Gdańsk, dnia 02.09.2025r.
ZAPYTANIE OFERTOWE RFI


Szanowni Państwo,


Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w zapytaniu o informację RFI pn.:


„Budowa instalacji do produkcji wodoru – HUB Szczecin”


UWAGA! Zamawiający dopuszcza składanie przez Oferentów ofert częściowych, tj. wybór branż/zakresów takich jakimi jest zainteresowany.

ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego:

A. Niniejsze zapytanie jest zaproszeniem do składania Ofert wstępnych (technicznych i budżetowych) w etapie prekwalifikacji do udziału przez Zamawiającego w postępowaniu na budowę instalacji do produkcji wodoru – HUB Szczecin oraz wymaganej infrastruktury w formule EPC.

ORLEN Serwis S.A. informuje, że uczestniczy w postępowaniu przetargowym (PKN/2/004174/24) pn. „Budowa instalacji do produkcji wodoru – HUB Szczecin” prowadzonym przez ORLEN S.A. (Inwestor). Wobec powyższego celem niniejszego zapytania jest wybór potencjalnych Podwykonawców dla ORLEN Serwis S.A. dla poszczególnych zakresów/branż.

Wynikiem niniejszego Zapytania będzie stworzenie zamkniętej listy Oferentów, do których będą wysyłane zaproszenia do składania ostatecznych Ofert handlowych na zakres przewidziany niniejszym zapytaniem.

B. Przedmiotem niniejszego zapytania o informację (RFI) jest:

Wykonanie, w formule EPC, robót dotyczących budowy instalacji do produkcji wodoru w Szczecinie w ramach  zadania inwestycyjnego pn. „Hub Szczecin – produkcja wodoru w ramach projektu Clean Cities III”.

Zakres rzeczowy prac obejmuje: budowę infrastruktury wytwarzania wodoru z OZE (dalej: „HUB Szczecin”) wraz z elektrolizerem zasilanym energią z OZE, wraz z magazynami oraz infrastrukturą do załadunku – o mocy ok. 5 MW i wydajności na poziomie co najmniej 85 kgH2/h (wydajność nominalna – wyspa elektrolizera ≥ 980 Nm3/h).


Podział zakresów objętych niniejszym zapytaniem o informację RFI:

B.1. Prace projektowe:

• Opracowanie dokumentacji projektowej (w tym również powykonawczej) dla przedmiotowej inwestycji wraz z towarzyszącą infrastrukturą.
• Opracowanie wszelkich dokumentów niezbędnych do uzyskania Pozwolenia na Budowę.
• Pozyskanie wszelkich decyzji formalno-prawnych w tym:
- zmiany decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach (jeżeli będzie wymagane),
- pozwolenie wodnoprawne dla odprowadzenia ścieków technologicznych do kanalizacji miejskiej (jeżeli będzie wymagane),
- pozyskanie decyzji o wycince drzew oraz spełnienie jej wymagań.
• Opracowanie wymaganej dokumentacji i przeprowadzenie oceny zgodności, certyfikacji CE zespołu urządzeń HUB-u wodorowego w UDT-CERT.
• Udział w certyfikacji hubu / jej dopuszczeniu do eksploatacji przez Urząd Dozoru Technicznego oraz inne organy państwowe, obejmujący obecność Wykonawcy i przedstawicieli dostawców urządzeń na obiekcie (w tym programistów odpowiedzialnych za systemy sterowania procesowego oraz systemy bezpieczeństwa) w momencie przeprowadzania przez inspektorów tych organów prób funkcjonalnych,
• Opracowanie dokumentacji wykonawczej ( z wyłączeniem Systemu Samer@TAS) wielobranżowej z uwzględnieniem nadzoru autorskiego i uzgodnień z UDT, GUM, etc., dla branż przywołanych w punkcie B.2..
• Opracowanie dokumentacji powykonawczej ( z wyłączeniem Systemu Samer@TAS) i odbiorowej oraz jej uzgodnienie z ORLEN S.A., opracowanie dokumentacji rejestracyjnej lub jej aktualizacji wraz z przekazaniem certyfikatów i atestów, opracowanie instrukcji, opracowanie dokumentacji po montażu (red copy), dokumentacji jakościowej oraz powykonawczego operatu geodezyjnego.
Dokumentację RED COPY należy opracować na ostatniej rewizji projektu wykonawczego zaznaczając na rysunkach wszelkie zmiany powstałe w trakcie budowy kolorem czerwonym.
Wykonawca zobowiązany jest do dostarczenia Zamawiającemu dokumentacji powykonawczej w:
- 3 egzemplarze w wersji papierowej
- 3 egzemplarze w wersji elektronicznej nagrane na płytę CD.
Dokumenty załączone do dokumentacji projektowej i powykonawczej, które nie są oryginałami należy podstemplować pieczątką „za zgodność z oryginałem” wraz z podpisem Kierownika Budowy lub Kierownika Robót.
• Badania saperskie - zbadania gruntu pod kątem możliwości występowania niewybuchów.

B.2. Wykonawstwo wielobranżowe (z uwzględnieniem dostaw materiałów i urządzeń).

Realizacja prac budowlano - montażowych w zakresie zabudowy Hub-u wodorowego w Szczecinie, wraz z uruchomieniem we wszystkich branżach, zgodnie z KPP i załącznikami do zapytania nr 1a, 1b oraz 1c (w dokumentacji Inwestora odpowiednio 6a, 6b oraz 6c), w tym m.in.:
- branża mechaniczna i orurowania:





- branża teletechniczna:


- branża elektryczna:


- branża automatyki:


- branża konstrukcyjno-budowlana:


- branża instalacyjna:





- System SAMER@TAS:


Należy wyróżnić dla powyższych branż wiodące dostawy, które zostały przywołane w punkcie I.3. Dostawy w Załączniku nr 1a.


B.3. Dostawy.

Niezależnie od dostaw materiałów i urządzeń w ramach wykonawstwa wielobranżowego, należy przeprowadzić dostawy kluczowych urządzeń z ich prefabrykacją/instalacją w miejscu Inwestycji. Możemy wyróżnić przede wszystkim:

• Dostawę panelu/li napełniania, stanowisk/a nalewu wodoru do bateriowozu, oraz przynależnych rurociągów zasilających, produktowych i układów zrzutowych.
• Dostawę aparatów i urządzeń HUB-u, w tym m.in.: układy oczyszczania wody, elektrolizer w technologii PEM, stacja sprężania wodoru, magazyn wodoru, stacja ładowania pojazdów FCEV, punkty poboru próbek, analizatory online m.in. wodoru, układów chłodniczych i inne. UWAGA! Inwestor ORLEN S.A. zastrzega, że dostawa elektrolizera z zespołem urządzeń niezbędnym do jego pracy może zostać wyłączona z postępowania i zrealizowana jako dostawa inwestorska.


W celu otrzymania dodatkowej dokumentacji należy przesłać poprzez Platformę LOGINTRADE podpisane elektronicznie, zgodnie z reprezentacją firmy oświadczenie o zobowiązaniu zachowania poufności (Załącznik nr 3 do Zapytania). Oświadczenie podpisane odręcznie należy dostarczyć w dwóch kopiach do siedziby ORLEN Serwis S.A. Oddział w Gdańsku.


UWAGA! Zamawiający dopuszcza składanie przez Oferentów ofert częściowych, tj. wybór branż/zakresów takich jakimi jest zainteresowany.




II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa oferenta- ważność oferty 120 dni
• Referencje – Przedstawienie referencji własnych (lub protokołów odbioru robót bez usterek limitujących) z ostatnich 10 lat, z realizacji minimum 3 inwestycji o podobnym zakresie rzeczowym dla przemysłu rafineryjnego, petrochemicznego, energetycznego lub chemicznego, a w przypadku prac prowadzonych dla Grupy Kapitałowej ORLEN przedstawienie protokołów z odbioru robót (bez uwag) dla w/w ilości prac.
• Referencje dla Dostawcy elektrolizera – Dokumenty potwierdzające, że Dostawca elektrolizerów w zrealizowanych w ostatnich 10 latach dokonał dostaw elektrolizerów o łącznej mocy co najmniej 1 MW i parametrach wytwarzania wodoru jakości automotive - co najmniej 3 potwierdzone realizacje dostaw (przez potwierdzone realizacje rozumie się: referencje, protokoły odbioru, protokoły przekazania do użytkowania lub inne dokumenty potwierdzające właściwą realizację zadania).
• Oferty budżetowej – złożenie wypełnionego i podpisanego zgodnie z reprezentacją Załącznika nr 2 (w zależności od wybranych przez Oferenta branż/zakresów).
• Dokumenty finansowe – Sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe i dostępne kwartały za rok bieżący (jeżeli są wymagane),lub deklaracje CIT-8, lub PIT-B lub inne dokumenty przedstawiające sytuację finansową kontrahenta – każdy z nich za ostanie 3 lata obrotowe.
• Polisy Odpowiedzialności Cywilnej (OC) w wysokości adekwatnej do planowanych prac.
• Harmonogramu ramowego realizacji w tym miejscu prosimy o przedstawienie ramowego harmonogramu realizacji, zgodnego z określonymi w Zapytaniu terminami realizacji i założeniami dokumentacji technicznej, w układzie jak niżej, w miesiącach od momentu podpisania umowy.
• Listy Podwykonawców (jeżeli Oferent będzie z nich korzystał) uwzględniającej zakres prac i udziału procentowego jaki zostanie im powierzony wraz z referencjami przywołanymi powyżej.
• Dokumenty finansowe (właściwe dla prowadzonej działalności) zgodnie z załącznikiem do niniejszego zapytania
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
•  Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
• Oświadczenie o braku przeciwskazań do realizacji prac na terenie Rafinerii Gdańskiej, Orlenu spółek wchodzących w skald Grupy ORLEN.



UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) Informujemy, iż uwagi do projektu umowy należy zgłaszać w trybie zadawania pytań za pośrednictwem platformy LOGINTRADE. Po upływie terminu składania ofert wzór umowy nie podlega negocjacjom, a jednym z warunków formalnych przyjęcia oferty jest złożenie przez Oferenta oświadczenia o akceptacji wzoru umowy, stanowiącego Załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
c) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
d) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
f) jeśli strony nie dojdą do porozumienia co do wszystkich postanowień przyszłej umowy i umowa nie zostanie zawarta, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
g) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
h) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
i) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie, w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
j) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert, a Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
k) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
l) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
m) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
n) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Instrukcji Zakupowej w ORLEN Serwis Spółka Akcyjna dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
o) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów ORLEN Serwis S.A. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku);
q) Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.



4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 15.09.2025r. do godz. 12:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.

5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 17.09. 2025 r. do godz. 12:00. Oferty wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej


6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych ORLEN Serwis S.A. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest ORLEN Serwis S.A. z siedzibą: ul. Chemików 7 09-411 Płock.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: daneosobowe.serwis@orlen.pl lub pisemnie na adres ORLEN Serwis S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Serwis S.A. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes ORLEN Serwis S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ORLEN Serwis S.A. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ORLEN Serwis S.A.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy ORLEN Serwis S.A. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN:
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentami: ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz „Polityka ochrony praw człowieka w Grupie Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/zrownowazony-rozwoj/polityka-ochrony-praw-czlowieka).Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców ze ww. dokumentami.

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN standardy dotyczące polityki antykorupcyjnej, zasad przyjmowania upominków, zgłaszania nieprawidłowości oraz zarządzania konfliktem interesów (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/nasze-standardy/standardy-antykorupcyjne). Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.


Załączniki:*

Nr 1a – Zakres techniczny
Nr 1b – KPP i schematy
Nr 1c – Parametry gwarantowane
Nr 2 – Tabela cenowa
Nr 3 – Oświadczenie o zachowaniu poufności NDA
Nr 4 – Standardy Techniczne Inwestora



*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.