Szanowni Państwo,

w załączeniu przesyłamy Zapytanie o Informacje nr ZU/319/2025/DW – „Zakup i wdrożenie oprogramowania do harmonogramowania produkcji rafineryjnej wraz ze wsparciem”.
Zapytanie o Informacje jest przygotowane w dwóch wersjach językowych. W przypadku rozbieżności pomiędzy angielską a polską wersją językową Zapytania i jego Załączników, polska wersja jest nadrzędna. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim.

Rafineria Gdańska zamierza przeprowadzić proces w trzech etapach:
ETAP I:
Zebranie informacji o zainteresowaniu oraz wyłonienie wybranych firm do Etapu II, które spełniają wymagania formalne i merytoryczne.
ETAP II:
Przeprowadzenie spotkań z firmami wybranymi w Etapie I.
Zamawiający w trackie spotkań zamierza zapoznać się z ofertą merytoryczną kontrahenta.
Spotkania będą się odbywać w formie on-line o ile strony nie uzgodnią obustronnie stacjonarnych spotkań w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku. (w takim przypadku koszt przyjazdu, prezentacji i spotkań ponosi wyłącznie oferent. Rafineria Gdańska nie będzie zobowiązana do pokrycia/ zwrotu kosztów z tego tytułu w jakimkolwiek zakresie).
ETAP III:
W wyniku przeprowadzonych w/w etapów Rafineria Gdańska zamierza wyłonić wybrane firmy do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe. Takie zapytanie ofertowe prowadzone byłoby w ramach odrębnego postępowania zakupowego.

Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:
A. Na pytania dotyczące Zapytania o Informacje odpowiedzi udziela Przewodnicząca.
B. Pytania można składać nie później niż do dnia 10.10.2025r. do godz. 23:00
C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim zainteresowanym.
D. Jeżeli Zainteresowany chce mieć możliwość złożenia i otrzymania pytań merytorycznych – zobowiązany jest do złożenia oświadczenia o ochronie informacji, zgodnej z wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania.
Opis sposobu przygotowania Informacji o zainteresowaniu:
A. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu o Informacje i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Informację o zainteresowaniu.
B. Zainteresowanych oferentów prosimy o złożenie Informacji o zainteresowaniu do 17.10.2025r. do godz. 23:00.

Z poważaniem,
Przewodnicząca
Dominika Wasielewska


Dear Sirs,
please find attached our Request for Information no. ZU/319/2025/DW „Purchase and implementation of refinery production scheduling software including support.”
The request for Information is prepared in two language versions. In the event of discrepancies between the English and Polish language versions of the Query and its Attachments, the Polish version shall prevail. The offer should be made in Polish or English.
The Gdańsk Refinery intends to carry out the process in three stages:
STAGE I:
Collecting information about interest and selecting companies for Stage II that meet the formal and substantive requirements.
STAGE II:
Conducting meetings with the companies selected in Stage I.
During the meetings, the Ordering Party intends to familiarize itself with the contractor's substantive offer.
The meetings will be held online, unless the parties mutually agree on stationary meetings at the Ordering Party's headquarters in Gdańsk. (In this case, the cost of arrival, presentations and meetings is borne solely by the bidder. The Gdańsk Refinery will not be obliged to cover/reimburse the costs in this respect to any extent).
STAGE III:
As a result of the above-mentioned stages, the Gdańsk Refinery intends to select companies to which the request for proposal will be addressed. Such a request for proposal would be conducted as part of a separate procurement procedure.
Questions and answers information:
A. Questions concerning the Request for Information shall be answered by the Chairperson.
B. Questions can be submitted no later than 10th of November 2025 at 23:00
C. Answers to questions received within the above deadline will be provided to all interested parties.
D. If the Interested Party wants to be able to submit and receive substantive questions – they are obliged to submit a statement on the protection of information, in accordance with the template constituting Appendix No. 2 to the Inquiry.
Description of how to prepare the Information of Interest:
A. Bidders are obliged to carefully read the information contained in the Request for Information and the documents attached thereto and prepare the Information of Interest on their basis.
B. Interested bidders are asked to submit the Information of Interest to 17th of November 2025, until 23:00 a.m.

Sincerely,
Chairwoman
Dominika Wasielewska