Gdańsk, dnia 25.10.2024r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR OS/041/24/GS



Szanowni Państwo,


Firma ORLEN Serwis S.A. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:



„Usługa serwisowa systemu MES na instalacjach Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w 2025 roku -PODPISANIE UMOWY RAMOWEJ W RAMACH KTÓREJ SKŁADANE BĘDĄ ODRĘBNE ZLECENIA



I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Wybór Wykonawcy do realizacji usługi Usługa serwisowa systemu MES na instalacjach Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w 2025 roku -PODPISANIE UMOWY RAMOWEJ W RAMACH KTÓREJ SKŁADANE BĘDĄ ODRĘBNE ZLECENIA

1.1. Specyfikacja zakresu prac:

Usługa serwisowa systemu MES na instalacjach Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.:

Gotowość do prowadzenia wsparcia systemu Wonderware MES, prowadzenie prac programistycznych w ramach wsparcia, prowadzenie prac programistycznych w ramach rozwoju systemu w Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w Gdańsku.
Zakładamy prowadzenie wsparcia technicznego przez okres 12 miesięcy. Gotowość do prowadzenia wsparcia będzie świadczona od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 17:00. Czas reakcji na wezwania pod dyżurny numer: 24 godzin z wyłączeniem soboty, niedzieli i dni wolnych od pracy.

Prowadzenie prac programistycznych w ramach rozwoju systemu Wonderware MES:
Prace rozwojowe systemu będą prowadzone na podstawie wspólnie określonej pracochłonności. Zamawiający przedstawi zakres prac, wykonawca przedstawi pracochłonność i termin realizacji. Po wspólnym protokolarnym zaakceptowaniu zakresu przez obie strony, wykonawca przystąpi do prac. Rozliczenie prac będzie na podstawie podpisanego przez obie strony protokołu odbioru.

Zgłaszanie prac:
W celu umożliwienia zgłoszenia przekazane będą numery kontaktowe do specjalistów obsługujących systemy sterowania.

Odbieranie prac:
Prace rozwojowe i serwisowe będą rozliczane na podstawie wygenerowanego protokołu z koniecznością potwierdzenia ze strony Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. .

Gotowość do podjęcia zgłoszenia:
Poniedziałek - piątek w godzinach 7:00 - 17:00 Prace polegające na:
- rekonfiguracji systemu MES,
- usuwaniu usterek,
- tworzenie nowych rozwiązań na obecnej aplikacji

Rozliczenie

Sezonowość pracy instalacji PZA
sezon martwy sezon średni sezon wysoki
Lp. Zakres Wykonawca Rodzaj XII - I - II III - IV - V VI-VII-VIII-
IX-X-XI
Kosztów 3 mies 3 mies 6 mies
Opieka serwisowa dla systemu Wonderware MES Wykonawca PLN / mies PLN / mies PLN / mies
1 Gotowość k. stałe
2 Prace wg zgłoszeń na interwencje programistyczne wg. prac PLN/ 1h PLN/ 1h PLN/ 1h
7:00 - 17:00
17:00-7:00
niedziele i święta
PLN/ 1h
3 Prace rozwojowe systemu MES wg. prac

Zamawiający zastrzega sobie możliwość zlecenia wydzielonej części prac z powyższego zakresu.


Zamawiający zapewni:
• Dostęp do miejsca wykonywania prac,
• Dostęp do systemu Wonderware,
• Dostęp do folderów MES w usłudze MS SharePoint,
• Energię elektryczną.
2. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: 1.01.2025r.
2) Zakończenie: 31.12.2025r.
Miejsce wykonywania prac: teren zakładów rafineryjnych w Gdańsku, Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.


Wizja lokalna
a) Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
b) Uczestnictwo w wizji lokalnej jest obowiązkowe dla każdego Oferenta.
c) Wizja lokalna może odbyć się w dniach do 05.11.2024r.
d) Termin wizji należy ustalić telefonicznie z:
• p. Michałem Dzieciuch,
kom., 515 240 414,
adres email: michal.dzieciuch@orlen.pl


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 60 dni - wypełniony Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie;
• Dokumenty finansowe (właściwe dla prowadzonej działalności) zgodnie z załącznikiem nr 8 do niniejszego zapytania
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Deklaracja Oferenta o dyspozycyjności oraz o liczbie pracowników dedykowanych do wykonywania zadań- zgodnie z załącznikiem nr 4 do niniejszego zapytania
• Oświadczenie dot. posiadania wymaganych kompetencji przez pracowników i znajomości systemu- zgodnie z załącznikiem nr 5 do niniejszego zapytania
• Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy załącznikami – załącznik nr 3
• kopię dokumentów potwierdzających posiadanie przez pracowników uprawnień spawalniczych nadanych przez Urząd Dozoru Technicznego.


UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.



2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) Informujemy, iż uwagi do projektu umowy należy zgłaszać w trybie zadawania pytań za pośrednictwem platformy LOGINTRADE. Po upływie terminu składania ofert wzór umowy nie podlega negocjacjom, a jednym z warunków formalnych przyjęcia oferty jest złożenie przez Oferenta oświadczenia o akceptacji wzoru umowy, stanowiącego Załącznik do niniejszego zapytania ofertowego.
c) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
d) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
e) Zamawiający zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
f) jeśli strony nie dojdą do porozumienia co do wszystkich postanowień przyszłej umowy i umowa nie zostanie zawarta, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
g) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
h) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
i) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie, w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
j) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert, a Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
k) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
l) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
m) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
n) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
o) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów ORLEN Serwis S.A. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
p) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku);
q) Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 05.11.2024r. do godz. 23:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 13.11.2024r. do godz. 23:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej


6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych ORLEN Serwis S.A. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest ORLEN Serwis S.A. z siedzibą: ul. Chemików 7 09-411 Płock.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: daneosobowe.serwis@orlen.pl lub pisemnie na adres ORLEN Serwis S.A. ul. Chemików 7, 09-411 Płock z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez ORLEN Serwis S.A. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes ORLEN Serwis S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie ORLEN Serwis S.A. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z ORLEN Serwis S.A.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy ORLEN Serwis S.A. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN:
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentami: ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz „Polityka ochrony praw człowieka w Grupie Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/zrownowazony-rozwoj/polityka-ochrony-praw-czlowieka).Ponadto Wykonawca zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców ze ww. dokumentami.

Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje obowiązujące w Grupie Kapitałowej ORLEN standardy dotyczące polityki antykorupcyjnej, zasad przyjmowania upominków, zgłaszania nieprawidłowości oraz zarządzania konfliktem interesów (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/o-firmie/o-spolce/nasze-standardy/standardy-antykorupcyjne). Wykonawca zobowiązany jest również do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.


Załączniki:*
Nr 1 – Oferta cenowa Wykonawcy
Nr 2 – Wzór umowy
Nr 3 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Nr 4 - Deklaracja Oferenta o dyspozycyjności oraz o liczbie pracowników dedykowanych do wykonywania zadań
Nr 5 - Oświadczenie dot. posiadania wymaganych kompetencji przez pracowników i znajomości systemu
Nr 6 – Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.
Nr 7- Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip
Nr 8- Wymagane dokumenty finansowe



*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.