Szanowni Państwo,

ORLEN Petrobaltic S. A. (zwana dalej „Zamawiającym”) z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Stary Dwór 9, zaprasza Wykonawców/Dostawców do zapoznania się z zapytaniem ofertowym i do złożenia oferty.

Przedmiot zapytania ofertowego:
1. Analizator oparów i gazów palnych oraz toksycznych Thermo Scientific ™ TVA2020 – 1 kpl
Thermo Scientific TVA2020 FID
- Zasilanie: 220/240 VAC 50/60 Hz
- Detektor: FID
- Sonda zwykła i inteligentna
- Bluetooth
- Walizka i zestaw do napełniania wodorem
- Certyfikat: ATEX
- Uruchomienie urządzenia

Dokładność:
Przyrząd FID – ±10% odczytu lub ±1,0 ppm w zależności od tego, która wartość jest większa, od 1,0 do 10 000 ppm.

Powtarzalność:
Instrument FID – ±2% przy 500 ppm metanu;

Zakres liniowy:
Instrument FID – od 1,0 do 50 000 ppm metanu;

Czas odpowiedzi:
Instrument FID – Mniej niż 3,5 sekundy dla 90% wartości końcowej, przy użyciu 10 000 ppm metanu

2. Szkolenie użytkowników na platformach ORLEN Petrobaltic

Kontrahent zostanie wyłoniony zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, w nieograniczonym procesie wyboru kontrahenta, a kryterium wyboru będzie:
a) Cena
b) Termin realizacji
d) Ocena techniczna oferty

W celu wyłonienia kontrahenta prosimy o złożenie oferty zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty.

Sposób złożenia oferty: poprzez platformę zakupową LOGINTRADE.

Termin rozpoczęcia składania oferty: 11.08.2025, godz. 10:00
Termin złożenia oferty: 18.08.2025, godz. 10.00.
Pytania należy zadawać wyłącznie przez Platformę Zakupową Logintrade do dnia 08.08.2025 do godz. 11:00. Na pytania zadane po terminie nie będą udzielane odpowiedzi.

ZAWARTOŚĆ OFERTY
Oferta powinna zawierać:
1. Ofertę zawierającą cenę jednostkową Produktu, uwzględniającą koszt transportu do siedziby Zamawiającego na warunkach DDP, ORLEN Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, Incoterms 2020;
2. Warunki płatności – 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury;
3. Określenie terminu realizacji Zamówienia;
4. Określenie stawki jednostkowej za szkolenie użytkowników na platformach OPB.
5. Warunki gwarancji na Produkty – na okres 12 miesięcy (lecz nie dłużej niż 18 miesięcy od dostawy Produktów) licząc od dnia podpisania Protokołu Odbioru;
6. Określenie kraju pochodzenia oferowanego Produktu – oferty producentów chińskich i rosyjskich nie będą brane pod uwagę;
7. Okres ważności oferty (wymagane minimum 30 dni);

ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO
1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach.
3. Zamawiający informuje, że wymagane jest złożenie oferty na pełny zakres zapytania ofertowego.
4. Zamawiający informuje, że na potrzeby porównania ofert zakłada udział w szkoleniu maksymalnie 15 użytkowników z platform „Baltic Beta” oraz „Petrobaltic”, zlokalizowanych poza państwową granicą Rzeczpospolitej Polskiej, na obszarze wyłącznej strefy ekonomicznej RP.
Szkolenie może odbywać się w różnych terminach.
Transport personelu Wykonawcy z siedziby Zamawiającego na Platformę i z powrotem, a także wyżywienie i zakwaterowanie na Platformie zapewnia Zamawiający. Ostateczne wynagrodzenie będzie uzależnione od rzeczywistej liczby osób przeszkolonych, wskazanych przez Zamawiającego.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny.
6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zaproszenia do złożenia oferty bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego.
7. Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje przekazane w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty oraz wszelkie inne informacje i dokumenty jakie zostaną przekazane Wykonawcy w związku z przygotowaniem oferty stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.
8. Zamawiający zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Wykonawców.
9. Zamawiający informuje, że w przypadku opóźnienia w realizacji Zamówienia będzie uprawniony do żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% Wartości Przedmiotu Zamówienia za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.
10. Do zamówienia będą miały zastosowanie aktualnie obowiązujące w OREN Petrobaltic S.A. „Ogólne warunki zamówienia”, stanowiące załącznik do niniejszego zaproszenia.
Wszelkie uwagi do treści wspomnianego dokumentu można zgłaszać na etapie składania ofert.
////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Dear Sirs,
ORLEN Petrobaltic S.A. (hereinafter referred to as the "Employer/Buyer") with its registered office in Gdańsk, at Stary Dwór 9, invites Contractors/Suppliers to read the tender enquiry and to place an offer.

The subject of the inquiry:
1. TVA2020 Toxic Vapor Analyzer – 1 set
- Power supply: 220/240 VAC 50/60 Hz
- Regular and smart probe
- Bluetooth
- Carrying case and hydrogen filling kit
- Certification: ATEX
- Commissioning of the device

Accuracy:
FID Instrument–±10% of reading or ±1.0 ppm, whichever is greater, from 1.0 to 10,000 ppm

Repeatability:
FID Instrument +/- 2% at 500 ppm of methane

Linear range:
FID instrument - from 1.0 to 50,000 ppm methane

Response Time:
FID Instrument - Less than 3.5 seconds for 90% of final value, using 10,000 ppm of methane

2. User training on ORLEN Petrobaltic rigs

Supplier will be selected according to the internal procedures of the Employer, in an open partner selection process and key selection criterion will be:
a) Price
b) Delivery time
c) Technical opinion

Start for submission of tender: August 11, 2025, 10:00 AM
Deadline for submission of tender: August 18, 2025, 10:00 AM
Questions should be asked only via the Logintrade Procurement Platform till August 08, 2025, 11.00 AM. Questions asked after the deadline will not be answered.

Formal criteria of the quotation:
1. Quotation with unit net price of the Product, including delivery to ORLEN Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, DDP Incoterms 2020;
2. Payment terms – net 30 days after invoice receipt;
3. Determination of contract completion date;
4. Determination of the unit rate for user training on OPB rigs.
5. Warranty terms for Products - for a period of 12 months (but no longer than 18 months from the delivery of the Products) counting from the date of signing the Acceptance Protocol;;
6. Indication of the country of origin of the offered Product - offers from Chinese and Russian manufacturers will not be taken into consideration;
7. Offer validity (minimum 30 days required).

Reservations of the ordering party:
1. The Contractor is obliged to refer to the information contained in this invitation to tender and its annexes and prepare a tender in accordance to the requirements specified in this document.
2. The Employer shall not be liable for any costs of the Contractor concerning the preparation of the offer and attended by the Contractor in any negotiations.
3. The Employer informs that it is required to submit a tender for the full scope of the request for quotation.
4. The Employer informs that for the purposes of comparing offers, it assumes the participation in the training of 15 users from the “Baltic Beta” and “Petrobaltic” rigs, located outside the state border of the Republic of Poland, within the exclusive economic zone of the Republic of Poland.
The training may take place on different dates.
Transportation of the Contractor's personnel from the Employer's headquarter to the Rig and back, as well as meals and accommodation on the Rig, shall be provided by the Employer.
The final remuneration shall depend on the actual number of persons trained, as indicated by the Employer.
5. The Employer reserves the right to reject the offer of the Contractor for any reason.
6. The Employer reserves the right to cancel this tender without giving any reason and the ability to conduct negotiations with the selected Contractor or Contractors till the time of signing the contract. The choice of the Contractor or Contractors for further negotiations does not constitute acceptance of the offer within meaning of the Polish Civil Code.
7. The Employer reserves, that all information provided in this invitation to tender and any other information and documents that will be submitted to the Contractor in connection with the preparation of the bid are legally protected business secret Employer.
8. The Employer reserves the right, until the deadline for submitting tenders, to make changes to the inquiry, about which it is obliged to notify all Suppliers.
9. The Employer informs that in case of delays in Order execution shall be entitled to demand payment of a contractual penalty from the Contractor in the amount of 0.5% of the Order Value for each and every commenced day of the delay.
10. The order shall be subject to the currently binding ORLEN Petrobaltic S.A. "General Conditions of Order" adn "Safety" which constitute an appendix to this invitation.
Any comments to the content of this document can be made at the stage of submitting offers.