Gdańsk, dnia 31.07.2025

ZAPYTANIE OFERTOWE OS/025/25/GZ


Szanowni Państwo,

Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Kompleksowa usługa sprzątania i utrzymania czystości terenów spółki Orlen Serwis S.A. oddział Gdańsk. – umowa na lata 2024-2027”


1. INFORMACJE PODSTAWOWE


1. Przedmiot zapytania
Przedmiotem postępowania jest świadczenie kompleksowych usług sprzątania powierzchni biurowych, korytarzy, klatek schodowych, sanitariatów, hal warsztatowych i magazynów) oraz utrzymanie terenu zielonego przy przyległych budynkach Zamawiającego.
Szacowana łączna powierzchnia podlegająca sprzątaniu to ok 12300m2 w tym około 5900m2 hale oraz 280m2 magazyny
Szacowana powierzchnia chodników i placów 12097m2 – do ustalenia zakresów sprzątania zgodnie ze zgłoszeniami potrzeb – tj. oczyszczanie terenów po zimie, przed zimą itp.
Szacowana powierzchnia traw do koszenia ok 5200m2

Szczegółowy zakres prac wraz z tabelką do wypełnienia umieszczono w załączniku nr 1 do zapytania ofertowego.

-
2. Zamawiający zapewni:
a) Dostęp do niezbędnych mediów
b) Miejsce do przechowywania niezbędnych urządzeń, dodatków oraz materiałów niezbędnych do wykonywanych prac
c) Miejsce do przebrania i pozostawienia rzeczy prywatnych

3. Wykonawca zapewni:
a) Wszystkie niezbędne produkty oraz urządzenia niezbędne do wykonywania prac z zapytania;
b) Odpowiednią ilość pracowników do zapewnienia ciągłości prac

4. Termin oraz miejsce wykonywania usług

Termin wykonywania usługi – Wrzesień 2025 po podpisaniu umowy – umowa do 2027r
Lokalizacja: Elbląska 135 teren Rafinerii Gdańskiej oraz ul. Stary Dwór 9 teren Orlen Petrobaltic

Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru oferty częściowo, zastrzega również możliwość zmiany metrażu i lokalizacji w trakcie trwania umowy.


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 60 dni – załącznik nr 1
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie;
• Zestaw dokumentów wykazanych w załączniku nr 6 (w zależności od formy prowadzonej działalności)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika  z dokumentów rejestrowych.
• Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami– załącznik nr 2


UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

2. Kryteria oceny oferty:
• Cena
• Referencje

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów ORLEN Serwis S.A. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
m) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku);
 

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 08.07.2024r. do godz. 10:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 14.08.2024r. do godz. 10:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku nr 5

6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych ORLEN Serwis S.A. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest ORLEN Serwis S.A. z siedzibą: ul. Chemików 7 09-411 Płock.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: daneosobowe.serwis@orlen.pl lub pisemnie na adres ORLEN Serwis S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Serwis S.A. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes ORLEN Serwis S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ORLEN Serwis S.A. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ORLEN Serwis S.A. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy ORLEN Serwis S.A. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

 
7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy CSR
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentami: ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz „Polityka ochrony praw człowieka w Grupie Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/zrownowazony-rozwoj/polityka-ochrony-praw-czlowieka). Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców ze ww. dokumentami.

Załączniki:*
Nr 1 – Szczegółowy zakres prac z ofertą cenową
Nr 2 – Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami
Nr 3 –. Sugerowane materiały eksploatacyjne
Nr 4 – Informator o zasadach postępowania na terenie Rafinerii
Nr 5 – Instrukcja dot. podziały na cz. Handlową i cz. Merytoryczna
Nr 6 – Wymagane dokumenty finansowe
Nr 7 – Powierzchnie planowane