SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
DOSTAWY MODYFIKATORA SŁUŻĄCEGO DO PRODUKCJI ASFALTÓW MODYFIKOWANYCH POLIMERAMI NA OKRES MAJ-GRUDZIEŃ 2025

I. Zamawiający
Rafineria Gdańsk Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, kod 80-718, przy ul. Elbląskiej 135, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego w Sądzie Rejonowym Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS pod numerem 0000204527, o kapitale zakładowym w wysokości 154.500.000,00 zł, będącą podatnikiem czynnym podatku VAT, zarejestrowaną pod numerem identyfikacji podatkowej NIP 583-285-03-90, posiadającą REGON 193016830 oraz numer rejestrowy w Bazie Danych o Odpadach (BDO) 000019057, która oświadcza, że ma status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 08.03.2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, reprezentowaną przez

II. Przedmiot zamówienia
1. Przedmiotem postępowania jest realizacja dostaw modyfikatorów służących do produkcji asfaltów modyfikowanych polimerami na podstawie podpisanej przez Zamawiającego i Dostawcę umowy ramowej.
2. Zapotrzebowanie Zamawiającego na dostawy Towaru łącznie w okresie maj-grudzień 2025 będzie wynosić będzie maksymalnie 1881 ton. Gwarantowana łączna ilość minimalna 1500 ton.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość podziału zamawianego wolumenu na więcej niż jedną ofertę, wybór ofert będzie dokonywany zgodnie z kolejnością w rankingu.
4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość ustalenia w umowie ramowej ilości maksymalnej oraz ilości gwarantowanej dla każdej z wybranych ofert na poziomie nie mniejszym niż minimum logistyczne wskazane przez dostawcę w ofercie.
5. Miesięczne zapotrzebowanie na dostawy Towaru określone zostanie z Oferentami, których oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza.
6. Specyfikacja techniczna znajduje się w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

III. Warunki i miejsce dostawy
1. Dostawy realizowane będą zgodnie z Incoterms 2020 na warunkach DDP, miejsce dostawy Rafineria Gdańska Sp. z o. o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
2. Do zagadnień, które nie zostaną ujęte w treści umowy między Zamawiającym i Dostawcą, zastosowanie będą miały Ogólne Warunki Zamówienia Rafineria Gdańska Sp. z o.o. https://rafineriagdanska.pl/repository/55544/
3. Wraz z produktem Dostawca zobowiązany jest dostarczyć do każdej dostawy w dwóch egzemplarzach następujące dokumenty: świadectwo jakości, dokument załadunku oraz dokument przewozowy.
4. Dostawy realizowane będą środkami transportu o ładowności ok. 17,6 - 22 ton.
5.Oferent zobowiązuje się do realizacji dostaw w terminie nie dłuższym niż 5 dni roboczych od momentu złożenia zamówienia przez Zamawiającego.

IV.Termin wykonywania zamówienia
Przedmiot zamówienia będzie realizowany w terminie od 15.05.2025r. do 31.12.2025 r .

V.Forma i treść oferty
1. Oferent zobowiązany jest złożyć ofertę wyłącznie za pośrednictwem Platformy Zakupowej Logintrade w dwóch częściach:
a) część merytoryczna poprzez załączenie dokumentów w formacie PDF:
- Nazwę i typ oraz właściwości oferowanego Towaru;
- karta charakterystyki produktu,
- podpisany załącznik nr 3 - Oświadczenia RG
- podpisany załącznik nr 4 - Oświadczenie Sankcje.
- podpisany Załącznik nr 5 – Oświadczenie dostawcy odnośnie spełniania wymogów REACH,CLP i BPR
b) część handlowa poprzez wpisanie ceny w wyznaczonym polu:
- cena jednostkową wyrażoną w EUR/t na platformie Logintrade
  oraz załączenie dokumentu w formacie pdf:
- wypełniony formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

VI. Pozostałe informacje
1. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.
2. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.
3. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.
4. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.
5. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

VII. Klauzule sankcyjne
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje że produkty, które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).

VIII. Lista załączników
Załącznik nr 1 – Specyfikacja techniczna
Załącznik nr 2 – Formularz ofertowy
Załącznik nr 3 – Oświadczenia RG        
Załącznik nr 4 – Oświadczenie sankcyjne
Załącznik nr 5 – Oświadczenie dostawcy odnośnie spełniania wymogów REACH,CLP i BPR
Załącznik nr 6 – Informacja dla dostawców: mechanizm rażąco niskiej ceny


SPECIFICATION OF THE SUBJECT OF THE ORDER DELIVERY OF A MODIFIERS USED FOR THE PRODUCTION OF MODIFIED ASPHALT WITH POLYMERS FOR THE PERIOD MAY-DECEMBER 2025
I. Ordering Party
Rafineria Gdańsk Sp. z o.o. with its registered office in Gdańsk, postal code 80-718, ul. Elbląska 135, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register in the District Court Gdańsk-Północ in Gdańsk, 7th Commercial Division of the National Court Register under the number 0000204527, with the share capital of PLN 154,500,000.00, being an active VAT taxpayer, registered under the tax identification number NIP 583-285-03-90, with the REGON 193016830 and the registration number in the Waste Database (BDO) 000019057, which declares that it has the status of a large enterprise within the meaning of the provisions of the Act of 08.03.2013 on counteracting excessive delays in commercial transactions, represented by

II. Subject matter of the order
1. The subject matter of the purchase proceedings is the delivery of modifiers used for the production of highly modified asphalts with polymers on the basis of a framework agreement signed by the Ordering Party and the Supplier.
2. The Ordering Party's demand for the supply of products in the period May-December 2025 will amount to a maximum of 1881 tons. The guaranteed total minimum quantity is 1500 tons.
3. The Ordering Party reserves the right to divide the ordered volume into more than one offer, the selection of offers will be made in accordance with the order in the ranking.
4. The Ordering Party reserves the right to establish in the framework agreement the maximum quantity and the guaranteed quantity for each of the selected offers at a level not lower than the logistic minimum indicated by the supplier in the offer.
5. The monthly demand for the supply of products will be determined with the Bidders whose offer is selected as the most advantageous.
6. The technical specification can be found in Annex No. 1 to this request for quotation.

III. Conditions and place of delivery
1. Deliveries will be made in accordance with Incoterms 2020 on DDP terms, place of delivery Rafineria Gdańska Sp. z o. o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
2. For matters not covered by the content of the agreement between the Ordering Party and the Supplier, the General Terms and Conditions of the Order of Rafineria Gdańska Sp. z o.o. https://rafineriagdanska.pl/repository/55544/ will apply.
3. Together with the product, the Supplier is obliged to deliver the following documents in duplicate for each delivery: quality certificate, loading document and transport document.
4. Deliveries will be made using means of transport with a capacity of approx. 17.6 - 22 tons.
5. The Bidder undertakes to make deliveries within no more than 5 working days from the moment the Ordering Party places the order.

IV. Deadline for order execution
1. The subject of the order will be executed within the period from 15.05.2025 to 31.12.2025.

V. Form and content of the offer
1. The bidder is obliged to submit the offer exclusively via the Logintrade Purchasing Platform in two parts:
a) substantive part by attaching documents in PDF format:
- Name and type and properties of the offered products;
- product data sheet,
- signed appendix no. 3 - RG Declarations
- signed appendix no. 4 - Sanctions Declaration.
- signed Appendix no. 5 - Supplier's Declaration regarding compliance with REACH, CLP and BPR requirements
b) commercial part by entering the price in the designated field:
- unit price expressed in EUR/t on the Logintrade platform
and attaching a document in PDF format:
- completed offer form constituting Appendix no. 2 to this request for quotation.

VI. Other information
1. All information presented in this document is intended solely for the purpose of preparing the offer and under no circumstances should it be used in any other way or for any other purposes.
2. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. reserves the right to accept/reject the offer in whole or in part.
3. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informs that regulations and provisions are in force on its territory, including, among others, health and safety, fire protection and pass systems.
4. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. declares that no costs related to the preparation or delivery of the offer will be refunded, nor will offers submitted to bidders be returned.
5. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. reserves the right to conduct any tests to verify the certificates, documents and information submitted and to clarify the financial and technical aspects of the submitted offer.

VII. Sanctions clauses
In connection with the prohibitions set out in the sanctions regulations issued in connection with the aggression against Ukraine, in particular:
- Council Regulation (EU) No 833/2014 of 31 July 2014 concerning restrictive measures in view of Russia's actions destabilizing the situation in Ukraine (OJ EU.L No. 229, p. 1, as amended),
- Council Regulation (EC) No 765/2006 of 18 May 2006 concerning restrictive measures in view of the situation in Belarus and Belarus's participation in Russia's aggression against Ukraine (OJ EU.L No. 134, p. 1, as amended),
- Council Regulation (EU) 2022/263 of 23 February 2022 on restrictive measures in response to the recognition of non-government-controlled areas of Ukrainian oblasts Donetsk and Luhansk regions and ordering the deployment of Russian armed forces in these areas (OJ EU.L.2022.42I, p. 77, as amended) and
- Council Regulation (EU) No 692/2014 of 23 June 2014 on restrictive measures in response to the illegal annexation of Crimea and Sevastopol (OJ EU.L No. 183, p. 9, as amended),
By entering the procurement procedure and submitting an offer in response to this request for proposals, the Bidder guarantees that the products to be purchased by Rafineria Gdańska Sp. z o. o. as a result of the implementation of the submitted offer will not originate from or will not be exported from Russia or Belarus or the Luhansk or Donetsk regions or Crimea or Sevastopol (territories of Ukraine).

VIII. List of attachments

Attachment No. 1 – Technical specification
Attachment No. 2 – Offer form
Attachment No. 3 – RG tender declarations
Attachment No. 4 – Sanction declaration
Attachment No. 5 – Supplier's declaration regarding compliance with REACH, CLP and BPR requirements
Attachment No. 6 – Information for suppliers: abnormally low price mechanism

Z poważaniem/ Best Regards

Marek Sulimierski