Szanowni Państwo,

W imieniu spółki u ORLEN Petrobaltic Spółka Akcyjna (zwana dalej „Zamawiającym”) z siedzibą w Gdańsku, przy ul. Stary Dwór 9, zapraszam Państwa do udziału w postępowaniu dotyczącym zakupu:

1. Przedmiot zapytania:

• Inhibitor parafin do ropy ze złoża B3 – ilość 18 ton.
Produkt ma być mieszaniną inhibitora i dyspergatora, powinien zachować właściwości reologiczne pozwalające na dozowanie w zakresie temperatur:  - 5 st C do 30 st C.
Produkt w beczkach ok. 200l (ok 180kg) na paletach (palety muszą być bezzwrotne). Dostawy partiami na e-mailowe wywołanie. Pierwsza partia 4000 kg dostarczona nie później niż 4 tygodnie od złożenia zamówienia. Terminy kolejnych dostaw wywoływane mailowo z 3 tygodniowym wyprzedzeniem. Dostawca zobowiązuje się do odbierania opróżnionych opakowań po produkcie na swój koszt, po e-mailowym wywołaniu.

• Inhibitor parafin do ropy ze złoża B8 – ilość 30 ton.
Produkt ma być mieszaniną inhibitora i dyspergatora, powinien zachować właściwości reologiczne pozwalające na dozowanie w zakresie temperatur:  - 5 st C do 30 st C.
Produkt w beczkach ok. 200l (ok. 180kg) na paletach (palety muszą być bezzwrotne). Dostawy partiami na e-mailowe wywołanie. Pierwsza partia 8000 kg dostarczona nie później niż 4 tygodnie od złożenia zamówienia. Terminy kolejnych dostaw wywoływane mailowo z 3 tygodniowym wyprzedzeniem. Dostawca zobowiązuje się do odbierania opróżnionych opakowań po produkcie na swój koszt, po e-mailowym wywołaniu.

1.1.Wymagania formalne:

• przedstawienie co najmniej 2 referencji z realizacji podobnego przedmiotu dostawy – tylko dla Oferentów, którzy nie realizowali wcześniej dostaw inhibitorów parafin do ORLEN Petrobaltic S.A.
• Przedstawienie raportu z testów doboru inhibitora do ropy ze złoża B8 i osobno do ropy ze złoża B3. Raporty powinny zawierać wyniki badań efektywności inhibitora parafin (wykresy, dokumentacja zdjęciowa). Wykonane jedną wybraną metodą:
o metoda „Cold Finger” (wymagane minimalne wyniki efektywności – stopień ochrony ponad 70%)
o metoda „Flow loop” (wymagane minimalne wyniki efektywności – obniżenie temperatury wytrącania parafin i krzepnięcia ropy)
o badanie temperatury lepkości ropy i/lub metoda badania stopnia dyspersji za pomocą testów kuponowych (wymagane minimalne wyniki efektywności – minimalny stopień dyspersji parafin - 60% )
Uwaga: Zmawiający akceptuje testy wykonane dla ORLEN Petrobaltic S.A. w poprzednich latach (do 5 lat wstecz).
Potencjalni Oferenci mogą zgłosić się po odbiór próbki ropy do badań do dnia 24.01.2025. Odbiór próbek na koszt Oferenta. Osoba kontaktowa – Kinga Domańska tel. +48 508262 978, kinga.domanska@lotospetrobaltic.pl
UWAGA- próbki zostaną udostępnione jedynie firmom posiadającym referencje zgodnie z pkt. 1.1
• Produkt nie może być produktem podlegającym akcyzie. Oświadczamy że ORLEN Petrobaltic S.A. nie korzysta ze zwolnienia z opłat akcyzowych. Prosimy o dołączenie do oferty jednoznacznej deklaracji, że oferowany produkt nie podlega akcyzie.
• Dołączenie do oferty informacji o kodzie taryfy celnej oferowanego produktu , gdy ma to zastosowanie.
• Dołączenie informacji czy produkt podlega pod ustawę SENT
• W przypadku produktów podlegających SENT, dostawca jest zobowiązany do wystawienia „klucza wysyłającego” do każdej dostawy.
• Dołączenie do oferty karty charakterystyki produktu zgodnej z REACH oraz CLP, w języku polskim.
• Dostawca zobowiązany jest dostarczyć świadectwo jakości produktu.
• Zamawiający wymaga, aby Dostawca odbierał opróżnione opakowania po produkcie na swój koszt, po mailowym wywołaniu.
• Zamawiający wymaga, aby data przydatności do użycia dostarczonych materiałów wynosiła co najmniej 1 rok od daty dostawy.

2. Dostawca zostanie wyłoniony zgodnie z wewnętrzną procedurą Zamawiającego, w nieograniczonym procesie wyboru kontrahenta, a kryterium wyboru będzie:
a) Cena
b) Termin realizacji
d) Ocena techniczna oferty

3. Sposób i terminy złożenia oferty:
• Dostawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie.
• Ofertę należy złożyć za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE, załączając jednocześnie skan kompletnej Oferty wraz z załącznikami. Oferty przesyłane inną drogą nie będą brane pod uwagę.
• Wszelka korespondencja w ramach niniejszego postępowania prowadzona jest z wykorzystaniem Platformy Zakupowej LOGINTRADE.
• Oferta oraz załączniki muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Dostawcy przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Dostawcy – uprawnienie to powinno wynikać z dokumentów załączonych do Oferty w niniejszym postępowaniu. W przypadku działania Dostawcy przez pełnomocników należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo.
• Dostawca może złożyć tylko jedną Ofertę na wykonanie zamówienia.
• Pytania należy zadawać wyłącznie przez Platformę Zakupową Logintrade do dnia 03.02.2025 do godz. 10:00. Na pytania zadane po terminie nie będą udzielane odpowiedzi.
• Termin rozpoczęcia składania ofert : 03.02.2025, godz. 10:00
• Termin zakończenia składania ofert 07.02.2025, godz. 11.00

4. Zawartość oferty:
Oferta powinna zawierać:
• Ofertę zawierającą cenę jednostkową Produktu z uwzględniająca koszt transportu do siedziby Zamawiającego na warunkach DDP, ORLEN Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, Incoterms 2020,
• Warunki płatności – 30 dni po dostawie towaru,
• Określenie terminu realizacji zamówienia (dot. I partii),
• Okres ważności oferty (wymagane minimum 30 dni),
• Raport z testów doboru inhibitora do ropy z B8 i B3 (może być z lat poprzednich do 5 lat wstecz)
• Karta charakterystyki produkt,
• Deklaracja nie podlegania opłatom akcyzowym,
• Dołączenie do oferty informacji o kodzie taryfy celnej oferowanego produktu , gdy ma to zastosowanie
• Dołączenie informacji czy produkt podlega pod ustawę SENT.
• W ofercie proszę o podanie nr konta bankowego oferenta. W przypadku ofert składanych przez podmioty mające rezydencję podatkową na terytorium RP, Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty w wypadku braku możliwości potwierdzenia, że wskazany w ofercie rachunek bankowy wykonawcy jest zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy o VAT

5. Zastrzeżenia Zamawiającego:
• Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Dostawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem Dostawcy w ewentualnych negocjacjach.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Dostawcy bez podania przyczyny.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zaproszenia do złożenia oferty bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Dostawcą lub Dostawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Dostawcy lub Dostawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego postępowania na każdym jego etapie, również po zawiadomieniu o wyborze Dostawcy lub Dostawców, z którymi podejmie negocjacje lub po ich podjęciu, bez podania przyczyny. 
• Zamawiający zastrzega, że wszystkie informacje przekazane w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty oraz wszelkie inne informacje i dokumenty jakie zostaną przekazane Dostawcy w związku z przygotowaniem oferty stanowią prawnie chronioną tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Dostawców.
• Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia aukcji elektronicznej.
• W przypadku ofert składanych przez podmioty mające rezydencję podatkową na terytorium RP, Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty w wypadku braku możliwości potwierdzenia, że wskazany w ofercie rachunek bankowy wykonawcy jest zawarty w wykazie, o którym mowa w art. 96 b Ustawy o VAT.
• Do zamówienia będą miały zastosowanie aktualnie obowiązujące w ORLEN Petrobaltic S.A. „Ogólne warunki zamówienia” dostępne pod adresem: https://www.lotos.pl/344/poznaj_lotos/nasze_spolki/lotos_petrobaltic/do_pobrania
• Dostawca zobowiązany jest do zapoznania się i przestrzegania zasad bezpieczeństwa określonych w załączniku „Bezpieczeństwo” dostępne pod adresem: https://www.lotos.pl/344/poznaj_lotos/nasze_spolki/lotos_petrobaltic/do_pobrania


Dear Sirs,

ORLEN Petrobaltic S.A. (hereinafter referred to as the "Employer/Buyer") with its registered office in Gdańsk, at ul. Stary Dwór 9, invites Contractors/Suppliers to read the tender enquiry and to place an offer:

1. Description of the purchase object:

• Paraffin inhibitor for crude oil from B3 field – quantity 18 tons
The product should be a mixture of an inhibitor and a dispersant, and should maintain rheological properties the range of temperature r  - 5 deg C to 30 deg C.
Product in 200l (180kg) drums on pallets (pallets must be non-returnable).
Deliveries in batches on e-mail call.  First batch (4000 kg) must be delivered no later than 4 weeks after placing the order. The dates of subsequent deliveries called by e-mail 3 weeks in advance. The supplier undertakes to collect the emptied product packaging at his own expense, after an email calling.

• Paraffin inhibitor for crude oil from B8 field – quantity 30 tons
The product should be a mixture of an inhibitor and a dispersant, and should maintain rheological properties the range of temperature r  - 5 deg C to 30 deg C.
Product in 200l (180kg) drums on pallets (pallets must be non-returnable).
Deliveries in batches on e-mail call. First batch (8000 kg) must be delivered no later than 4 weeks after placing the order. The dates of subsequent deliveries called by e-mail 3 weeks in advance. The supplier undertakes to collect the emptied product packaging at his own expense, after an email calling.

1.1. Formal requirements:
• at least 2 references of the implementation of a similar item of delivery - only for bidders who have not previously supplied paraffin inhibitors to ORLEN Petrobaltic S.A.
• test report of the selection of an inhibitor for oil from the B8 field and separately for oil from the B3 field. Reports should contain the results of paraffin inhibitor effectiveness tests (graphs, photo documentation), made using one of the methods:
o "Cold Finger" method (minimum efficiency results required - degree of protection over 70%)
o "Flow loop" method (minimum efficiency results required - lowering the temperature of paraffin precipitation and solidification of oil)
o oil viscosity temperature test and / or dispersion test method using coupon tests (minimum efficiency results required - minimum degree of dispersion of paraffins - 60%)

Note: The Ordering Party accepts tests performed for ORLEN Petrobaltic S.A. in previous years (up to 5 years back).
Potential suppliers can apply for receipt of a sample of crude oil for testing till January, 24 th 2025 to Ms. Kinga Domanska, tel. +48 508 262 978; email: kinga.domanska@lotospetrobaltic.pl, receipt of samples at the expense of the bidder. ATTENTION - samples will be made available only to companies with references in accordance with point 1.1
•The product cannot be subject to excise duty. We declare that ORLEN Petrobaltic does not benefit from exemption from excise duties. Please attach to the offer an unequivocal declaration that the product offered is not subject to excise duty.
• Potential suppliers should deliver customs tariff code, if needed.
• Potential suppliers should inform if product is subject to SENT regulations.
• In case of SENT products, contractor is obligated to generate “ klucz wysyłającego” for each batch.
• Contractor shall deliver MSDSs for each type of supplied material, in accordance with the REACH and CLP Regulation. These documents shall be supplied in polish language.
• The Supplier is obliged to provide product quality certificate.
• Contractor is obligate to collect empty packaging at his own expense.
• Employer requires that the expiration date for the use of the materials delivered is at least 1 year from the date of delivery.

2. Supplier will be selected according to the internal procedures of Buyer, in an open partner selection process and key selection criterion will be:
• Price
• Delivery time
• Technical opinion

3. The method and dates of submitting the offer:
• Contractor is required to read the information contained in this invitation to tender and prepare the offer in accordance with the requirements specified in this document.
• The offer must be submitted via the LOGINTRADE Purchasing Platform, attaching at the same time a scan of the complete offer with attachments. Bids sent by other means will not be considered.
• All correspondence within this tender shall be conducted using the LOGINTRADE Purchasing Platform.
• The offer and attachments must be signed in accordance with the rules of the Contractor's representation by the person (s) authorized to make declarations of will on behalf of the Contractor - this authorization should result from the documents attached to the Offer in this procedure. In the event of the Contractor acting through proxies, a power of attorney must be attached to the offer.
• The Contractor may submit only one offer.
• Questions should be asked only via the Logintrade Procurement Platform till February 3rd , 2025, 10.00 AM within terms indicated. Questions asked after the deadline will not be answered.
• Start for submission of tender: February 3rd, 2025, 10:00 AM
• Deadline for submission of tender: February 7th, 2025, 11:00 AM

4. Contents of the offer:
The offer should comprise:
• Price Form with unit net price of the Product including the freight cost the Employer’s facility on the basis of DDP, ORLEN Petrobaltic S.A, ul. Stary Dwór 9, 80-758 Gdańsk, Incoterms 2020;
• Payment terms - payment 30 days after delivery,
• Determination of contract completion date (1st batch)
• Offer validity period (minimum 30 days required),
• Test report of the selection of an inhibitor for oil from the B8 field and separately for oil from B3 field (can be from previous years, up to 5 years back),
• MSDSs for each type of supplied material, in accordance with the REACH and CLP Regulation. These documents shall be supplied in polish language,
• Declaration not to be subject to excise duties.
• Potential suppliers should deliver customs tariff code, if needed,
• Potential suppliers should inform if product is subject to SENT regulations.

5. Reservations of the buyer:
• Buyer shall not be liable for any costs associated with the preparation of the Supplier's tender and Supplier's participation in any negotiations.
• Buyer reserves the right to reject the bid of the Supplier for any reason.
• Buyer reserves the right to cancel this invitation to tender without giving any reason and reserves opportunity to negotiate with the selected Supplier or Suppliers. Selecting a Supplier or Suppliers for further negotiations does not constitute acceptance of the offer or the allotment within the meaning of the Polish Civil Code
• Buyer reserves the right to cancel this procedure at any stage, also after notification of the selection of the Supplier or Suppliers with whom it will negotiate, or after starting negotiations, without giving any reason
• Buyer reserves that all information provided in this invitation to tender, and any other information and documents to be submitted to the Supplier in connection with the preparation of the bid are legally protected confidential information of the Ordering party.
• Buyer reserves the right, until the deadline for submitting tenders, to make changes to the inquiry, about which it is obliged to notify all Suppliers.
• Buyer reserves the right to conduct an electronic auction.
• The order shall be subject to the currently binding LOTOS Petrobaltic S.A. "General Conditions of Order" available at: https://www.lotos.pl/en/753/lotos_group/our_companies/lotos_petrobaltic/download
• The Contractor shall read and comply with the safety rules set forth in the "Safety" appendix available at: https://www.lotos.pl/en/753/lotos_group/our_companies/lotos_petrobaltic/download