Gdańsk, dnia 19.03.2025r.

ZAPYTANIE O INFORMACJĘ (RFI)



Szanowni Państwo,


Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w zapytaniu o informację RFI na:



„Montaż /demontaż mechaniczny armatury i aparatury na Instalacji Wydzielanie Butadienu II w Płocku oraz transport do warsztatów w Płocku i w Gdańsku”


UWAGA! Zamawiający nie dopuszcza składanie przez Oferentów ofert częściowych.


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

Podczas postoju remontowego instalacji Wydzielanie Butadienu II, który będzie miał miejsce od 15.09.2025 r. do 22.09.2025 r. Szczegółowe terminy dla poszczególnych Zakresów prac według harmonogramu . Termin realizacji może ulec zmianie z przyczyn technologicznych i/lub produkcyjnych.
Lokalizacja prac obiektowych: ZP ORLEN Płock, Wydzielanie Butadienu II
Transport na trasie:
- ZP ORLEN Płock – Rafineria Gdańsk, Warsztat ORLEN Serwis S.A. w Gdańsku (zawory bezpieczeństwa, armatura i poziomowskazy - pkt. 1-3 zakresu poniżej)
- ZP ORLEN Płock – Warsztat ORLEN Serwis S.A. w Płocku (zawory regulacyjne i blokadowe – pkt. 5 zakresu poniżej)
Zakres prac do zlecenia (Zgodnie z załącznikiem M 34):
1. Demontaż, montaż i przygotowanie zaworów do kontroli pre-pop:
• B-SV-108 średnica nominalna zaworu wlot/wylot DN=40/50mm,
• B-SV-127 średnica nominalna zaworu wlot/wylot DN=150/200mm,
• B-SV-176 średnica nominalna zaworu wlot/wylot DN=25/50mm.
2. Demontaż i montaż armatury odcinającej: 45 szt.
3. Demontaż i montaż aparatury PiA: poziomowskaz (6 szt.) i komora nurnikowa (6szt.) łącznie z armaturą odcinającą, (18 szt.)
4. Transport urządzeń wymienionych w pkt. 1 – 3 na trasie między warsztatem OSSA w Gdańsku a instalacją w Płocku – partiami, zależnie od udostępnienia urządzeń na instalacji i przebiegu prac warsztatowych.
5. Demontaż i montaż zaworów regulacyjnych i blokadowych (12 szt. – wykaz nr 2), transport zaworów do remontu na Warsztat OSSA w Płocku i powrotem na instalacje – partiami, w zależności od udostepnienia przez obsługę instalacji produkcyjnej.
Uwagi:
- Prace warsztatowe po stronie ORLEN Serwis.
- Rozładunek i załadunek na terenie Rafinerii Gdańskiej – po stronie ORLEN Serwis.
- Terminy i partie dostaw – zależne od haromonogramu remontu.
- Termin realizacji prac może ulec z mianie z przyczyn produkcyjnych.

Wykonawca zapewni:
1. Personel z wymaganymi uprawnieniami,
2. Niezbędny sprzęt do demontażu, załadunku i transportu ( w tym dźwigi).
3. Wszystkie niezbędne prace pomocnicze: izolacja, ślepienie itp. – jeśli wymagane.
4. Załadunek / rozładunek w Płocku i zabezpieczenie na czas transportu.

Wymagania dla oferenta:
Przedstawienie przez Podwykonawcę, certyfikatu Systemu Zarządzania BHP potwierdzającego zgodność prowadzonej działalności gospodarczej z wymaganiami normy 45001 lub równoważnego.
W przypadku braku certyfikatu Oferent będzie zobowiązany do wypełnienia ankiety BHP zgodnie ze standardami ORLEN. S.A.
Przedstawienie listy prac potwierdzających spełnienie wymaganego doświadczenia - wykonanie min. 3 prac o identycznym charakterze zrealizowanych w okresie ostatnich 5 lat w przemyśle rafineryjnym / petrochemicznym / chemicznym / energetycznym w przemyśle rafineryjnym / petrochemicznym / chemicznym / energetycznym. W celu potwierdzenia listy prac Oferent musi przedstawić referencje lub protokoły odbioru robót. W przypadku realizacji prac dla ORLEN Oferent zamiennie może przywołać numery umów wraz z przywołaniem instalacji i zakresu prac.
W przypadku braku wymaganych referencji Oferent zamiennie przedstawi wykaz pracowników potwierdzający min. 3-letni udokumentowany staż pracy przy wykonywaniu robót remontowych o podobnym charakterze na instalacjach produkcyjnych Grupy Kapitałowej ORLEN S.A.
Realizacja prac zgodnie ze standardami obowiązującymi w ORLEN S.A.
UWAGA: Zamawiający zastrzega sobie prawo do sprawdzenia kompetencji oraz wykonania audytu u potencjalnego Wykonawcy.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY WSTĘPNEJ (TECHNICZNEJ) SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ LOGINTRAGE W RAMACH NINIEJSZEGO ZAPYTANIA

Warunkiem formalnym uczestnictwa w niniejszym procesie zakupowym jest przedstawienie następujących dokumentów :
• Oświadczenie Podwykonawcy o gotowości wykonania prac podzlecanych;
• Oświadczenie Podwykonawcy o akceptacji braku możliwości dalszego podzlecania prac przez
Podwykonawcę;
• Przedstawienie przez Podwykonawcę, certyfikatu Systemu Zarządzania BHP potwierdzającego zgodność prowadzonej działalności gospodarczej z wymaganiami normy 45001 lub równoważnego.
• Przedstawienie listy prac potwierdzających spełnienie wymaganego doświadczenia - wykonanie min. 3 prac o identycznym charakterze zrealizowanych w okresie ostatnich 5 lat w przemyśle rafineryjnym / petrochemicznym / chemicznym / energetycznym w przemyśle rafineryjnym / petrochemicznym / chemicznym / energetycznym. W celu potwierdzenia listy prac Oferent musi przedstawić referencje lub protokoły odbioru robót. W przypadku realizacji prac dla ORLEN Oferent zamiennie może przywołać numery umów wraz z przywołaniem instalacji i zakresu prac.
• W przypadku braku wymaganych referencji Oferent zamiennie przedstawi wykaz pracowników potwierdzający min. 3-letni udokumentowany staż pracy przy wykonywaniu robót remontowych o podobnym charakterze na instalacjach produkcyjnych Grupy Kapitałowej ORLEN S.A.
• Sprawozdania finansowe za ostatnie 2 pełne lata obrotowe ,lub deklaracje CIT-8, lub PIT-B lub inne dokumenty przedstawiające sytuację finansową kontrahenta – każdy z nich za ostanie 2 lata obrotowe, oraz analogiczne dokumenty dla roku bieżącego (najnowszy rozliczony kwartał).
UWAGA

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.
• Brak jakichkolwiek dokumentów z pkt. II może skutkować odrzuceniem Oferty.


III. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO

Zamawiający informuje, że:
• Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
• nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
• nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
• zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
• zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
• zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania o informację bez podania przyczyny, w każdym czasie;
• zastrzega sobie prawo do zamknięcia Zapytania o informację bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
• zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
• wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
• zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu o informację, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
• ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
• wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty wstępnej i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i od innych celów .


IV. INFORMACJE DOTYCZĄCE PYTAŃ I ODPOWIEDZI

a) Na pytania dotyczące Zapytania o informację odpowiedzi udzielone zostaną wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 24.03.2025r. do godz. 10:00 .
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

V. OPIS SPOSOBU UCZESTNICZENIA W POSTĘPOWANIU I ZŁOŻENIA OFERTY

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu o informację i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 27.03.2025 r. do godz. 12:00 .
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej

VI. OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych ORLEN Serwis S.A. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest ORLEN Serwis S.A. z siedzibą: ul. Chemików 7 09-411 Płock.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: daneosobowe.serwis@orlen.pl lub pisemnie na adres ORLEN Serwis S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Serwis S.A. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes ORLEN Serwis S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ORLEN Serwis S.A. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ORLEN Serwis S.A. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy ORLEN Serwis S.A. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

VII. STANDARDY OBOWIĄZUJĄCE W GRUPIE KAPITAŁOWEJ ORLEN
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentami: ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz „Polityka ochrony praw człowieka w Grupie Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/zrownowazony-rozwoj/polityka-ochrony-praw-czlowieka). Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców ze ww. dokumentami.

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN standardy dotyczące polityki antykorupcyjnej, zasad przyjmowania upominków, zgłaszania nieprawidłowości oraz zarządzania konfliktem interesów (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/nasze-standardy/standardy-antykorupcyjne). Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

Załączniki:*
Nr 1 – Szczegółowy zakres prac
Nr 2 – Harmonogram

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania o informację (RFI). Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.