Gdańsk, dnia 18.08.2025r.
ZAPYTANIE OFERTOWE NR OS/035/25/GZ


Szanowni Państwo,


Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Wynajem sprzętu transportowego na potrzeby ORLEN Serwis do realizacji prac podczas PR 2026”


Uwaga: Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych tj.
- na każdy sprzęt osobno
Zamawiający zastrzega sobie prawo do częściowego wyboru oferty
Zamawiający dopuszcza wybór więcej niż jednego Wykonawcy do realizacji zadania.


ORLEN Serwis Oddział w Gdańsku zastrzega sobie możliwość wykonania audytu u Oferenta, którego oferta zostanie wybrana w przedmiotowym postępowaniu oraz odsunięcia od prac realizowanych w trakcie trwania umowy pracowników nie posiadających wymaganych kwalifikacji podczas praktycznej weryfikacji umiejętności.



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Przedmiotem Zapytania Ofertowego jest Wynajem sprzętu transportowego na potrzeby ORLEN Serwis do realizacji prac podczas PR 2026

2. Specyfikacja zakresu prac :

Ofertę proszę oprzeć na następujących założeniach:
• Dostępność sprzętu w planowanym terminie
• Praca kierowców od 8 do 12 godzin dziennie
• Możliwa sporadyczna praca w systemie 24h/dobę
• Szczegółowy harmonogram pracy poszczególnych sprzętów zostanie przesłany na 2 tygodnie przed rozpoczęciem remontu.
Uwaga:
Ze względu na specyfikę przewidzianych do transportu elementów technologicznych niezbędne jest odpowiednie zabezpieczenie środków transportu przed zanieczyszczeniami pochodzących z przerobu ropy naftowej.

Zakres do wyceny:
1. Zestaw niskopodwoziowy ( ciągnik z naczepą bez burt ), długość przestrzeni ładunkowej min.
12m- 3 szt.
2. Samochód ciężarowy z HDS DOR10t- 1 szt.

Wymagania
• Potwierdzenie wymaganego terminu realizacji
• Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego
• Oświadczenie o uprawieniach kierowcy
• Oddelegowany sprzęt musi być sprawny technicznie oraz posiadać niezbędne certyfikatu do wykonywania przedmiotowych prac.

Zamawiający zapewnia:
• Miejsce postoju żurawi.
• Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP.
• Nadzór bezpośredni nad personelem Wykonawcy.


3. Wykonawca zapewni:
• Potencjał wykonawczy w postaci sprzętu gotowego do pracy
• Zapewnienie personelu z wymaganymi kompetencjami.
• Przestrzeganie przepisów BHP i obowiązujących standardów remontowych na terenie Rafinerii Gdańskiej
• Wszystkie materiały, sprzęt w tym środki transportu, wykonawstwo (robociznę) oraz urządzenia niezbędne do realizacji przedmiotowych prac.
• w przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępujące celem uzupełnienia stanu osobowego,
• Wykonawca zobowiązuje się i zapewnia, że pracownicy kierowani do wykonania prac u Zamawiającego będą posiadali stosowne pozwolenia i wymagane dokumenty oraz zostaną przez Wykonawcę zgłoszeni do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego zgodnie z obowiązującymi przepisami. Naruszenie tego obowiązku stanowi podstawę do rozwiązania Umowy i naliczenia kary umownej w wysokości 10.000 PLN za każdy przypadek naruszenia.
• Wyposażenie personelu w podstawowe narzędzia i kombinezony robocze
• Przedstawienia na żądanie ważnych badań lekarskich pracowników, dopuszczenie do pracy na wysokości
• Przestrzeganie przepisów BHP
• Przedstawienie dobowych raportów z czasu pracy

Informacje dodatkowe
Wytwórcą odpadów przemysłowych powstałych w wyniku świadczenia usługi pozostaje Zamawiający (z wyłączeniem odpadów powstałych z remontu wymurówek i wyłożeń ogniotrwałych duktów spalin, pieców i aparatów, których wytwórcą pozostaje Wykonawca). Wykonawca będzie umieszczał posegregowane odpady przemysłowe w wyznaczonych i odpowiednio opisanych pojemnikach/ kontenerach, które zapewni Zamawiający. Odpady takie mogą być magazynowane wyłącznie w miejscach i urządzeniach magazynowych wskazanych przez Zamawiającego, przy czym Wykonawca ani żadne inne osoby, działające na jego rzecz, nie są uprawnione do rozporządzania tymi odpadami. Wykonawca zobowiązany jest do zgromadzenia i przewiezienia złomu do magazynu odpadów na terenie Zamawiającego.


4. Termin realizacji dla prac:
Wymagany termin realizacji prac będących przedmiotem niniejszego Zapytania Ofertowego

Rozpoczęcie: 27.02.2026r.
Zakończenie: 11.05.2026r.

Harmonogramy Postoju Remontowego na rok 2026 stanowi Załączniki Nr 5 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Harmonogramy Remontów Postojowych PR 2026 rew. 7.11.2024 stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany Harmonogramu Remontów Postojowych PR 2026 rew. 7.11.2024. w toku realizacji przedmiotu Umowy. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się do realizacji Robót zgodnie z zaktualizowanym Załącznikiem nr 5.

5. Miejsce realizacji prac:
Miejsce prac - Instalacje technologiczne Rafinerii Gdańskiej w Gdańsku.
Możliwa praca w systemie zmianowym.


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• WYPEŁNIONY Arkusz do stworzenia wyceny, stanowiący załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego- ważność oferty 120 dni
• Potwierdzenie wymaganego terminu realizacji
• Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego
• Oświadczenie o uprawieniach operatora
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego - minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie ze specyfikacji zapytania ofertowego;
• Dokumenty finansowe (właściwe dla prowadzonej działalności) zgodnie z załącznikiem do niniejszego zapytania
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
•  Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
• Oświadczenie o braku przeciwskazań do realizacji prac na terenie Rafinerii Gdańskiej, Orlenu spółek wchodzących w skald Grupy ORLEN.



UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) Informujemy, iż uwagi do projektu umowy należy zgłaszać w trybie zadawania pytań za pośrednictwem platformy LOGINTRADE. Po upływie terminu składania ofert wzór umowy nie podlega negocjacjom, a jednym z warunków formalnych przyjęcia oferty jest złożenie przez Oferenta oświadczenia o akceptacji wzoru umowy, stanowiącego Załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
c) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
d) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
f) jeśli strony nie dojdą do porozumienia co do wszystkich postanowień przyszłej umowy i umowa nie zostanie zawarta, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
g) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
h) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
i) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie, w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
j) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert, a Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
k) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
l) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
m) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
n) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Instrukcji Zakupowej w ORLEN Serwis Spółka Akcyjna dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
o) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów ORLEN Serwis S.A. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku);
q) Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 28.08.2025r. do godz. 11:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane. Pytania i wnioski wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.

5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 04.09. 2025 r. do godz. 12:00. Oferty wysłane poza Platformą zakupową nie są rozpatrywane przez Komisję.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej


6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych ORLEN Serwis S.A. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest ORLEN Serwis S.A. z siedzibą: ul. Chemików 7 09-411 Płock.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: daneosobowe.serwis@orlen.pl lub pisemnie na adres ORLEN Serwis S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Serwis S.A. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes ORLEN Serwis S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ORLEN Serwis S.A. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ORLEN Serwis S.A.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy ORLEN Serwis S.A. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN:
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentami: ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz „Polityka ochrony praw człowieka w Grupie Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/zrownowazony-rozwoj/polityka-ochrony-praw-czlowieka).Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców ze ww. dokumentami.

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN standardy dotyczące polityki antykorupcyjnej, zasad przyjmowania upominków, zgłaszania nieprawidłowości oraz zarządzania konfliktem interesów (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/nasze-standardy/standardy-antykorupcyjne). Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.


Załączniki:*

Nr 1 – Oferta cenowa Wykonawcy 
Nr 2 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Nr 3 - Wymagane dokumenty finansowe
Nr 4- Wzór umowy
Nr 5- Harmonogram 2026
Nr 6- Potwierdzenie wymaganego terminu realizacji
Nr 7- Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego
Nr 8-Oświadczenie o uprawieniach operatora
Nr 9- Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip



*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.