Gdańsk, dnia 17.12.2024r.

ZAPYTANIE O INFORMACJĘ RFI – Etap prekwalifikacji

Szanowni Państwo,

Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Wynajem sprzętu transportowego na potrzeby ORLEN Serwis do realizacji prac podczas PR2026”

Opis przedmiotu Zapytania o informację RFI:

ORLEN Serwis S.A. Oddział w Gdańsku informuje, że uczestniczy w postępowaniu przetargowym dot. „Wynajem sprzętu transportowego do realizacji prac podczas PR2026”Wobec powyższego celem niniejszego zapytania jest wybór potencjalnych Podwykonawców dla ORLEN Serwis S.A. Oddział w Gdańsku.

Wynikiem niniejszego Zapytania będzie stworzenie zamkniętej listy Oferentów, którzy będą zainteresowani realizacją zadania. W późniejszym etapie rozmowy dotyczące realizacji zadania będą prowadzone z tymi właśnie firmami.

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Specyfikacja zakresu prac

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajem sprzętów transportowych wg tabeli:

Informacje dodatkowe:

Rozliczenie zleconych prac będzie odbywać się na podstawie miesięcznych kosztorysów powykonawczych będących iloczynem ilości dni i dodatkowych godzin przepracowanych oraz oferowanych stawek danego typu sprzętu.

W przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępcze celem uzupełnienia stanu w ciągu 24 od zgłoszenia

W przypadku awarii, niesprawności zamówionego sprzętu transportowego Wykonawca zapewni sprzęt o tych samych parametrach w celu uzupełnienia w ciągu 24 h od zgłoszenia

Wykonawca zapewni:

· Posiadanie ważnych uprawnień personelu zgodnie z profilem wykonywanych prac

· Obligatoryjne okazanie ważnych badań lekarskich pracowników

· Potencjał wykonawczy w postaci sprzętu transportowego

· Przestrzeganie przepisów BHP,

Zamawiający zapewni:

· Przeszkolenie personelu Wykonawcy z przepisów BHP w siedzibie Zamawiającego

· Nadzór służb BHP nad personelem Wykonawcy

4. Termin realizacji Prac:

Planowanytermin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 27.02.2026r.

Zakończenie: 11.05.2026r.

Wymagana zawartość oferty:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 60 dni - wypełniony Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;
• Dokumenty finansowe (właściwe dla prowadzonej działalności) zgodnie z załącznikiem nr 2 do niniejszego zapytania
• Oświadczanie o mobilizacji sprzętu zastępczego – załącznik nr 3
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO

1. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;

b) Informujemy, iż uwagi do projektu umowy należy zgłaszać w trybie zadawania pytań za pośrednictwem platformy LOGINTRADE. Po upływie terminu składania ofert wzór umowy nie podlega negocjacjom, a jednym z warunków formalnych przyjęcia oferty jest złożenie przez Oferenta oświadczenia o akceptacji wzoru umowy, stanowiącego Załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.

c) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

d) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

f) jeśli strony nie dojdą do porozumienia co do wszystkich postanowień przyszłej umowy i umowa nie zostanie zawarta, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;

g) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;

h) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;

i) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie, w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;

j) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert, a Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;

k) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;

l) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;

m) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;

n) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;

o) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów ORLEN Serwis S.A. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;

p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21),w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku);

q) Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

2. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 07.01.2025r. do godz. 14:00.

c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.

d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

3. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Ofertyna Platformie Zakupowej LOGINTRADEdo dnia 10.01.2025r. do godz. 23:00.

c) Oferta powinna być:

· sporządzona w języku polskim,

· podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,

· złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

4. Ochrona danych osobowych:

a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.

b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuliinformacyjnej.

c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danychosobowych.

d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych ORLEN Serwis S.A. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest ORLEN Serwis S.A. z siedzibą: ul. Chemików 7 09-411Płock.

e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail:daneosobowe.serwis@orlen.pl lub pisemnie na adres ORLEN Serwis S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem „Ochrona danych”.

f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niejwynikających.

g) Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Serwis S.A. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżejjest:

· podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit bRODO,

· wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami orachunkowości,

· prawnie uzasadniony interes ORLEN Serwis S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ORLEN Serwis S.A. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ORLEN Serwis S.A.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.

i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczościfinansowej.

j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczeniaprzetwarzaniaorazprawowniesieniasprzeciwuwprzypadkukiedyORLEN Serwis S.A. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.

k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

5. Klauzule sankcyjne:

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją

na Ukrainę, w szczególności:

a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz

c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).

6. Standardy obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN:

Wykonawcaoświadcza, iż zapoznał się z dokumentami: ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej:https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz „Polityka ochrony praw człowieka w Grupie Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej:https://www.orlen.pl/pl/zrownowazony-rozwoj/polityka-ochrony-praw-czlowieka).Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców ze ww. dokumentami.

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN standardy dotyczące polityki antykorupcyjnej, zasad przyjmowania upominków, zgłaszania nieprawidłowości oraz zarządzania konfliktem interesów (opublikowanym na stronie internetowej:https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/nasze-standardy/standardy-antykorupcyjne). Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

Załączniki:*

- Nr 1 – Oferta cenowa Kontrahenta

- Nr 2 – Wymagane dokumenty finansowe do oferty

- Nr 3- deklaracja

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.