ZAPYTANIE OFERTOWE
I. PRZEDMIOT ZAKUPU
1. ORLEN Serwis S.A. oddział Gdańsk ( dalej „Zleceniodawca”) zaprasza do udziału w Postępowaniu zakupowym, którego przedmiotem jest kompleksowa realizacja prac branży budowlanej i drogowej dla zadania:
„Wykonanie budowy rurociągów przeciwpożarowej instalacji wodociągowej na odcinku od Budynku Pompowni do komory przy obiekcie posterunku PS K-2R w rejonie skrzyżowania P, zlokalizowanych na terenie Bazy Przedsiębiorstwa Przeładunku Paliw Płynnych NAFTOPORT”, dalej „przedmiot zakupu”.
2. Szczegółowy zakres przedmiotu zakupu oraz warunki jego wykonania i odbioru określone zostały w Opisie przedmiotu zakupu, stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego,
3. Wykonawca oraz podmioty wykonujące prace w imieniu Wykonawcy są zobowiązani do przestrzegania i bieżącego monitorowania aktualnie obowiązujących na terenie Zleceniodawcy zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy, ochrony zdrowia, ochrony przeciwpożarowej i bezpieczeństwa fizycznego (dalej
„Wymagania dla dostawców”), udostępnionych przez Zleceniodawcę na stronie internetowej: https://naftoport.pl/wymagania-dla-dostawcow/. Zmiany w dokumentach udostępnionych na stronie internetowej Zleceniodawcy wchodzą w życie z datą ich udostępnienia i nie wymagają dla swojej ważności zmiany umowy/zlecenia w formie pisemnej.
4. Dokumenty stanowiące Załącznik nr 1.1 - Dokumentacja Zleceniodawcy, stanowią treść, którą Zleceniodawca chce zachować w poufności (dalej „Informacje Chronione”).
4.1. Informacje Chronione zostaną udostępnione wyłącznie tym oferentom, którzy:
(i) złożą Zobowiązanie do zachowania poufności (dalej „Zobowiązanie”), wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego, oraz
(ii) przekażą (wraz ze Zobowiązaniem) jeden adres e-mail, na który ma zostać wysłane hasło dostępowe do Informacji Chronionych.
4.2. Zobowiązanie ma być:
 sporządzone w formie:
 elektronicznej (tj. w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym Osób Uprawnionych), albo scan
 dostarczone w następujący sposób:
 poprzez platformę zakupową 
 dostarczone w terminie do dnia 28.10.2024 r. do godz. 14.00.
II. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAKUPU
Termin realizacji przedmiotu zakupu zostanie ustalony w umowie z wybranym oferentem,
na podstawie terminu zadeklarowanego w ofercie.
III. WIZJA LOKALNA
1. Dla potrzeb przygotowania oferty oferent zobowiązany jest – pod rygorem wykluczenia z Postępowania zakupowego – do odbycia, na własny koszt i ryzyko, wizji lokalnej terenu przewidywanych prac, mającej na celu sprawdzenie warunków, w jakich będą one realizowane. Odbycie wizji lokalnej zostanie potwierdzone stosownym oświadczeniem, złożonym wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.
2. Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia 31.10.2024 r.
IV. PYTANIA I ODPOWIEDZI
1. Wszystkie pytania i wnioski dotyczące przetargu należy kierować wyłącznie poprzez Platformę Zakupową do dnia 04.11.2024.
2. Odpowiedzi na pytania i wnioski, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną udzielone/udostępnione w takiej samej formie, w jakiej przekazana została informacja o niniejszym Postępowaniu zakupowym.
3. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ZAKUPOWYM
1. W niniejszym Postępowaniu zakupowym udział mogą wziąć oferenci, spełniający następujące warunki (dalej „warunki udziału”):
(i) są uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi;
(ii) posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie i uprawnienia do wykonania przedmiotu zakupu oraz dysponują potencjałem technicznym i personelem zdolnym do jego realizacji;
(iii) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zakupu;
(iv) wdrożyli odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z Ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 r.;
(v) nie pozostają, na dzień złożenia oferty, w sporze ze Zleceniodawcą;
(vi) złożyli Zobowiązanie do zachowania poufności, wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5
do Zapytania ofertowego;
(vii) odbyli obowiązkową wizję lokalną terenu przewidywanych prac.
2. Ocena spełnienia wyżej wymienionych warunków udziału nastąpi na podstawie oświadczeń
i dokumentów, które oferent zobowiązany jest złożyć w ramach oferty, zgodnie z pkt. VI ust. 1.
3. Oferent może polegać na wiedzy, doświadczeniu, uprawnieniach oraz potencjale kadrowym proponowanych podwykonawców. W takim przypadku ocena spełnienia przez oferenta warunków udziału nastąpi z uwzględnieniem wiedzy, doświadczenia, uprawnień oraz potencjału kadrowego proponowanych podwykonawców, na podstawie jednego kompletu dokumentów, określonych w pkt. VI ust. 1. Oferent zobowiązany jest wówczas złożyć w ramach oferty Wykaz proponowanych podwykonawców, zgodnie z pkt. VI ust. 2 lit. b).
4. Zleceniodawca dopuszcza udział konsorcjum. W takim przypadku ocena spełnienia warunków udziału nastąpi w odniesieniu do konsorcjum na podstawie: (i) jednego kompletu dokumentów, określonych w pkt. VI ust. 1 lit. a) - d), oraz (ii) dokumentów, określonych w pkt. VI ust. 1 lit. e) – j), przygotowanych odrębnie w odniesieniu do każdego z członków konsorcjum.
VI. TREŚĆ OFERTY
Oferta ma zawierać następujące elementy:
1. dokumenty potwierdzające spełnienie warunków udziału w Postępowaniu zakupowym:
a) wykaz zamówień zrealizowanych przez oferenta w okresie ostatnich pięciu (5) lat (min. dwa
(2) zamówienia zbliżone zakresem do przedmiotu zakupu), zawierający następujące informacje:
(i) przedmiot zamówienia, (ii) wartość netto zamówienia, (iii) data wykonania zamówienia, (iv) dane zamawiającego (nazwa i adres), wraz z pisemnymi referencjami lub protokołami odbioru końcowego potwierdzającymi ich należyte wykonanie.

b) nazwiska kluczowego personelu oddelegowanego do realizacji przedmiotu zakupu, w tym w szczególności kierownika budowy i kierowników robót branżowych wraz z kopiami ich uprawnień do kierowania robotami budowlanymi i/lub certyfikatów zawodowych.
c) opis stosowanych technologii wykonania przedmiotu zakupu (dot. procesów spawalniczych) wraz z kopiami następujących dokumentów:
(i) uznanie zakładu do spawania rurociągów zgodnie z zakresem przedmiotu zakupu wydane przez UDT, TDT lub morskie towarzystwo klasyfikacyjne,
(ii) lista certyfikowanych spawaczy z wyszczególnieniem numerów certyfikatów spawaczy
i ich terminów ważności,
(iii) zatwierdzone przez UDT, TDT lub morskie towarzystwo klasyfikacyjne procedury spawalnicze na połączenia spawane zgodnie z zakresem przedmiotu zakupu.
d) w przypadku składania oferty przez konsorcjum: (i) skan podpisanej umowy konsorcjum, przy czym umowa ta powinna przewidywać solidarną odpowiedzialność przedsiębiorców wchodzących w skład konsorcjum za zobowiązania wobec Zleceniodawcy, wynikające i związane z Postępowaniem zakupowym oraz realizacją przedmiotu zakupu; (ii) skan pełnomocnictwa dla podmiotu, który reprezentuje konsorcjum w Postępowaniu zakupowym (Lidera konsorcjum).
e) dokumenty potwierdzające, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zakupu na sumę gwarancyjną nie mniejszą niż 1 000 000 PLN; dopuszcza się złożenie następujących dokumentów:
 potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii polisy OC wraz z potwierdzeniem jej opłacenia, albo
 potwierdzonej za zgodność z oryginałem umowy z ubezpieczycielem wraz z dowodem opłacenia polisy, albo
 potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii dokumentu wystawionego przez ubezpieczyciela (certyfikat, zaświadczenie, itp.), potwierdzającego, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zakupu na sumę gwarancyjną określoną powyżej,
wraz z mającymi do nich zastosowanie ogólnymi / szczególnymi warunkami ubezpieczenia, jeżeli z treści ww. dokumentów jednoznacznie nie wynika, że oferent jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w wymaganym zakresie.
UWAGA: oferent, którego oferta zostanie wybrana do realizacji, zobowiązany będzie do zapewnienia ochrony ubezpieczeniowej, zgodnie z wytycznymi ubezpieczeniowymi Zleceniodawcy, określonymi w Załączniku nr 6 do Zapytania ofertowego.
f) aktualny odpis z właściwego rejestru KRS, bądź wydruk z Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, bądź wydruk z systemu Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż jeden (1) miesiąc przed upływem terminu składania ofert. UWAGA: w przypadku, gdy oferent działa w formie spółki cywilnej – skan umowy spółki.

g) aktualne zaświadczenie właściwego naczelnika Urzędu Skarbowego potwierdzające, że oferent
/ członek konsorcjum nie zalega z opłacaniem podatków lub zaświadczenie, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż trzy (3) miesiące przed upływem terminu składania ofert (przed zawarciem umowy Zleceniodawca może zażądać dostarczenie aktualnego zaświadczenia).
h) aktualne zaświadczenie właściwego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych potwierdzające, że oferent / członek konsorcjum nie zalega z opłacaniem opłat i składek na ubezpieczenie zdrowotne lub społeczne lub zaświadczenie, ze uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie wykonania decyzji właściwego organu, wystawione nie wcześniej niż trzy (3) miesiące przed upływem terminu składania ofert (przed zawarciem umowy Zleceniodawca może zażądać dostarczenie aktualnego zaświadczenia).
i) Oświadczenie, złożone przez oferenta / członka konsorcjum wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania ofertowego.
j) Zobowiązanie do zachowania poufności, złożone przez oferenta / członka konsorcjum wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 5 do Zapytania ofertowego.
2. ofertę merytoryczną, zawierającą:
a) Plan Wykonania, obejmujący m.in. opis sposobu organizacji i realizacji przedmiotu zakupu, w którym omówione zostaną zagadnienia kierownictwa projektu, usług w zakresie projektowania i kompletacji dostaw urządzeń i materiałów, miejsc prefabrykacji, wykonywania prac budowlano-montażowych (wraz z określeniem stosowanych technologii), oraz czynności w zakresie kontroli jakości, poprzedzających odbiór prac i sposób jego przeprowadzenia.
b) Wykaz Podwykonawców, których oferent zamierza zaangażować do realizacji przedmiotu zakupu (na których wiedzę, uprawnienia, doświadczenie lub potencjał kadrowy, powołuje się oferent w ofercie), zawierający, w odniesieniu do każdego podwykonawcy, następujące informacje:
(i) nazwa, adres siedziby, NIP, dane rejestrowe podwykonawcy,
(ii) zakres i wartość prac planowanych do wykonania przez podwykonawcę,
albo oświadczenie oferenta, że zrealizuje przedmiot zakupu siłami własnymi bez udziału podwykonawców.
UWAGA:
Zleceniodawca zastrzega sobie prawo nieprzyjęcia zaproponowanych podwykonawców. W takim przypadku, oferent zobowiązany będzie, pod rygorem wykluczenia z Postępowania zakupowego, wskazać innego podwykonawcę w terminie wyznaczonym przez Zleceniodawcę.
Zaangażowanie w ramach realizacji umowy innego podwykonawcy niż ten, na którego oferent powołał się w swojej ofercie, celem wykazania spełniania warunków udziału w Postępowaniu zakupowym, może nastąpić jedynie za zgodą Zleceniodawcy, uzależnioną od przedłożenia

przez oferenta dokumentów, potwierdzających, że nowy podwykonawca dysponuje takim samym potencjałem jak ten, na którego oferent powołał się w Postępowaniu zakupowym.
c) Harmonogram Realizacji, określający sekwencję wykonywania prac (wraz z identyfikacją czynności krytycznych), w szczególności specyfikujący terminy: (i) dostaw materiałów i urządzeń,
(ii) wykonania robót budowlano-montażowych, (iii) wykonania wszystkich prób i testów, (iv) odbioru końcowego.
3. ofertę handlową, zawierającą:
a) Wypełniony Formularz Ofertowy, stanowiący Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego, określający w szczególności cenę ofertową za pełną realizację przedmiotu zakupu, wyrażoną w PLN.
b) Szczegółowy kosztorys ofertowy, w podziale na poszczególne elementy przedmiotu zakupu, opracowany na podstawie przedmiaru robót, przekazanego przez Zleceniodawcę.
4. pozostałe dokumenty:
a) pełnomocnictwo lub inny dokument, z którego wynika umocowanie osób reprezentujących oferenta i składania w jego imieniu oświadczeń woli w niniejszym Postępowaniu zakupowym (dalej „Osoby Uprawnione”), z wyjątkiem sytuacji, gdy wynika ono z treści dokumentów, o których mowa w pkt. VI ust. 1 lit. d), lub f) powyżej.
UWAGA:
(i) Wszystkie elementy oferty powinny być ułożone wg kolejności określonej w pkt. VI powyżej.
(ii) Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane i parafowane przez Osoby Uprawnione oferenta (w sposób umożliwiający identyfikację osoby parafującej).
(iii) Jeżeli oferent ma siedzibę lub miejsce zamieszkania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, zamiast dokumentów, o których mowa w pkt. VI ust. 1 lit. f), g), h), składa ich odpowiedniki kraju siedziby lub miejsca zamieszkania oferenta (lub inne dokumenty potwierdzające, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, nie otwarto jego likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości, nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo, że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu), sporządzone w języku obcym, wraz z tłumaczeniem na język polski uwierzytelnionym przez tłumacza przysięgłego.
(iv) Brak jakichkolwiek dokumentów określonych w pkt. VI może skutkować odrzuceniem oferty.
VII. KRYTERIA OCENY OFERT
Ocena ofert nastąpi w oparciu o następujące kryteria: ryczałtowa cena ofertowa, termin realizacji.
VIII. FORMA, MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta ma być:
(i) sporządzona w języku polskim, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. VI niniejszego Zapytania ofertowego,

(ii) oznaczona numerem i nazwą Postępowania zakupowego,
(iii) sporządzona w formie elektronicznej (oferta w postaci elektronicznej, opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym Osób Uprawnionych), albo dokumentowej (oferta sporządzona w postaci papierowej, opatrzona własnoręcznym podpisem Osób Uprawnionych, i przekształcona do postaci elektronicznej - „skan oferty”).
2. Oferta w formie elektronicznej / dokumentowej ma zostać złożona za pośrednictwem platformy zakupowej.
3. Oferta ma zostać dostarczona do dnia 12.11.2024 r. do godz. 14:00.
IX. ZASTRZEŻENIA ZLECENIODAWCY
1. Niniejsze Postępowanie zakupowe jest prowadzone zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami Zleceniodawcy. Postępowanie zakupowe nie jest prowadzone jako przetarg w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo zmiany treści niniejszego Zapytania ofertowego. Zmiana może nastąpić w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert. W przypadku wprowadzenia zmiany, informacja o niej zostanie przekazana w takiej samej formie, w jakiej opublikowana została informacja o niniejszym Postępowaniu zakupowym.
3. Zleceniodawca może wykluczyć z niniejszego Postępowania zakupowego oferentów, którzy nie spełniają warunków udziału, określonych w pkt. V niniejszego Zapytania ofertowego albo nie przedstawili któregokolwiek z dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w Postępowaniu zakupowym, określonych w pkt. VI ust. 1.
4. Zleceniodawca może odrzucić oferty: (i) nieczytelne; (ii) złożone z naruszeniem zasad lub warunków niniejszego Postępowania zakupowego; (iii) niepodpisane lub złożone z naruszeniem zasad reprezentacji, (iv) niekompletne lub niezgodne z warunkami Zapytania ofertowego, (v) złożone przez oferentów, wykluczonych z Postępowania zakupowego, z powodu niespełnienia warunków udziału; (vi) złożone przez oferentów wykreślonych z Rejestru dostawców Zleceniodawcy; (vii) złożone przez oferentów niezaproszonych do składania ofert, chyba, że informacja o Postępowaniu zakupowym została opublikowana na stronie internetowej Zleceniodawcy; (viii) złożone przez oferentów, którzy przedstawili nieprawdziwe informacje, które mogłyby mieć wpływ na wynik Postępowania zakupowego

5. Po złożeniu ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów, zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami Zleceniodawcy.
6. Przed rozstrzygnięciem Postępowania zakupowego Zleceniodawca zastrzega sobie prawo podjęcia negocjacji z oferentami (wszystkimi lub wybranymi).
7. Do czasu rozstrzygnięcia niniejszego Postępowania zakupowego Zleceniodawca nie będzie podawać żadnych informacji wynikających z analizy i oceny ofert.
8. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo (w każdym czasie i bez podania przyczyny) do zakończenia Postępowania zakupowego bez wyboru oferty. W takim przypadku oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zleceniodawcy.
9. Powiadomienie oferenta/ów o wyborze jego/ich oferty nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
10. Zleceniodawca zastrzega, iż realizacja przedmiotu zakupu nastąpi na podstawie umowy, zawartej w formie pisemnej z oferentem, który złoży najkorzystniejszą ofertę. Projekt odpowiedniej umowy na realizację przedmiotu zakupu zostanie przedstawiony wybranemu oferentowi przez Zleceniodawcę po rozstrzygnięciu Postępowania zakupowego.
11. Zamawiający zastrzega, że zawarcie umowy na realizację przedmiotu zakupu nastąpi pod warunkiem uprzedniego uzyskania przez Zleceniodawcę wszelkich niezbędnych zgód korporacyjnych.
12. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy, po rozstrzygnięciu Postępowania zakupowego. W takim przypadku oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zleceniodawcy.
13. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji przedmiotu zakupu na warunkach wynikających z umowy zawartej w konsekwencji niniejszego Postępowania zakupowego.
14. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części oferty.
15. Zleceniodawca zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z oferentami drogą mailową
na adres wskazany przez oferenta.
16. Zleceniodawca informuje, iż nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty (w tym koszty wizji lokalnej) oraz że nadesłane oferty nie będą zwracane oferentom.
17. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Zapytaniu Ofertowym stosuje się przepisy Kodeksu
Cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
X. KLAUZULA INFORMACYJNA
Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”), w celu spełnienia obowiązku informacyjnego, Zleceniodawca załącza klauzulę informacyjną o treści jak w Załączniku nr 2 do Zapytania ofertowego.

XI. ZAŁĄCZNIKI
Załącznik nr 1 – Opis przedmiotu zakupu
a) Załącznik nr 1.1 – Dokumentacja Zleceniodawcy (zostanie udostępniona oferentom po spełnieniu wymogu, o którym mowa w pkt. I ust. 4 niniejszego Zapytania ofertowego)
b) Załącznik nr 1.2 - Standardy Techniczne Zleceniodawcy Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna
Załącznik nr 3 – Oświadczenie Załącznik nr 4 – Formularz Ofertowy
Załącznik nr 5 – Zobowiązanie do zachowania poufności Załącznik nr 6 – Wytyczne ubezpieczeniowe
Wszystkie wymienione w treści Zapytania ofertowego Załączniki stanowią jej integralną część. W przypadku rozbieżności pomiędzy treścią Zapytania ofertowego, a brzmieniem tych Załączników, decydująca będzie treść Zapytania ofertowego.