Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o.(zwana dalej „Rafinerią Gdańską Sp. z o.o.” lub „Zleceniodawcą”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta/ów na: Usługa doradcza w zakresie wdrożenia programu różnorodności w organizacji

1. INFORMACJE PODSTAWOWE:

A. Specyfikacja zakresu Prac :

Celem niniejszego zapytania jest pozyskanie przez Zleceniodawcę ofert dot. usługi doradczej w zakresie opracowania koncepcji i wsparcia we drożeniu programu w zakresie różnorodności (DEI) dla pracowników Rafinerii Gdańskiej w zakresie budowania kultury wspierającej różnorodność, równość oraz inkluzyjność.

Zamawiający informuje, iż w ramach zapytania będzie zlecał zadanie 1, natomiast decyzję o zleceniu zadania 2 (zadanie opcjonalne) podejmie po złożeniu Ofert przed podpisaniem Zamówienia, natomiast Wykonawca ma obowiązek te zadanie opcjonalne wycenić - Oferta niekompletna podlega odrzuceniu.

I zadanie:

1.1. wypracowanie idei/koncepcji, która będzie „myślą przewodnią” dla wdrożenia DEI w organizacji

1.2. opracowanie polityki wspierającej różnorodność w organizacji.

1.3. wypracowanie założeń i propozycji inicjatyw (min. 10) z której Zleceniodawca wybierze inicjatywy do wdrożenia, m.in. komunikacyjne, szkoleniowe, well-beingowe, budujące różnorodne i włączające środowisko pracy

II zadanie- zadanie opcjonalne

przeprowadzenia szkoleń on-line (w zakresie istoty różnorodności i głównych założeń programu DEI dla Zarządu, kadry kierowniczej oraz pracowników. Zakładamy realizację 3 szkoleń (maksymalnie po 90 minut), w tym jedno w języku angielskim.

1. Przewidywany termin wykonania usługi:2025 r., planowane podpisanie umowy w II/III Q 2025 r. zakończenie projektu – do 8 miesięcy od podpisania Zamówienia przy czym Zamawiający wskazuje, iż wymagany termin realizacji dla 1 zadania – do 3 miesięcy od podpisania Zamówienia.

2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ:

A. CZĘŚĆ HANDLOWA:

I. WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Handlowy, stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

B. CZĘŚĆ MERYTORYCZNA:

I. DOKUMENTY PODSTAWOWE:

a) WYPEŁNIONY Formularz Ofertowy - Merytoryczny, stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego;

b) Oferta merytoryczna Wykonawcy zawierająca w szczególności:

- opis podejścia/propozycji realizacji projektu/zamówienia (UWAGA- Zamawiający nie zwraca kosztów przygotowania Oferty, ma to być krótki, zwięzły opis, w celu zapoznania się z Wykonawcą i jego podejściem do tematu)

- opis informacji, jakie będą wymagane od Zamawiającego w celu przygotowania Polityki i inicjatyw DEI

- przygotowanie potencjalnego harmonogram realizacji prac wraz z założeniami programowym (zgodny z ramami czasowymi wskazanymi przez Zamawiającego)

c) Wykaz wykonanych w ostatnich 5 latach Prac zgodnych z przedmiotem Zapytania, tj. doświadczenie w realizacji programów i inicjatyw dot. DEI w innych organizacjach (minimum 2 programy) wraz z podaniem ich wartości i referencjami/protokołami odbioru potwierdzającymi doświadczenie Oferenta w wykonywaniu Prac zgodnych z przedmiotem zapytania ofertowego albo danymi kontaktowymi do osób, które mogą udzielić ustnych referencji.

UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność
z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Brak jakichkolwiek dokumentów z pozycji I-II wypisanych w punkcie A i B może skutkować odrzuceniem Oferty.

2. KRYTERIA OCENY OFERT:

a. Ryczałtowa cena za zadnia 1 i 2 (uwaga zadanie 2 opcjonalne, ale trzeba je ująć w Ofercie)

b. Doświadczenie

c. Ocena merytoryczna

3. ZASTRZEŻENIA ZLECENIODAWCY:

Zleceniodawca informuje, że:

§ nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

§ nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

§ jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;

§ zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Prac danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;

§ zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;

§ zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);

§ zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

§ zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zleceniodawcy;

§ zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

§ po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zleceniodawcy;

§ wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu
w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

§ niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;

§ zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;

§ ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zleceniodawcy. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług dostępnej w siedzibie Zleceniodawcy w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;

§ odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,

§ wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Zleceniodawcy, dostępnych pod adresemhttps://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

§ Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów
i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;

§ Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

4. INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:

A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący/a komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.

B. Pytania, w tym pytania dotyczące projektu Umowy, można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 30 maja 2025 r. do godz. 10.00.

C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.

D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:

A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 04 czerwca 2025. r., do godz. 10.00.

C. Oferta powinna być:

a) sporządzona w języku polskim;

b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;

c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/196/2025/PB” z podziałem na:

· ofertę handlową,

· ofertę merytoryczną.

· Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (załącznik nr 1 ) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej.

· Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku nr 7

Z poważaniem,

Paulina Białousów

Załączniki:

- N r 1 – Formularz Ofertowy – Handlowy,

- Nr 2 - Formularz Ofertowy – Merytoryczny,

- Nr 3 – Standard Zamówienia z OWU

- Nr 4 – Oświadczenie dotyczące sankcji

- Nr 5 – Klauzule sankcyjne

- Nr 6 – Informator - rażąco niska cena,

- Nr 7 – Załącznik dla dostawcy

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego