ZAPYTANIE O INFORMACJE NR ZU/197/2025/PB

Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej „Rafinerią Gdańską lub Zamawiającym” ) ogłasza Zapytanie o Informacje w celu przygotowania i przeprowadzenia weryfikacji poziomu etatyzacji.

Poszukujemy doradcy zewnętrznego, który wesprze nas w określeniu optymalnego poziomu zatrudnienia w spółce, przy założeniu realizacji celów strategicznych oraz kluczowych procesów w firmie.

Oczekiwane efekty:

- uzyskanie informacji na temat liczby etatów niezbędnych do realizacji zadań w podziale na poszczególne obszary biznesowe,

- przedstawienie analiz na poparcie rekomendowanego poziomu zatrudnienia,

- wskazanie obszarów, których zdaniem doradcy jest przerost zatrudnienia albo które wymagają zwiększenia zatrudnienia,

- rekomendacje dot. zmniejszenia zapotrzebowania na pracę (np. wskazanie zadań dublowanych, rekomendacja usprawnień lub rezygnacji z niektórych działań),

- wsparcie procesu decyzyjnego dot. outsourcingu (dotyczy wybranych procesów wsparcia).

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zarządza jednym z najnowocześniejszych zakładów produkcyjno-processingowych w Europie. Rafineria Gdańska jest spółką joint venture, której udziałowcami są ORLEN S.A. (70%) oraz Aramco Overseas Company B.V. (30%). Spółka zatrudnia ponad 1300 pracowników. W organizacji działają związki zawodowe.

W 2021 r. Zamawiający zmodyfikował charakter działalności na usługowy przerób ropy naftowej bez elementów zakupu i sprzedaży.

I. Przedmiot i cel Zapytania o Informacje:

W ramach tego etapu oczekujemy:

1. Przedstawienia firmy ze szczególnym uwzględnieniem doświadczenia w przygotowaniu programów weryfikacji etatyzacji w dużych firmach produkcyjnych (preferowane – dla firm powyżej 1000 osób).

2. Przedstawienie koncepcji prowadzenia procesu weryfikacji poziomu zatrudnienia.

3. Przestawienia propozycji przykładowego raportu/ rekomendacji po zakończeniu projektu.

4. Dla udziału w postępowaniu wymagane jest przedstawienie minimum 2 referencji z przeprowadzania programów weryfikacji etatyzacji z dużych firm produkcyjnych z ostatnich 7 lat od terminu złożenia Zapytania.

5. Przedstawienie profilu Firmy oraz zespołu dedykowanego do projektu (z uwzględnieniem wykształcenia i doświadczenia zawodowego prowadzących w podobnych projektach).

6. Przedstawienie propozycji etapów realizacji projektu (harmonogram prac) oraz dostępności zespołu dedykowanego do projektu w III/IV kwartału 2025. Oczekiwane zakończenie prac X 2025 r.

Rafineria Gdańska zamierza przeprowadzić proces w trzech etapach:

ETAP I – Zebranie informacji o zainteresowaniu od Oferentów oraz wyłonienie wybranych kontrahentów do Etapu II.

ETAP II - Przeprowadzenie spotkań z kontrahentami spełniającymi wymogi Zamawiającego, w celu zaprezentowania swojej oferty oraz przeprowadzenia otwartego panelu pytań i odpowiedzi ze strony Rafinerii Gdańskiej.Zamawiający zastrzega, iż w spotkaniu muszą się znaleźć osoby dedykowane do realizacji Prac od Strony Wykonawcy w celu zaprezentowania swojego doświadczenia. Spotkania będą się odbywać formie online w MS Teams.

ETAP III – po przeprowadzonym II etapie Rafineria Gdańska zamierza skierować zapytanie ofertowe z uszczegółowionym zakresem usług, w ramach odrębnego, nowego postępowania zakupowego do którego zostaną zaproszeni wybrani Wykonawcy. Zamawiający zastrzega, iż do III ETAPU wybierze minimum 2 , przy czym nie więcej niż 5 Oferentów biorąc pod uwagę:

- doświadczenie Oferentów zaprezentowane podczas spotkań z Zamawiającym i zaprezentowane w złożonych Ofertach wraz z referencjami/ dokumentami potwierdzającymi doświadczenie,

- potwierdzenie dostępności dedykowanego zespołu w II/IV kwartale 2025 r.

Prosimy o nie składanie w ramach niniejszego Zapytania o informacje jakichkolwiek informacji handlowych oraz nie zamieszczanie żadnych istotnych postanowień.

2. Wymagana zawartość Informacji o Zainteresowaniu:

1. Wstępna oferta merytoryczna zawierająca elementy wyszczególnione w punkcie 1. Przedmiot i cel Zapytania o Informacje do I ETAPU;

2. Oświadczenie dot. sankcji zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Zapytania Ofertowego, w związku z zakazami określonymi w Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.)oraz Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.).

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:

- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz

- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania i składając Informacje o zainteresowaniu w odpowiedzi na to zapytanie gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy)

3. Klauzule sankcyjne -podpisany Załączniki nr 2

4. Umowa poufności zgodnie z Załącznikiem nr 3 Oferenta o ochronie informacji

5. Oświadczenie oferenta o ochronie informacji zgodnie z Załącznikiem nr 4 Oferenta o ochronie informacji

6. Ankietę przetwarzania danych osobowych zgodnie z Załącznikiem nr 5 Oferenta o ochronie informacji

3. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:

Zamawiający informuje, że:

§ nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

§ nadesłane informacje nie będą zwracane Oferentom;

§ zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;

§ zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

§ zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania o Informacje bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;

§ wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia postepowania (przetargu) w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

§ niniejsze Zapytanie o Informacje nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;

§ wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresemhttps://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ ;

§ niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z procedurą nr RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;

§ wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu pozyskania Informacji w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów;

§ niniejsze Zapytanie o Informacje nie jest ogłoszeniem w jakimkolwiek trybie prowadzenia zakupowego postępowania publicznego lub niepublicznego. Zapytanie ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku i uzyskanie wiedzy na temat.

4. Informacjedotyczące pytań i odpowiedzi:

A. Na pytania dotyczące Zapytania o Informacje odpowiedzi udziela Przewodnicząca.

B. Pytania można składaćnie później niż do dnia 16.05.2025 r., 14:00 CET.

C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim zainteresowanym.

W zakresie odpowiedzi na pytania dotyczące Rafinerii Gdańskiej odpowiedzi będą udzielane wyłącznie podmiotom które złożyły Umowę poufności zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zapytania.

5. Opis sposobu przygotowania Informacji o zainteresowaniu:

A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu o Informacje i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Informację o zainteresowaniu.

B. Zainteresowanych Oferentówprosimy o złożenie Informacji o zainteresowaniu do dnia 30.05.2025.r., do godz. 16:00.

6. Komunikacja:

Komunikacja pomiędzy Rafinerią Gdańską a Instytucjami finansowymi prowadzona będzie zarówno poprzez platformę zakupową jak również poprzez komunikację mailową.

Adres e-mailowy do kontaktu:paulina.bialousow@rafineriagdanska.pl

Numer telefonu: +48 505 214 694

Z poważaniem,

Paulina Białousów

Przewodnicząca

Załączniki:

· Nr 1 - Klauzule sankcyjne

· Nr 2- Oświadczenie dot. sankcji

· Nr 3- -NDA- Nr 3- Oświadczenie o tajemnicy przedsiębiorstwa

· Nr- 4- Oświadczenie Oferenta o ochronie informacji

· Nr 5- Ankieta przetwarzania danych osobowych (1)

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania o Informacje.

UWAGA [1] Jeśli Oferent, któremu Zleceniodawca zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia wystarczających gwarancji, że wdrożone przez Oferenta środki techniczne i organizacyjne odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania, wówczas Oferta takiego Oferenta może zostać odrzucona