Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej Rafineria Gdańska Sp. z o.o.” lub „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na:
Trzyletnie wsparcie - PlantPAx - Rockwell Automation - Usługa wsparcia technicznego dla DCS DEMI - ( 2026/2027/2028)
Zakres umowy będzie obejmował przedłużenie posiadanego przez Rafinerię Gdańską Sp. z o.o. wsparcia technicznego dostawcy systemu sterowania Rockwell Automation – TechConnect / Self-Assist Support i zdalnym wsparciem 24/7 świadczonym przez Wykonawcę przez okres 3 lat, realizację 3 przeglądów rocznych całego systemu oraz usług serwisowych na prace awaryjne i prace dodatkowe przez okres 3 lat wraz z zagwarantowaniem dostępności serwisu w formule 24/7 dla systemów sterowania DCS Rockwell Automation PlantPAx .

Umowa będzie obejmowała także zakres prac niezbędnych do realizacji podczas Postoju Remontowego Rafinerii w 2027 roku.
1. INFORMACJE PODSTAWOWE:
A. Przedmiot Zapytania Ofertowego:
Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego zawiera Załącznik nr 1 o niniejszego Zapytania Ofertowego.

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca wykona własnymi siłami, Zamawiający nie wyraża zgody na podwykonawców.

Załącznik nr 1 zostanie udostępniony zainteresowanym Oferentom, po niezwłocznym przesłaniu oświadczenia o zachowaniu poufności (skanu w przypadku podpisania w formie pisemnej, oryginał należy dosłać w terminie 5 dni roboczych; podpisanego w formie elektronicznej) Załącznika nr 10
Podpisane oświadczenie o poufności elektronicznie lub skan (w przypadku oświadczenia podpisanego pisemnie), należy przesłać na adres mailowy: 
Paulina.bialousow@rafineriagdanska.pl
i/lub listownie na adres:
Rafineria Gdańska Sp. z o.o,
Paulina Białousów,
ul. Elbląska 135,
80-718 Gdańsk.
Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca zobowiązany będzie wykonać zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym, wszystkimi Załącznikami do Zapytania Ofertowego oraz Standardami Technicznymi. Standardy Techniczne Zamawiającego, udostępnione na stronie internetowej pod adresem: https://rafineriagdanska.pl/3613/logistyka/standardy_techniczne stanowią Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).
B. Wykonawca zapewni:
Niezbędny sprzęt robociznę i wiedzę potrzebną do wykonania prac.

Termin realizacji Robót:
Wymagany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:
1.1. Dla zakresu zapewnienie 3-letniego wsparcia technicznego „Tech-connect w opcji Self-Assist Support”- od 26.11.2025 do 25.11.2028
1.2. dla zakresu: zdalne wsparcie techniczne 24/7:
a) Dyspozycyjność – gotowość do obsługi zgłoszeń serwisowych
b) Hot-line – dedykowana infolinia do konsultacji
Wymagania:
wykonawca zapewni możliwość zgłoszenia usterki / awarii 24/7
wykonawca wskaże numer kontaktowy dostępny 24/7.
wykonawca wskaże jedną osobę - kierownika kontraktu, wraz z danymi kontaktowymi w dniach roboczych
1.3. dla zakresu przeglądy techniczne:
Wykonanie raz do roku przeglądu technicznego zainstalowanych na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. (RG) urządzeń firmy Rockwell Automation, Aktualizacja Windows – 2 razy do roku
1.4. Dla zakresu usługi serwisowe:
a) Obsługa zgłoszeń awaryjnych na terenie Rafinerii Gdańskiej - “INTERWENCJA” Wykonawca zapewni obsługę zgłoszeń, w rozumieniu przyjazdów serwisu na teren RG lub pracy świadczonej za pośrednictwem połączenia zdalnego
Wymagania:
świadczenie usługi 24 godziny na dobę / 7 dni w tygodniu - wliczając niedziele i święta,
czas reakcji - maksymalnie do 5h (czas między otrzymaniem zgłoszenia awarii, a podjęciem działań serwisowych)
czas przystąpienia do działań serwisowych na miejscu - maksymalnie 24h (czas między otrzymaniem zgłoszenia o konieczności podjęcia działań, a momentem przyjazdu personelu Wykonawcy na teren RG)
b) dla zakresu wykonywanie prac zleconych - “PRACE DODATKOWE”
Wykonawca zapewni usługi serwisowe świadczone lokalnie lub za pośrednictwem połączenia zdalnego na terenie RG :
praca w dni robocze pn.-pt. w godzinach 6.00-16.00
wizyta umawiana z wyprzedzeniem minimum 10 dni roboczych
dla zakresu : “INTERWENCJA” –zakłada się minimum 8h wizytę na terenie RG jako wezwanie awaryjne, w przypadku pracy świadczonej zdalnie rozliczanie 1 godzinowe.
Praca w dzień powszedni czy w weekendy czy święta.

1.5. Realizacja prac w trakcie postoju remontowego 2027
- termin zostanie wskazany minimum z 14 dniowym wyprzedzaniem- planowany postój 20-27.03.2027 r.

C. Wizja lokalna:
Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest obligatoryjne dla każdego Oferenta.
Oferta Oferenta, który nie odbył obligatoryjnej wizji lokalnej, będzie podlegała odrzuceniu ze względów formalnych.
Wizja lokalna może odbyć się w terminie od dnia 01.07. -11.07. 2025 r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z:
1) p. Piotr Latos tel. 505 001 472 ; Piotr.latos@rafineriagdanska.pl  
2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:
A. CZĘŚĆ HANDLOWA:
I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 4 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:
I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:
a) WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania Ofertowego;
b) Wykaz wykonanych w ostatnich 3 latach Prac zgodnych z przedmiotem Zapytania Ofertowego wraz z podaniem ich wartości i referencjami/protokołami odbioru potwierdzającymi doświadczenie Oferenta w wykonywaniu Prac zgodnych z przedmiotem zapytania ofertowego, tj. serwisowanie systemów sterowania klasy DCS – PlantPAx na instalacjach w przemyśle ciężkim, preferowany- Rafineryjny 
c) Posiadanie odpowiednich certyfikatów potwierdzonych przez producenta Rockwell Automation w Zakresie Visualization i Control
d) Wykonawca musi złożyć oświadczenie, iż gwarantuje możliwość świadczenia wsparcia serwisowego w serwisowaniu systemów Sterowania klasy DCS – PlantPAx na instalacjach w przemyśle ciężkim, preferowany- Rafineryjny w formule 24/7 z czasem reakcji (SLA) 12-24h
e) Wykonawca musi złożyć oświadczenie, iż osoby zajmujące się serwisem powinny posiadać odpowiednie szkolenia potwierdzone certyfikatem producenta Rockwell Automation, posiadać odpowiednie, udokumentowane doświadczenie w przeglądach i naprawach urządzeń stanowiących przedmiot Umowy (dokumenty potwierdzające te kryterium do wglądu na prośbę Zamawiającego)
f) Wykonawca musi złożyć oświadczenie, iż Inżynierowie Serwisu musza posiadać świadectwa kwalifikacji “E”, gr.1 do 1kV (dokumenty potwierdzające te kryterium do wglądu na prośbę Zamawiającego)
II. OŚWIADCZENIA, DEKLARACJE ORAZ POZOSTAŁE DOKUMENTY:
a) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się ze Standardami Technicznymi Zamawiającego stanowiącymi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Oświadczenie oferenta o zapoznaniu się z Lista Kwalifikowalnych Dostawców stanowiącą Załącznik nr 11 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
c) Zaakceptowany (podpisany) Załącznik nr 8 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne
d) Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 9 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Klauzule Sankcyjne.
e) Oświadczenie o akceptacji załączonego wzoru Zamówienia standardowego obowiązującego w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.
f) Oświadczenie o akceptacji OWU, zamieszczonego pod linkiem: https://rafineriagdanska.pl/repository/55955/
g) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.
Ponadto, na prośbę Zamawiającego, Oferent zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć następujące dokumenty:
h) aktualny, odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; dopuszczalne jest złożenie wydruku
z KRS (https://ems.ms.gov.pl/) lub CEIDG (https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/)
w formie, której obowiązujące przepisy prawa nadają walor dokumenty oryginalnego.
i) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
j) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że Oferent nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu (wystawione nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert).
k) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
l) Zezwolenia/koncesje dla prowadzonej działalności lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania zezwoleń/koncesji.
UWAGA:
1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
2. Brak jakichkolwiek dokumentów z pozycji I-II/wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.
3. KRYTERIA OCENY OFERT:
1. Ceny ofertowe 
2. Doświadczenie,

3. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:
Zamawiający informuje, że:
nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Robót danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;
zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);
po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;
wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;
ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,
wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresem https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ 
Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;
Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

4. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący/a komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.
B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 15.07.2025 r. do godz. 17:00
C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.
5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do dnia 04 sierpnia 2025 r., do godz. 9:00
C. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim;
b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/0093/2025/PB” z podziałem na:
• ofertę handlową,
• ofertę merytoryczną.
Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (załącznik nr 4 ) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej.
Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku nr 7 
Z poważaniem,
Paulina Białousów

Załączniki:
- Nr 1 - Szczegółowy opis zakresu Robót (udostępniona tylko Oferentom, którzy podpisali oświadczenie oferenta o ochronie informacji- zał. 10)
- Nr 2 – Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego (link do pobrania dokumentów: https://rafineriagdanska.pl/3613/logistyka/standardy_techniczne 
- Nr 3 - Formularz Ofertowy – Merytoryczny,
- Nr 4 – Formularz Ofertowy – Handlowy,
- Nr 5 – Wzór Umowy
- Nr 6 – Informator - rażąco niska cena,
- Nr 7 - Instrukcja dla Oferenta – dodawanie załączników na Platformie Zakupowej
- Nr 8 – Klauzule sankcyjne
- Nr 9 – Oświadczenie sankcje
- Nr 10 – Oświadczenie oferenta o ochronie informacji
-- Nr 11- Lista kwalifikowalnych dostawców
* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego.