PIT-B declaration or other document presenting the financial situation of the contractor

5. Contracting Authority’s reservations

- Rafineria Gdańska Sp. z o.o. reserves the right to accept/reject the tender in its entirety or in part.

- No costs associated with the preparation or delivery of the Tender shall be reimbursed.

- The Contracting Authority reserves the right to make changes to the Request for Quotations until the deadline for submission of Tenders, of which the Ordering Party shall notify all Tenderers.

- The Contracting Authority reserves the right to accept the entire or any part of the Tender.

- Selection of a tenderer/tenderers for further negotiations and electronic auction does not constitute acceptance of the tender nor award of the RFQ within the meaning of the Civil Code.

- Rafineria Gdańska Sp. z o.o. reserves the right to cancel the contractor selection procedure, close the process without choosing a contractor and to negotiate with the selected tenderer or tenderers at the moment of signing the order issuance. Selection of a tenderer/tenderers for further negotiations does not constitute acceptance of the tender nor award of the contract within the meaning of the Civil Code. In such a case, Tenderers will not entitled to any financial claims against the Contracting Authority.

- The Contracting Authority reserves the right to close the contractor selection procedure without selecting any of the Tenders.

- The submission of the Tenders shall be followed by their evaluation according to the established criteria of the Contracting Authority.

- Upon completion of the contractor selection procedure, information on the outcome will be sent to participating tenderers.

- All information presented in this document is intended solely for the purpose of preparing the Tender and should not be used in any other way nor for any other purpose.

- Payments shall be made by a bank transfer, using the split payment mechanism, within 30 days from the date of receipt by the Contracting Authority of the invoice, subject to other provisions of the Order, to the Supplier's specified bank account number.
VAT will only be paid in Polish currency to a bank account kept in accordance with the Polish banking law. The invoice issuer undertakes to indicate the above bank account number on each invoice.

- The Supplier declares that the indicated bank account number:

· is included in the list referred to in Article 96b of the VAT Act,

· is valid, and in case of a change in the number of the bank account to which the payment is to be made, the Supplier shall immediately (but no later than within 1 day from the date of such a change) notify the Contracting Authority about the fact, while the notification shall be null and void unless made in writing.

6. General Terms and Conditions of Purchase

The General Terms and Conditions of Purchase Orders (GTC) of Rafineria Gdańska Sp. z o.o. shall apply to orders and are available under the link below:https://rafineriagdanska.pl/repository/56541/

Any comments to the GTC of Rafineria Gdańska Sp. z o.o. should be submitted before the deadline for questions. After the deadline, any comments will not be considered.

CSR Standardsare available under the link below:https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

7. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informs that on its premises regulations and provisions apply, which concern, among others, health and safety, fire safety and systems of passes. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. declares that costs related to preparation and submission of the tender will not be refunded and that tenders submitted will not be returned to tenderers. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. reserves the right to carry out any research aimed at verifying certificates, documents and information submitted as well as to clarify financial and technical aspects of the tenders ubmitted.

8. In relation to the prohibitions specified in particular

· Council Regulation of the Council (EU) no. 833/2014 of 31 July 2014 r. concerning restrictive measures in view of Russia’s actions destabilising the situation in Ukraine (OJ EU L No. 229, p. 1, as amended),

· Council Regulation of the Council (EC) no. 765/2006 of 18 May 2006 on the limiting measures in view of the situation in Belarus and the participation of Belarus in the aggression of Russia against Ukraine (OJ EU L No. 134, p. 1, as amended),

· Council Regulation (EU) 2022/263 of 23 February 2022 concerning restrictive measures in response to the recognition of the non-government controlled areas of the Donetsk and Luhansk oblasts of Ukraine and the ordering of Russian armed forces into those areas (Official Journal of the EU. L.2022.42l, p. 77, as amended),

· Council Regulation (EU) No 692/2014 of 23 June 2014, concerning restrictions on the import into the Union of goods originating in Crimea or Sevastopol, in response to the illegal annexation of Crimea and Sevastopol (Oficcial Journal of the EU. L. No 183, p. 9, as amended,

The potential vendors by joining the procurement procedure and submitting an offer in response to this request for quotion, declares that the goods/products (including goods/products provided as part of provided services) that would be purchased by Rafineria Gdańska Sp. z o.o. as a result of the implementation of the submitted offer, will not originate or have not been removed from Russia or Belarus or the Luhansk or Donetsk regions (territories of Ukraine).

Under pain of being declared null and void, please enclose the signed statement from the attachment.

Appendices:

- Appendix No. 1 - Specification

- Appendix No. 2 - Tender form

- Appendix No. 3 - Statement

- Appendix No. 4 - Declaration to Sanction Clauses

- Appendix No. 5 - Abnormally low price