ZAPYTANIE OFERTOWE NR ZU/237/2024/PB

Szanowni Państwo,
Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej Rafineria Gdańska Sp. z o.o.” lub „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta na:
Wykonanie wielobranżowej dokumentacji rozbudowy infrastruktury służącej do ekspedycji paliwa lotniczego JET A1 z Rafinerii Gdańskiej.
Przedmiot zapytania obejmuje wykonanie kompleksowej i kompletnej wielobranżowej dokumentacji rozbudowy infrastruktury służącej do ekspedycji paliwa lotniczego JET A1 z Rafinerii Gdańskiej. Na przedmiotową infrastrukturę składają się: układy pompowe, filtry, orurowanie i rurociągi do granicy nalewaka NB04 wraz z systemami zasilania elektroenergetycznego i automatyzacji. Rozbudowa samego nalewaka nie jest objęta niniejszym zapytanie i będzie przedmiotem odrębnego Zapytania.

Przedmiot zapytania obejmuje wykonanie kompleksowej i kompletnej dokumentacji:
•Geologiczno – inżynierskiej
•Projektu budowlanego
•Dokumentacji wykonawczej wielobranżowej
•Dokumentacji finalnej powykonawczej

Dla planowanej inwestycji obejmującej w ogólnym zarysie:
•Instalację dwóch agregatów pompowych
•Instalację filtrów i koalescerów
•Budowę nowych rurociągów
•Modernizację istniejących rurociągów
•Budowę elektroenergetycznych pól zasilających SN i tras kablowych
•Budowę systemów sterowania pompami i tras kablowych KiA
•Budowę obiektów budowlanych związanych urządzeniami i rurociągami (fundamenty, tace szczelne, pomosty obsługowe itp.)

Zamawiający zastrzega, iż zawarcie niniejszej Umowy musi być poprzedzone otrzymaniem odpowiednich zgód korporacyjnych.
Niniejszy Proces Wyboru Kontrahenta jest postępowaniem dwuetapowym:
ETAP I:
1.Przekazanie potencjalnym Oferentom informacji na temat przedmiotu Zapytania Ofertowego;
2.Uzyskanie od Oferentów wymaganych dokumentów, określonych w pkt. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ;
3.Wybór Oferentów spełniających kryteria formalne określone w pkt. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ.
ETAP II:
1.Przeprowadzenie wizji lokalnych z Oferentami wybranymi w I ETAPIE;
2.Uzyskanie od Oferentów ofert merytorycznych i handlowych;
3.Ocena otrzymanych ofert;
4.Wybór najkorzystniejszej oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami wyboru ofert.

1.INFORMACJE PODSTAWOWE:

Dokumentacja techniczna niezbędna do przygotowania oferty zostanie udostępniona najpóźniej podczas obligatoryjnej wizji lokalnej.

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca zobowiązany będzie wykonać zgodnie z niniejszym Zapytaniem Ofertowym, wszystkimi Załącznikami do Zapytania Ofertowego oraz Standardami Technicznymi. Standardy Techniczne Zamawiającego, udostępnione na stronie internetowej pod adresem: https://rafineriagdanska.pl/3613/logistyka/standardy_techniczne stanowią Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego.
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:
- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.),
- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 z dnia 23 lutego 2022 roku w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.) oraz
- Rozporządzeniu Rady (UE) NR 692/2014 z dnia 23 czerwca 2014 r. w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na bezprawne przyłączenie Krymu i Sewastopola (Dz.Urz.UE.L Nr 183, str. 9, z późn. zm.),
oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego lub Krymu lub Sewastopola (terytoriów Ukrainy).


Termin realizacji Robót:

do 10 miesięcy od podpisania Umowy 
Kamienie milowe (terminy do wskazania przez Wykonawcę- przy założeniu, iż wskazane niżej zakresy z lit a) do d) będą zrealizowane do 10 miesięcy od podpisania Umowy:
a)Opracowanie i uzgodnienie z Zamawiającym szkicu rozwiązań technicznych i uzgodnienie jej z Zamawiającym. (Szkic rozwiązań technicznych musi przejść proces opiniowania przez Zamawiającego.)
b)Wykonanie badań geologicznych, sporządzenie dokumentacji geologiczno – inżynierskiej i zatwierdzenie jej przez właściwy urząd
c)Opracowanie projektu budowlanego i uzgodnienie go z Zamawiającym. (Projekt budowlany musi przejść proces opiniowania przez Zamawiającego.)
d)Opracowanie dokumentacji wykonawczych, w tym paszportów rurociągów nowych i modernizowanych i uzgodnienie ich z Zamawiającym. (Dokumentacje wykonawcze muszą przejść proces opiniowania przez Zamawiającego.)

2.Wykonawca opracuje dokumentację finalną na podstawie dostarczonej przez Zamawiającego, po realizacji budowy, dokumentacji powykonawczej >>red-line<< w terminie do 6 tygodni od dnia dostarczenia przez Zamawiającego, po realizacji budowy, kompletnej dokumentacji powykonawczej >>red-line<<.

3.Wykonawca będzie pełnił nadzór autorski przy realizacji robót budowlano montażowych na podstawie dokumentacji projektowej dostarczonej w ramach realizacji tej Umowy. Zamawiający informuje, iż planuje realizacji robót budowlano montażowych robót do końca roku 2028.

Wizja lokalna:
Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
Uczestnictwo w wizji lokalnej jest obligatoryjne dla każdego Oferenta.
Oferta Oferenta, który nie odbył obligatoryjnej wizji lokalnej, będzie podlegała odrzuceniu ze względów formalnych.
Wizja lokalna może odbyć się w terminie do dnia 15.11. 2024 r.
Termin wizji należy ustalić telefonicznie z:
p. Dawid Liedtke nr tel. kom. +48 509 667 443; email: Dawid.liedtke@rafineriagdanska.pl .

KRYTERIA OCENY OFERT:
1.Oferowane cena ryczałtowe 
2.Doświadczenie 

ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO:
Zamawiający informuje, że:
- nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
- nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
- jeśli postępowanie zostanie zamknięte bez wyboru oferty, to Oferentom nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia;
- zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Robót danego zakresu na warunkach wynikających z przyszłej umowy;
- zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;
- zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;
- zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zamawiającego;
- zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
- zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dogrywek (negocjacji);
- po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według ustalonych kryteriów Zamawiającego;
- wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu cywilnego;
- niniejsze Zapytanie Ofertowe nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;
- zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o których zobowiązany jest zawiadomić wszystkich Oferentów;
- ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Dziale Zakupu Robót i Usług w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
- odrzuci oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego,
- wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresem https://rafineriagdanska.pl/repository/55538/ 
-Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą RG.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;
- Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu przygotowania Oferty i w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący/a komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.
B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 15.11.2024 r. do godz. 10:00
C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.
5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do dnia 28.11. 2024 r., do godz. 10:00

C. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim;
b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/237/2024/PB” z podziałem na:
• ofertę handlową,
• ofertę merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (załącznik nr 4 ) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej.
Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku nr 7 

Z poważaniem,
Paulina Białousów