Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zaprasza Państwa do złożenia oferty zgodnie z warunkami niniejszego postępowania.

1. Przedmiotem niniejszego zapytania jest dostawa rur katalitycznych pieca 270-F101 wraz z wymienionymi elementami wg załączonych rysunków i opisu poniżej, a także pojemnikiem do transportowania i magazynowania rur.

2. Terminy dostaw : dostawa materiałów do 47 tygodni od dnia doręczenia formalnego zamówienia jednakże nie później niż do dnia 28.02.2026 r.

3. Warunki dostawy: DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o, zgodnie z Incoterms 2020.

4. Ważność oferty: Wymagany okres ważności oferty - min. 60 dni od dnia złożenia oferty.

5. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę , w szczególności:
- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),

oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).
Prosimy też pod rygorem nieważności złożonej oferty o załączenie w części merytorycznej podpisanego Oświadczenia dla Dostawcy – Sankcje + Kody CN - Załącznik nr 1.

6. Forma i treść oferty:
6.1. Pytania merytoryczne
Wszelkie pytania merytoryczne dotyczące specyfikacji technicznej należy zadawać za pośrednictwem platformy zakupowej Logintrade.
Kontakt poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem dostawcy z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta.
6.2. Pytania techniczne związane z obsługą platformy Logintrade
W razie pytań dotyczących obsługi platformy Logintrade, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel.
+48 71 787 35 34; e-mail: helpdesk@logintrade.net.
6.3. Składanie ofert
Oferent składa ofertę wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade. Wraz z ofertą bezwzględnie wymagane jest potwierdzenie wymagań postawionych w treści zapytania ofertowego oraz wyraźne wskazanie ewentualnych odstępstw w stosunku do wymagań jeżeli występują. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim.
OFERTĘ NALEŻY ZŁOŻYĆ uzupełniając część merytoryczną oraz handlową na Platformie Logintrade (wg danych w Załączniku nr 3).

oraz

Dodatkowo należy dołączyć dwa załączniki PDF z ofertami własnymi zatytułowanymi:
a. OFERTA TECHNICZNA (bez podania cen).
b. OFERTA HANDLOWA (z cenami),


a. OFERTA TECHNICZNA (MERYTORYCZNA) musi zawierać:
- wszystkie informacje techniczne o ofercie względem zapytana (bez podania cen),
- pochodzenie materiałów i producenta,
- wyraźne wskazanie ewentualnych odstępstw od zapytania,
- kody CN materiałów,
- termin dostawy - do 47 tygodni od dnia doręczenia formalnego zamówienia jednakże nie później niż do dnia 28.02.2026 r.
- ważność oferty: 60 dni.
- potwierdzenie składowych rur jak niżej:

1 - TUBE I.D. 125 X O.D. 146,2 LG.=12834 - material MAN XM (pos. 1 on drawing A8701)
2 – SPECIAL W.N. FLANGE 5" 600LBS RF – material ASTM A182 F304H (pos. 2)
3 - REDUCER – I.D.40 x 180 - material MAN XM (pos.7 )
4 – CATALYST GRID O.D. 120 THK. 18 – material MAN XM (pos. 8)
5 – FLEXI TUBE I.D. 40 O.D. 64 LG.2630 material MAN 900 (pos. 9)

Podstawą dla przygotowania oferty technicznej są:
1. Specyfikacja techniczna materiału ujęta w treści zapytania ofertowego oraz Standardy Techniczne dostępne pod adresem:
https://www.lotos.pl/2821/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania/standardy_techniczne

2. Załączniki:
• rysunki: A8701 (zawierający wymiary), A8702, 9262, 8404/21473,
• specyfikacja techniczna zakupu: 027030102
• specyfikacje: Manaurite_900 i Manaurite_XM

3. Wymagania techniczne – należy potwierdzić:

• Świadectwo odbioru 3.1. wg wymagań EN 10204:2004.

• Trwałe oznakowanie materiałów pozwalające jednoznacznie zidentyfikować materiał, wytwórcę oraz numeru wytopu.

• PED 2014/68/UE.

• ASME Section VIII, Div.1 (ASME introduction & inspection of pressure vessel).

• API 530 (Calculation of Heater Tube Thickness in Petroleum).

• Materiały składające się na kompletną rurę katalityczną wylistowane są powyżej oraz na załączonych rysunkach.

• Dostawca będzie zobowiązany do przedstawienia Fabrication Quality Plan oraz Tube Quality Plan, zatwierdzanego przez Urząd Dozoru Technicznego, przed przystąpieniem do produkcji.

• Wymagany jest odbiór materiałów przez UDT.

• Odbiór ten nastąpi u producenta, przed wysyłką materiałów do Zamawiającego.

• Dane kontaktowe do Urzędu Dozoru Technicznego w celu potwierdzenia FQP i TQP oraz ustalenia terminu odbioru materiałów, zostaną przekazane przed rozpoczęciem produkcji.


b. OFERTA HANDLOWA musi zawierać:

• Cenę jednostkową dla dostawy na warunkach DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o. w podanej walucie - EUR.

• Koszty dodatkowe jak np.: pakowanie, pojemnik do transportu i magazynowania rur, dostawa, atesty, dokumentacja oraz ustalenia z UDT dotyczące punktu FQP/TQP muszą być ujęte w cenie jednostkowej materiału. Nie akceptujemy żadnych dodatkowych kosztów fakturowanych oddzielnie.

• Termin płatności - 30 dni od daty otrzymania faktury (po dostarczeniu).

• Potwierdzenie płatności przelewem bankowym z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności na rachunek bankowy Dostawcy w terminie 30 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego prawidłowej, rzetelnej i wystawionej we właściwym terminie oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej „Ustawa o VAT”) i rozporządzeniami wykonawczymi, a także postanowieniami Zamówienia, faktury, której jeden z egzemplarzy pozostanie w posiadaniu Dostawcy.

• Nazwę banku i numer rachunku bankowego, na który zrealizowana zostanie płatność zgodnie pkt. 1. Zmiana numeru rachunku bankowego nie wymaga aneksu do Zamówienia, a jedynie pisemnego (pod rygorem nieważności) powiadomienia przez Dostawcę o takiej zmianie, podpisanego zgodnie z zasadami reprezentacji.

• W przypadku oferty w walucie - sposób przeliczenia waluty na fakturze na PLN (np. średni kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury).

• W przypadku płatności w walucie obcej na fakturze powinien znaleźć się zarówno rachunek walutowy jak i numer rachunku dla płatności VAT.

• Podpisany załącznik nr 1 – Oświadczenie sankcyjne +Kody CN materiałów.

Dokumenty formalne:
w czasie trwania postępowania zakupowego, Rafineria Gdańska Sp. z o.o. może prosić o dostarczenie skanów następujących dokumentów:
• Dokumentu rejestrowego,
• Zaświadczenia o nadaniu NIP,
• Zaświadczenia o nadaniu REGON,
• Pełnomocnictwa do złożenia oferty,
• W przypadku podmiotów zagranicznych – certyfikat rezydencji.
Ponadto:
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy, dotyczy RP),
• Zaświadczenia o niezaleganiu w opłacaniu składek z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie starsze niż 3 miesiące,
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania,
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta,

7. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym oferentem lub oferentami do chwili podpisania umowy/wystawienia zamówienia. Wybór oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. W takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia finansowe względem Zamawiającego.
Negocjacje handlowe przeprowadzane są poprzez zapytanie o rabat i / lub przeprowadzenie aukcji elektronicznej. Negocjacje będą przeprowadzane tylko i wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Logintrade. Zaproszenie do negocjacji handlowych skierowane zostanie do oferentów, których oferta uzyskała akceptację techniczną. Przedmiotem negocjacji jest ten sam przedmiot dostawy, którego wykonanie zostało zaakceptowane w trakcie oceny technicznej na podstawie złożonej oferty. Nie dopuszcza się możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian w specyfikacji technicznej oferowanego przedmiotu dostawy w trakcie negocjacji.

8. Zamawiający odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania ofertowego jako Załącznik nr 4.

9. Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

10. Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do akceptowania/odrzucania oferty w całości lub części.

11. Do zamówień zastosowanie mają Ogólne Warunki Zamówienia dostępne pod linkiem: wersja polska -https://rafineriagdanska.pl/repository/55544/

12. Do zamówień zastosowanie mają Klauzule CSR dostępne pod linkiem: wersja polskojęzyczna: https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

Po zakończonym procesie wyboru kontrahenta do oferentów biorących udział w postępowaniu zostanie wysłana informacja o jego wyniku.
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. BHP, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

Załączniki:
- Oświadczenie Sankcyjne + kody CN
- Złożenie oferty
- Mechanizm rażąco niskiej ceny
- technical drawings: A8701 (zawierający wymiary), A8702, 9262, 8404/21473,
- technical procurement specification reformer tubes: 027030102
- specyfikacje: Manaurite_900 i Manaurite_XM

Zapraszam,
Przewodniczący Komisji
K. Janukowicz-Tysiąc
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Dear Sirs,

1. Rafineria Gdańska sp. z o.o. invites you to submit an offer for specified items below:

Catalyst tubes reformer 0270-F101 according to Attachments and description below, together with a container intended for transporting and storing pipes.

2. Required deadline: 47 weeks after the formal order has been submitted but no later than february 28, 2026.

3. Terms of delivery: DAP Rafineria Gdańska Sp. z o.o, in accordance with Incoterms 2020.

4. Validity of the offer: the required period of offer validity - min. 60 days from the date of submission the offer.

5.In connection with the prohibitions set out in the sanctions regulations issued in connection with the aggression against Ukraine, in particular:
- Council Regulation (EU) No. 833/2014 of 31 July 2014 concerning restrictive measures in view of Russia's actions destabilizing the situation in Ukraine (OJ L No. 229, p. 1, as amended) ,
- Council Regulation (EC) No. 765/2006 of 18 May 2006 concerning restrictive measures in view of the situation in Belarus and Belarus's participation in Russia's aggression against Ukraine (OJ L No. 134, p. 1, of later amended),
- Council Regulation (EU) 2022/263 of February 23, 2022 on restrictive measures in response to the recognition of government-controlled areas of the Ukrainian Donetsk and Luhansk oblasts and ordering the deployment of Russian armed forces in these areas (Official Journal of the EU.L. 2022.42I, p. 77, as amended) and
- Council Regulation (EU) No. 692/2014 of 23 June 2014 on restrictive measures in response to the illegal annexation of Crimea and Sevastopol (OJ L No. 183, p. 9, as amended) ,
by joining the procurement procedure and submitting an offer in response to this inquiry, the bidder guarantees that Rafineria Gdańska Sp. z o. o. as a result of the implementation of the submitted offer, will not come from or be exported from Russia or Belarus or the Luhansk or Donetsk oblasts or Crimea or Sevastopol (territories of Ukraine).
Please also, under the pain of nullity of the submitted offer, enclose in the substantive part the signed statement from Attachment 1.

6. The form and content of the offer:
Any substantive questions regarding the technical specification should be asked via the Logintrade purchasing platform. Contact with members and Commission outside the designated path may result in excluding the supplier from this contractor selection procedure.
Technical questions related to the operation of the Logintrade Platform.
If you have any questions regarding the operation of the Logintrade platform, please contact its operator directly, tel. +48 71 787 35 34; e-mail: helpdesk@logintrade.net.
To submit a proposal.
The Bidder submits an offer only via Logintrade Purchasing Platform in accordance with Attachment 3.
Please present the offers in two pd. Attachments– titled commercial and technical.
Along with the offer, it is absolutely required to confirm the requirements set out in the content of the inquiry. Please clearly indicate any deviations from the requirements. The offer should be prepared in Polish or English.

The technical and commercial part

The TECHNICAL part includes:

- All technical information about the offer in relation to the inquiry and attachments: Technical drawings and specifications (excluding prices).

- The offer should clearly indicate any deviations from the inquiry.

- Please provide the origin of the material and the manufacturer,

- Substitutions of steel grade and sizes of materials are not allowed.

- All parameters as well as a list of materials and their sizes can be found in the Attachments.

- Validity of offer – min. 60 days.

- CN code required.

Pipe components:
1 - TUBE I.D. 125 X O.D. 146,2 LG.=12834 - material MAN XM (pos. 1 on drawing A8701)
2 – SPECIAL W.N. FLANGE 5" 600LBS RF – material ASTM A182 F304H (pos. 2)
3 - REDUCER – I.D.40 x 180 - material MAN XM (pos.7 )
4 – CATALYST GRID O.D. 120 THK. 18 – material MAN XM (pos. 8)
5 – FLEXI TUBE I.D. 40 O.D. 64 LG.2630 material MAN 900 (pos. 9)

The basis for preparing the offer are:

1. Technical specification of the material included in the request for quotation and Technical Standards available at: https://www.lotos.pl/2821/dla_biznesu/dla_dostawcow/dokumenty_do_pobrania/standardy_techniczne

2. Attached technical specification: 
• drawings A8701,A8702, 9262, 8404/21473,
• technical specification: 027030102
• technical specification: Manaurite_900 i Manaurite_XM

3. REQUIREMENTS:

• Inspection certificates 3.1. acc. to EN 10204:2004.

• Permanent marking of materials that allows for clear identification of materials, manufacturer and melt number.

• PED 2014/68/UE.

• ASME Section VIII, Div.1 (ASME introduction & inspection of pressure vessel).

• API 530 (Calculation of Heater Tube Thickness in Petroleum).

•  The components of the catalytic tube are listed above and in the attached drawings (drawings A8701,A8702,f47
9262, 8404/21473, technical
    specification: 027030102, Manaurite_900 i Manaurite_XM)

• The Supplier will be obliged to arrange and delive the Fabrication Quality Plan and Tube Quality Plan, approved by the Office of Technical
    Inspection (UDT) before commencing production.

• Quality inspection of materials by the Office of Technical Inspection (UDT) is required.

• The above mentioned inspection will take place at the manufacturer's, before the materials are shipped to the Ordering Party.

• Contact details for the Office of Technical Inspection (UDT) to confirm FQP and TQP and arrange the receipt of materials will be provided before
    production starts.


The COMMERCIAL part includes:

• Currency: EUR.

• Extra costs such as packing, container to transport and store pipes, delivery to RG, certificates 3.1 according to EN 10204:2004 , arrangements with
 Third Party (UDT) about FQP/TQP point (ITP should be calculated in price of the tube). We do not accept additional costs invoiced separately– all
 shall be included in material price.

• Payment term - 30 days from the date of receipt of the invoice (after delivery).

• Bank account number for settlement.

• Completed and signed Attachment no 1 - Attachment cannot be modified and should be signed by persons authorized to represent the Bidder.

Formal documents
Along with the commercial offer, the Tenderer will provide scans of the following documents (upon request):
• Registration document,
• NIP certificate,
• Certificates of granting REGON,
• Powers of attorney to submit an offer,
• In the case of foreign entities - certificate of residence.
In addition:
• Certificate of no arrears in taxes not older than 3 months (issued by the Tax Office, applies to the Republic of Poland),
• Certificate of non-arrears in the payment of contributions from the Social Insurance Institution, not older than 3 months,
• Permit / concession or a declaration that the business activity does not require them,
• Financial statement for the last financial year (if required), CIT-8, PIT-B declaration or other document presenting the contractor's financial situation,
Rafineria Gdańska Sp. z o. o. is entitled to verify the financial credibility of the contractor applying in the procedure for the selection of the contractor based on financial documents made available in the relevant register (e.g. financial statements). Verification of the financial situation of the tenderer will be carried out, among others, by: based on the bidder's income shown in the financial statements available in the relevant register for the years preceding the verification (no more than 3 years).

7. Rafineria Gdańska Sp. z o. o. reserves the right to cancel the contractor selection process, to close the process without selecting a contractor, and to negotiate with the selected bidder or bidders until the contract is signed/order is issued. The selection of the bidder(s) for further negotiations does not constitute acceptance of the offer or settlement of the tender within the meaning of the Civil Code. In such a case, Bidders are not entitled to any financial claims against the Ordering Party.

8. The Ordering Party will reject offers containing an abnormally low price, in accordance with the information attached to the Request for Proposals – Attachment 4.

9. All information presented in this document is intended solely for the purpose of preparing the Offer and under no circumstances should it be used in a different way and for other purposes.

10. The following applies to orders:

The General Terms and Conditions of Orders available at the link: https://www.lotos.pl/repository/55543/

CSR clauses available at the link : https://rafineriagdanska.pl/repository/55537/

After the contractor selection process is completed, information about its result will be sent to the tenderers participating in the procedure.

ATTENTION!
• Rafineria Gdańska Sp. z o.o. informs that in its area there are regulations and provisions covering, inter alia, Health and safety, security fire and pass systems.
• Rafineria Gdańska Sp. z o.o. declares that no costs related to the preparation or delivery of the offer will be refunded or reimbursed tenderers received offers.
• Rafineria Gdańska Sp. z o.o. reserves the right to carry out any research aimed at checking the certificates and documents and submitted information and to explain the financial and technical aspects of the submitted offer.

Attachments:
- Statement of Sanctions + CN Codes
- Instruction of submitting an offer
- Low prices mechanism information
- Technical Drawings and Specifications regarding catalyst tubes.

Best Regards,
K. Janukowicz-Tysiąc