Wizja lokalna może odbyć się w terminie do 12.09.2025r. w godz. 09:00-14:00. Termin wizji zostanie uzgodniony i wskazanym przez Komisję Wyboru Kontrahenta i przekazana bezpośrednio zakwalifikowanym w I etapie Oferentom.


Termin realizacji usług:
Rozpoczęcie: niezwłocznie od podpisaniu Umowy, nie później niż 7 dni po jej podpisaniu
Planowany okres realizacji Umowy–trzy lata od rozpoczęcia realizacji Prac 

Lokalizacja realizacji prac
Zadania realizowane w formule hybrydowej przy założeniu minimalnego fizycznego pojawienia się przed przedstawicieli Wykonawcy minimum 1 (jeden) raz w tygodniu w Rafinerii Gdańskiej i maksymalnie 5 (pięciu) dni.
2.WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:
A.CZĘŚĆ HANDLOWA:
I.WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
B.CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:
I.DOKUMENTY PODSTAWOWE:
a)WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
b)Wykaz wykonanych w ostatnich 5 latach Prac zgodnych z przedmiotem Zapytania Ofertowego wraz z podaniem ich wartości i referencjami/protokołami odbioru potwierdzającymi doświadczenie Oferenta w wykonywaniu Prac zgodnych z przedmiotem zapytania ofertowego, tj. Prowadzenie minimum 2 inwestycji (z branży rafineryjnej lub chemicznej lub petrochemicznej, bądź w branżach pokrewnych, takich jak przemysł energetyczny czy inżynieria procesowa lub pokrewnej) o wartości nie mniejszej niż 2 miliony PLN (CAPEX), 
c)Oświadczenie Wykonawcy, iż dedykowani PM do realizacji przedmiotowego Zapytania będą posiadali doświadczenie, w realizacji Prac zgodnych z przedmiotem Zapytania Ofertowego
d)CV ze wskazaniem zrealizowanych projektów (ich fazy realizacji za które odpowiadali) i dokumenty poświadczające doświadczenie dedykowanych zasobów – oddzielnie dla każdej części, 
e)Zamawiający informuje, iż dedykowani PM muszą spełniać poniższe wymagania:
a.Wykształcenie wyższe techniczne dokumenty potwierdzające do wglądu Zamawiającego na żądanie)
b.minimum 3 lata doświadczenia zawodowego w realizacji projektów, szczególnie w branży oil&gas, lub chemicznej, petrochemicznej, bądź w branżach pokrewnych, takich jak przemysł energetyczny czy inżynieria procesowa.
c.Dodatkowym atutem będzie odbycie specjalistycznych szkoleń zarządzania projektami np. PMI (Project Management Institute), Prince2 lub innego równoważnego. Pod pojęciem równoważności Zamawiający rozumie szkolenie obejmujące: zarządzanie projektem, Zarządzanie kosztami w projekcie, zarządzanie ryzykiem w projekcie, zarządzanie harmonogramem w projekcie, zarządzanie zasobami w projekcie, zarządzanie jakością w projekcie (dokumenty potwierdzające do wglądu Zamawiającego na żądanie)
d.Zdolności organizacyjne i zarządcze (zarządzenia grupami powyżej 30 osób).
e.Umiejętność tworzenia harmonogramów, alokowania zasobów oraz zarządzania ryzykiem, by zapewnić efektywność realizacji zadań.
f.Umiejętności działania pod presją czasu oraz szybkiego podejmowania decyzji.
g.Odpowiedzialność, sumienność oraz odporność na stres.
h.Język angielski w stopniu zaawansowanym B2/C1.

II.OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:
a)Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne.
b)Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Oświadczenie Sankcyjne .
c)Oświadczenie o akceptacji załączonych Istotnych Postanowień Umowy- stanowiących Załącznik nr 7
d)Ankietę przetwarzania danych osobowych zgodnie z Załącznikiem nr 9 Oferenta o ochronie informacji
e)pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.
f)Umowę konsorcjum wraz z pełnomocnictwem dla lidera konsorcjum do złożenia oferty, w przypadku przystępowania Oferentów do zapytania ofertowego w ramach konsorcjum.
Ponadto, na prośbę Zamawiającego, Oferent zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć następujące dokumenty:
a)aktualny, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/)
w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.
b)aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające,
że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
c)aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
d)Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
e)Zezwolenia/koncesje dla prowadzonej działalności lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania zezwoleń/koncesji.

UWAGA:
1.W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność
z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
2.Brak jakichkolwiek dokumentów wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.
3.KRYTERIA OCENY OFERT:
1.Doświadczenie Wykonawcy i doświadczenie dedykowanych zasobów
2.Ceny ofertowe

3.ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:
Zamawiający informuje, że:
§nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
§nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
§jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
§zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji/wypowiedzenia usług w całości lub w danym zakresie na warunkach wynikających z przyszłej umowy;
§zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);
§zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
§zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
§zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
§zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
§po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;
§wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
§niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
§zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;
§ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
§odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,
§wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresem https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ 
§Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;
§Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.
4.INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A.Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący komisji wyboru kontrahenta / prowadzący postępowanie zakupowe tylko na Platformie Zakupowej.
B.Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 10.09.2025. r. do godz. 10.00
C.Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D.Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.
5.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A.Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B.Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do. 17.09.2025r., do godz.10.00
C.Oferta powinna być:
a)sporządzona w języku polskim;
b)podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c)złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/234/202025./PB.” z podziałem na:
·ofertę handlową,
·ofertę merytoryczną.

Z poważaniem,


Załączniki:
- Załącznik nr 1 – Ogólny opis zapytania ofertowego, obszary
- Załącznik nr 2 – Formularz Ofertowy – Merytoryczny,
- Załącznik nr 3 – Formularz Ofertowy – Handlowy,
- Załącznik nr 4 - Klauzule sankcyjne
- Załącznik nr 5 - Oświadczenie sankcyjne
- Załącznik nr 6 - Informator - Rażąco niska cena
- Załącznik nr 7 - Istotne postanowienia Umowy
- Załącznik nr 8 – Oświadczenie oferenta o ochronie informacji
- Załącznik Nr 9- Ankieta przetwarzania danych osobowych (1)
- Załącznik nr 10 – Umowa przetwarzania danych osobowych
Uwaga (1] Jeśli Oferent, któremu Zamawiający zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia wystarczających gwarancji, że wdrożone przez Oferenta środki techniczne i organizacyjne odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania, wówczas Oferta takiego Oferenta może zostać odrzucona


* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.