aktualizacja zakresu- załącznik nr 1 - dodanie ilości pracowników, zmiana terminu składania Ofert na 30.07

ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZU/0236/2025/PB
Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej Rafineria Gdańska Sp. z o.o.” lub „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na:
Umowa na prowadzenie usług kadrowych dla pracowników Rafinerii Gdańskiej
Zadanie polegające na stworzenie dedykowanego zespołu do obsługi kadrowej dla obsługi Rafinerii Gdańskiej, w tym: prowadzenie akt osobowych w wersji papierowej i elektronicznej, przygotowanie dokumentacji kadrowej (umowy, porozumienia, świadectwa pracy), obsługa ZFŚS, PPK, PPE oraz benefitów pracowniczych, obsługa programu SAP i Płatnik
1.INFORMACJE PODSTAWOWE:
A.Przedmiot Zapytania Ofertowego:
Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego zawiera Załącznik nr 1 o niniejszego Zapytania Ofertowego.

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca wykona własnymi siłami, Zamawiający nie wyraża zgody na podwykonawców.

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca zobowiązany będzie wykonać zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym, wszystkimi Załącznikami do Zapytania Ofertowego
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).
B.Wykonawca zapewni:
Niezbędny personel wiedzę potrzebną do wykonania prac.
C. Zamawiający zapewni:
1.Dostęp do programu SAP i Płatnik;

Termin realizacji Robót:
Wymagany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
Rozpoczęcie: od podpisania Umowy
Zakończenie: 36 miesięcy od podpisania Umowy

2.WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:
A.CZĘŚĆ HANDLOWA:
I.WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
B.CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:
I.DOKUMENTY PODSTAWOWE:
a)WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
b)Wykaz wykonanych w ostatnich 3 latach Prac zgodnych z przedmiotem Zapytania Ofertowego tj. prowadzenie obsługi kadrowej z obsługa Zarządu i umów cywilno-prawnych i obsługa ekspatów dla firm produkcyjnych pow. 1 tys osób (wszystkie ww. rodzaje usług łącznie) – minimum 2 referencje /protokoły odbioru potwierdzającymi doświadczenie Oferenta w wykonywaniu Prac zgodnych z przedmiotem zapytania ofertowego 
c)Wykonawca ma wskazać dowody na swoją ugruntowaną i renomowaną pozycję na rynku (w tym certyfikaty branżowe, rankingi branżowe, wewnętrzne polityki obsługi kadrowej )

II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:
a)Zaakceptowany (podpisany) Załącznik nr 7 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne
b)Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne.
c)Oświadczenie o akceptacji załączonych Istotnych postanowień Umowy obowiązujących w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. stanowiących Załącznik nr 4 do niniejszego postępowania ORAZ Umowy dot. przetwarzania danych osobowych . stanowiących Załącznik nr 10 do niniejszego postępowania
d)Ankietę przetwarzania danych osobowych zgodnie z Załącznikiem nr 5 Oferenta o ochronie informacji
e)pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.
Ponadto, na prośbę Zamawiającego, Oferent zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć następujące dokumenty:
f)aktualny, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku
z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/)
w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.
g)aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
h)aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
i)Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
j)Zezwolenia/koncesje dla prowadzonej działalności lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania zezwoleń/koncesji.
UWAGA:
1.W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
2.Brak jakichkolwiek dokumentów z pozycji I-II/wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.
3.KRYTERIA OCENY OFERT:
1.Cena oferty 
2.doświadczenie,

3.ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:
Zamawiający informuje, że:
- nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
-nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
- jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
- zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji usług danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;
- zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
- zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
- zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
- zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
- zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);
- po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;
- wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
- niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
- zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;
- ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
- odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,
- wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresem https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ 
- Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;
- Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.


4.INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A.Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący/a komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.
B.Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 17.07.2025 r. do godz. 11.00 CET.
C.Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D.Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.
5.OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A.Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B.Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do dnia 30.07.2025 r. do godziny 10.00
C.Oferta powinna być:
a)sporządzona w języku polskim;
b)podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c)złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/0236/2025/PB” z podziałem na:
•ofertę handlową,
•ofertę merytoryczną.
Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (załącznik nr 3 ) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej.
Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku nr 6 
Z poważaniem,
Paulina Białousów

Załączniki:
-Nr 1 - Szczegółowy opis zakresu Prac
-Nr 2 - Formularz Ofertowy – Merytoryczny,
-Nr 3 – Formularz Ofertowy – Handlowy,
-Nr 4 – Istotne postanowienia Umowy
-Nr 5 – Informator - rażąco niska cena,
-Nr 6 - Instrukcja dla Oferenta – dodawanie załączników na Platformie Zakupowej
-Nr 7 – Klauzule sankcyjne
-Nr 8 – Oświadczenie sankcje
- Nr 9 Ankieta przetwarzania danych osobowych
- Nr 10 Umowa o przetwarzaniu danych osobowych- Standard

Uwaga : Jeśli Zamawiający , któremu Zamawiający zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia wystarczających gwarancji, że wdrożone przez Wykonawcę środki techniczne i organizacyjne odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania, wówczas Oferta takiego Oferenta może zostać odrzucona
* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.