Szanowni Państwo,
ORLEN Petrobaltic S. A. (zwana dalej „Zamawiającym”) z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Stary Dwór 9, zaprasza Wykonawców/Dostawców do zapoznania się z zapytaniem ofertowym i do złożenia oferty.

Przedmiotem zapytania ofertowego jest dostawa następujących pozycji zgodnie z poniższą specyfikacją:
1. Zasuwa hydrauliczna 2-1/16" typ „FLS”– 3 szt.
- klasa ciśnieniowa: 5000 PSI
- połączenie: RTJ; pierścień R24
- standard - API 6A
- medium robocze: ropa naftowa
- klasa temperaturowa: P+U
- klasa materiałowa: BB
- PSL 2
- PR 2
- Materiał części mokre: Gniazdo z węglika wolframu; serce pokryte węglikiem wolframu
- Sterowana hydraulicznie z aktuatorem oraz krańcówkami.
- Siłownik przystosowany do płynu hydraulicznego na bazie wody: OCEANIC HW 540
- Powłoka malarska dla środowiska morskiego, Kategoria C5, trwałość H wg. ISO 12944; kolor RAL 1026 (żółty)

WYMAGANA DOKUMENTACJA:
• Ogólny rysunek wymiarowy zespołu zaworu i siłownika
• Rysunek przekrojowy z listą części zaworu
• Rysunek przekroju poprzecznego z listą części siłownika
• Instrukcja instalacji, obsługi i konserwacji zaworu
• Instrukcja instalacji, obsługi i konserwacji siłownika
• Certyfikaty materiałowe dla korpusu/nakładki i części zwilżanych (zasuwa, trzpień, gniazdo) zgodnie z EN10204 typ 3.1
• Raport z testu dryftu
• Raport z testu hydrostatycznego korpusu
• Raport z testu hydrostatycznego gniazda
• Raport z testów funkcjonalnych zaworu i siłownika
• Tabela wartości nacisku dla zespołu zawór/siłownik.
• Deklaracja zgodności ATEX 2014/34/UE dla zaworu i siłownika
• Dane produktu wyłącznika krańcowego i certyfikat ATEX

2. Zasuwa hydrauliczna 2-9/16" typ „FLS” – 3 szt.
- klasa ciśnieniowa: 5000 PSI
- połączenie: RTJ; pierścień R27
- standard - API 6A
- medium robocze: ropa naftowa
- klasa temperaturowa: P+U
- klasa materiałowa: BB
- PSL 2
- PR 2
- Materiał części mokre: Gniazdo z węglika wolframu; serce pokryte węglikiem wolframu
- Sterowana hydraulicznie z aktuatorem oraz krańcówkami.
- Siłownik przystosowany do płynu hydraulicznego na bazie wody: OCEANIC HW 540
- Powłoka malarska dla środowiska morskiego, Kategoria C5, trwałość H wg. ISO 12944; kolor RAL 1026 (żółty)

WYMAGANA DOKUMENTACJA:
• Ogólny rysunek wymiarowy zespołu zaworu i siłownika
• Rysunek przekrojowy z listą części zaworu
• Rysunek przekroju poprzecznego z listą części siłownika
• Instrukcja instalacji, obsługi i konserwacji zaworu
• Instrukcja instalacji, obsługi i konserwacji siłownika
• Certyfikaty materiałowe dla korpusu/nakładki i części zwilżanych (zasuwa, trzpień, gniazdo) zgodnie z EN10204 typ 3.1
• Raport z testu dryftu
• Raport z testu hydrostatycznego korpusu
• Raport z testu hydrostatycznego gniazda
• Raport z testów funkcjonalnych zaworu i siłownika
• Tabela wartości nacisku dla zespołu zawór/siłownik.
• Deklaracja zgodności ATEX 2014/34/UE dla zaworu i siłownika
• Dane produktu wyłącznika krańcowego i certyfikat ATEX

3. Ręczna zasuwa suwakowa 2-1/16’’ typ „FLS” – 5 szt.
- klasa ciśnieniowa: 5000 PSI
- połączenie: RTJ; pierścień R24
- standard - API 6A
- medium robocze: ropa naftowa
- klasa temperaturowa: P+U
- klasa materiałowa: BB
- PSL 2
- PR 2
- Materiał części mokre: Gniazdo z węglika wolframu; serce pokryte węglikiem wolframu
- Powłoka malarska dla środowiska morskiego, Kategoria C5, trwałość H wg. ISO 12944; kolor RAL 1026 (żółty)

WYMAGANA DOKUMENTACJA:
• Ogólny rysunek wymiarowy zaworu
• Rysunek przekroju poprzecznego z listą części zaworu
• Instrukcja instalacji, obsługi i konserwacji zaworu
• Certyfikaty materiałowe dla korpusu/nakładki i części zwilżanych (zasuwa, trzpień, gniazdo) zgodnie z EN10204 typ 3.1
• Raport z testu dryftu
• Raport z testu hydrostatycznego korpusu
• Raport z testu hydrostatycznego gniazda
• Deklaracja zgodności ATEX 2014/34/UE dla zaworu.

4. Ręczna zasuwa suwakowa 2-9/16" typ „FLS” – 5 szt.
- klasa ciśnieniowa: 5000 PSI
- połączenie: RTJ; pierścień R27
- standard - API 6A
- medium robocze: ropa naftowa
- klasa temperaturowa: P+U
- klasa materiałowa: BB
- PSL 2
- PR 2
- Materiał części mokre: Gniazdo z węglika wolframu; serce pokryte węglikiem wolframu
- Powłoka malarska dla środowiska morskiego, Kategoria C5, trwałość H wg. ISO 12944; kolor RAL 1026 (żółty)

WYMAGANA DOKUMENTACJA:
• Ogólny rysunek wymiarowy zaworu
• Rysunek przekroju poprzecznego z listą części zaworu
• Instrukcja instalacji, obsługi i konserwacji zaworu
• Certyfikaty materiałowe dla korpusu/nakładki i części zwilżanych (zasuwa, trzpień, gniazdo) zgodnie z EN10204 typ 3.1
• Raport z testu dryftu
• Raport z testu hydrostatycznego korpusu
• Raport z testu hydrostatycznego gniazda
• Deklaracja zgodności ATEX 2014/34/UE dla zaworu.

Kontrahent zostanie wyłoniony zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, w nieograniczonym procesie wyboru kontrahenta, a kryterium wyboru będzie:
a) Cena
b) Termin realizacji
d) Ocena techniczna oferty

W celu wyłonienia kontrahenta prosimy o złożenie oferty zgodnie z wytycznymi zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty.

Sposób złożenia oferty: poprzez platformę zakupową LOGINTRADE.
Termin rozpoczęcia składania oferty: 28.03.2025, godz. 10:00
Termin złożenia oferty: 04.04.2025, godz. 10.00.
Pytania należy zadawać wyłącznie przez Platformę Zakupową Logintrade do dnia 26.03.2025 do godz. 11:00. Na pytania zadane po terminie nie będą udzielane odpowiedzi.

ZAWARTOŚĆ OFERTY
Oferta powinna zawierać:
1. Ofertę zawierającą cenę jednostkową Produktu, uwzględniającą koszt transportu do siedziby Zamawiającego na warunkach DDP, ORLEN Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, Incoterms 2020;
2. Warunki płatności – 30 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury;
3. Określenie terminu realizacji Zamówienia;
4. Warunki gwarancji na Produkty – na okres 24 miesięcy od daty dostarczenia całego Zamówienia;
5. Określenie kraju pochodzenia oferowanego Produktu – oferty producentów chińskich i rosyjskich nie będą brane pod uwagę;
6. Wymagana dokumentacja/certyfikaty – podane przy pozycjach;
7. Okres ważności oferty (wymagane minimum 30 dni);

ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO
1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach.
3. Zamawiający informuje, że wymagane jest złożenie oferty na pełny zakres zapytania ofertowego.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zaproszenia do złożenia oferty bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego.
6. Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje przekazane w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty oraz wszelkie inne informacje i dokumenty jakie zostaną przekazane Wykonawcy w związku z przygotowaniem oferty stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Wykonawców.
8. Zamawiający informuje, że w przypadku opóźnienia w realizacji Zamówienia będzie uprawniony do żądania od Wykonawcy zapłaty kary umownej w wysokości 0,5% Wartości Przedmiotu Zamówienia za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia.
9. Do zamówienia będą miały zastosowanie aktualnie obowiązujące w OREN Petrobaltic S.A. „Ogólne warunki zamówienia”, stanowiące załącznik do niniejszego zaproszenia.
Wszelkie uwagi do treści wspomnianego dokumentu można zgłaszać na etapie składania ofert.

////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////

Dear Sirs,
ORLEN Petrobaltic S.A. (hereinafter referred to as the "Employer/Buyer") with its registered office in Gdańsk, at Stary Dwór 9, invites Contractors/Suppliers to read the tender enquiry and to place an offer.

The subject of the inquiry:

1. GATE VALVE ASSEMBLY, MODEL FLS – 3 pcs
W/ MHQD HYDRAULIC ACTUATOR,
MHQD-RS-0425-A MODEL,
2-1/16 BORE, 5000 PSI, 2-1/16 API
FLANGE X FLANGE,
API 6A, SSV, T/C: P-U, M/C:BB, PSL 2, PR2,
GATE HARD FACED; SEAT HARD FACED
ATEX LIMIT SWITCHES (EUROSWITCH LIMIT SWITCH FS-B321-4M)
ACCORDING TO PED SP-015034-03
WITH MATERIAL CERTIFICATES EN 10204 TYPE 3.1
HYDRAULIC ACTUATOR WITH MANUAL OVERRIDE, LIMIT SWITCH AND HEAT-SENSITIVE LOCK OPEN DEVICE;
ACTUATOR TO BE USED WITH WATER BASED HYDRAULIC FLUID OCEANIC HW 540.
PAINTING FOR OFFSHORE ENVIRONMENT. COATING SYSTEM CATEGORY C5; DURABILITY H ACCORDING TO ISO 12944. RAL 1026 (YELLOW).

Documentation to be delivered with the equipment:
• General arrangement dimensional drawing for valve and actuator assembly
• Cross sectional drawing with parts list for valve
• Cross sectional drawing with parts list for actuator
• Installation, Operation and Maintenance Manual for valve
• Installation, Operation and Maintenance Manual for actuator
• Material certificates for body/bonnet and wetted parts (gate, stem, seat) acc. to EN10204 type 3.1
• Drift test report
• Hydrostatic shell test report
• Hydrostatic seat test report
• Functional test report for valve and actuator
• Thrust values table for valve / actuator assy.
• ATEX 2014/34/EU compliance declaration for valve and actuator
• Limit switch product data & ATEX certificate

2. GATE VALVE ASSEMBLY, MODEL FLS – 3 pcs
W /MHQD HYDRAULIC ACTUATED FAIL CLOSE,
MHQD-RS-0425-A, MODEL FLS,
2-9/16"" BORE 5000 PSI, 2-9/16"" API
FLANGE X FLANGE,
API 6A, SSV, T/C: P-U, M/C:BB, PSL 2, PR2,
GATE HARD FACED; SEAT HARD FACED
ATEX LIMIT SWITCHES (EUROSWITCH LIMIT SWITCH FS-B321-4M)
ACCORDING TO PED SP-015034-03
WITH MATERIAL CERTIFICATES EN 10204 TYPE 3.1
HYDRAULIC ACTUATOR WITH MANUAL OVERRIDE, LIMIT SWITCH AND HEAT-SENSITIVE LOCK OPEN DEVICE;
ACTUATOR TO BE USED WITH WATER BASED HYDRAULIC FLUID OCEANIC HW 540.
PAINTING FOR OFFSHORE ENVIRONMENT. COATING SYSTEM CATEGORY C5; DURABILITY H ACCORDING TO ISO 12944. RAL 1026 (YELLOW).

Documentation to be delivered with the equipment:
• General arrangement dimensional drawing for valve and actuator assembly
• Cross sectional drawing with parts list for valve
• Cross sectional drawing with parts list for actuator
• Installation, Operation and Maintenance Manual for valve
• Installation, Operation and Maintenance Manual for actuator
• Material certificates for body/bonnet and wetted parts (gate, stem, seat) acc. to EN10204 type 3.1
• Drift test report
• Hydrostatic shell test report
• Hydrostatic seat test report
• Functional test report for valve and actuator
• Thrust values table for valve / actuator assy.
• ATEX 2014/34/EU compliance declaration for valve and actuator
• Limit switch product data & ATEX certificate

3. GATE VALVE ASSEMBLY, MANUAL, MODEL FLS - 5 pcs.
2-1/16 BORE, 5,000 PSI, 2-1/16 API
FLANGE X FLANGE,
API 6A, TEMPERATURE CLASS P+U, MATERIAL CLASS BB,
GATE HARD FACED; SEAT HARD FACED
PSL-2, PR-2
ACCORDING TO PED SP-015034-03
WITH MATERIAL CERTIFICATES EN 10204 TYPE 3.1
PAINTING FOR OFFSHORE ENVIRONMENT. COATING SYSTEM CATEGORY C5; DURABILITY H ACCORDING TO ISO 12944. RAL 1026 (YELLOW).

Documentation to be delivered with the equipment:
• General arrangement dimensional drawing for valve
• Cross sectional drawing with parts list for valve
• Installation, Operation and Maintenance Manual for valve
• Material certificates for body/bonnet and wetted parts (gate, stem, seat) acc. to EN10204 type 3.1
• Drift test report
• Hydrostatic shell test report
• Hydrostatic seat test report
• ATEX 2014/34/EU compliance declaration for valve.

4. GATE VALVE ASSEMBLY, MANUAL, MODEL FLS - 5 pcs
2-9/16 BORE 5K, 2-9/16 API
FLANGE X FLANGE,
API 6A, TEMPERATURE CLASS P+U, MATERIAL CLASS BB,
GATE HARD FACED; SEAT HARD FACED
PSL-2, PR-2
ACCORDING TO PED SP-015034-03
WITH MATERIAL CERTIFICATES EN 10204 TYPE 3.1
PAINTING FOR OFFSHORE ENVIRONMENT. COATING SYSTEM CATEGORY C5; DURABILITY H ACCORDING TO ISO 12944. RAL 1026 (YELLOW).

Documentation to be delivered with the equipment:
• General arrangement dimensional drawing for valve
• Cross sectional drawing with parts list for valve
• Installation, Operation and Maintenance Manual for valve
• Material certificates for body/bonnet and wetted parts (gate, stem, seat) acc. to EN10204 type 3.1
• Drift test report
• Hydrostatic shell test report
• Hydrostatic seat test report
• ATEX 2014/34/EU compliance declaration for valve.

Supplier will be selected according to the internal procedures of the Employer, in an open partner selection process and key selection criterion will be:
a) Price
b) Delivery time
c) Technical opinion

Start for submission of tender: March 28, 2025, 10:00 AM
Deadline for submission of tender: April 04, 2025, 10:00 AM
Questions should be asked only via the Logintrade Procurement Platform till March 26 2025, 11.00 AM. Questions asked after the deadline will not be answered.

Formal criteria of the quotation:
1. Quotation with unit net price of the Product, including delivery to ORLEN Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, DDP Incoterms 2020;
2. Payment terms – net 30 days after invoice receipt;
3. Determination of contract completion date;
4. Warranty terms for Products - for a period of 24 months from the date of delivery of the entire Order;
5. Indication of the country of origin of the offered Product - offers from Chinese and Russian manufacturers will not be taken into consideration;
6. Offer validity (minimum 30 days required).

Reservations of the ordering party:
1. The Contractor is obliged to refer to the information contained in this invitation to tender and its annexes and prepare a tender in accordance to the requirements specified in this document.
2. The Employer shall not be liable for any costs of the Contractor concerning the preparation of the offer and attended by the Contractor in any negotiations.
3. The Employer informs that it is required to submit a tender for the full scope of the request for quotation.
4. The Employer reserves the right to reject the offer of the Contractor for any reason.
5. The Employer reserves the right to cancel this tender without giving any reason and the ability to conduct negotiations with the selected Contractor or Contractors till the time of signing the contract. The choice of the Contractor or Contractors for further negotiations does not constitute acceptance of the offer within meaning of the Polish Civil Code.
6. The Employer reserves, that all information provided in this invitation to tender and any other information and documents that will be submitted to the Contractor in connection with the preparation of the bid are legally protected business secret Employer.
7. The Employer reserves the right, until the deadline for submitting tenders, to make changes to the inquiry, about which it is obliged to notify all Suppliers.
8. The Employer informs that in case of delays in Order execution shall be entitled to demand payment of a contractual penalty from the Contractor in the amount of 0.5% of the Order Value for each and every commenced day of the delay.
9. The order shall be subject to the currently binding ORLEN Petrobaltic S.A. "General Conditions of Order" which constitute an appendix to this invitation.
Any comments to the content of this document can be made at the stage of submitting offers.