Zamawiający zastrzega sobie możliwość całkowitego odrzucenia realizacji dostawy urządzeń i towarów w OPCJI I, II i III wyszczególnionych w załączniku Nr 1.

Po zakończonym postępowaniu zakupowym Oferenci zostaną zaproszeni do dogrywki w formie negocjacji.

I. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU I SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ:
Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami w toku postępowania przetargowego jest Karolina Metza, email: karolina.metza@lotosstraz.pl. 
Informacje będą udzielane w dni robocze, w godzinach 8ºº - 14ºº za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE w terminie wskazanym na platformie zakupowej.

II. TERMIN REALIZACJI
Termin realizacji przedmiotu zapytania ofertowego: do 31.12.2025 r.

III. Harmonogram postępowania:

• Do 12.09.2025 godz. 12:00 - termin zadawania pytań. Zapytania należy kierować tylko za pomocą platformy zakupowej. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie posiadają gwarancji odpowiedzi oraz uwzględnienia w postępowaniu.
• Do 15.09.2025 godz. 15:00 - przesłanie odpowiedzi na zadane pytania. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE.
• Do 17.09.2025 godz. 12:00 – termin składania ofert. W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o przesłanie oferty jedynie poprzez platformę zakupową LOGINTRADE, oferty przesłane emailem nie będą akceptowane.
• Po 17.09.2025 – odbędą się negocjacje

IV. Warunki udziału w postępowaniu:
1. przysłanie aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/) w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.
2. przysłanie aktualnego zaświadczenia właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
3. przysłanie aktualnego zaświadczenia właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
4. załączenie sprawozdania finansowego za rok 2023-2024 oraz I i II kwartał 2025 r.
Niespełnienie ww. warunku udziału w postępowaniu stanowi podstawę do wykluczenia Oferenta i odrzucenia jego oferty.
Oferent składający ofertę zobowiązany jest posiadać potencjał, kompetencje oraz doświadczenie w realizacji usług związanych z przedmiotem zapytania.
W przypadku działania Oferenta przez pełnomocników, należy dołączyć do Oferty skan pełnomocnictwa.

V. Kryteria wyboru:
• Cena,
• Kompleksowość (parametry techniczne).

VI. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach:
I część – z merytoryczną zawartością oferty tj.:
• załączyć stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Wykonawcy w ramach prowadzonego postępowania,
• uzupełnić załącznik nr 3, zawierający wszystkie dokumenty, w tym w szczególności instrukcja obsługi urządzeń oraz wszelkie inne dokumenty, także niewymienione w ofercie, a niezbędne do prawidłowego użytkowania i eksploatacji Przedmiotu Umowy,
• załączyć specyfikację wszystkich urządzeń i towarów wraz z wymaganymi certyfikacjami, (jeśli dotyczy- certyfikat).
• załączyć wszystkie wymagane dokumenty z pkt. IV.
II część – warunki handlowe należy załączyć:
• uzupełnić pozycję na platformie zakupowej Logintrade. Wprowadzając cenę należy uwzględnić wszystkie koszty związane z realizacją usług, w tym: koszty dostawy, szkolenia, wydanie stosownych certyfikatów. itp.
• uzupełnić formularz ofertowy- cz. handlową, którego wzór stanowi załącznik nr 2, podpisane zgodnie z umocowaniem lub dołączone Pełnomocnictwo.

UWAGA: 

- możliwość złożenia oferty częściowej.

LOTOS Straż Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty. LOTOS Straż Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego. LOTOS Straż Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów. LOTOS Straż Sp. z o.o.. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części. 

Z poważaniem,

Karolina Metza