ZAPYTANIE O INFORMACJE NR ZU/295/2024/PB

Szanowni Państwo,

Rafineria Gdańska Sp. z o.o. (zwana dalej Zleceniodawcą) zamierza przeprowadzić postępowanie w celu wyłonienia Zleceniobiorcy (zwana dalej: Oferentem) do przeprowadzenia:

programu coachingowego dla pracowników Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. zajmujących najwyższe stanowiska kierownicze albo przygotowywanych do ewentualnego ich objęcia w przyszłości.

1. Przedmiot i cel Zapytania o Informacje:

1. Celem niniejszego zapytania jest pozyskanie przez Zleceniodawcę informacji o Oferentach które byłyby zainteresowane przygotowaniem i realizacją programu coachingowego (executive coaching i business coaching) dla wytypowanych pracowników Zleceniodawcy , w zakresie (opis ramowy):

a) Doprecyzowanie/weryfikacja z obszarem HR celów coachingu – ogólnego i indywidualnych poszczególnych pracowników (klientów – uczestników sesji coachingowych)

b) Doprecyzowanie grupy docelowej

c) Doprecyzowanie zakresu zadań i odpowiedzialności stron kontraktu (coacha, firmy coachingowej, sponsora - Zleceniodawcy, klienta – uczestnika sesji coachingowej)

d) Doprecyzowanie czasu trwania programu, częstotliwości i długości trwania sesji

e) Optymalny wybór formuły sesji coachingowych (stacjonarnych, on-line albo w modelu hybrydowym)

f) Prezentacja założeń programu dla Zleceniodawcy

g) Zaplanowanie i przeprowadzenie sesji coachingowych

h) Przygotowywanie cyklicznych raportów z postępów prac z uczestnikami sesji coachingowych

i) Cykliczne spotkania ze Zleceniodawcą nt. postępów prac z uczestnikami sesji coachingowych

j) Ocena efektywności programu coachingowego zgodnie z założoną metodyką

k) Podsumowanie procesu wraz z prezentacją i omówieniem wyników.

W procesie rozwoju kompetencji menedżerskich uczestniczyć będzie 55 pracowników: ok. 20 zajmujących stanowiska kierownicze (dyrektorzy podlegający bezpośrednio członkom zarządu) oraz ok. 35 zajmujących stanowiska kierownicze lub specjalistyczne, którzy w przyszłości mogą objąć stanowisko dyrektora (potencjalni sukcesorzy). Nie każdy z nich będzie ostatecznie rozwijał się w najbliższym roku w ramach coachingu. Zleceniodawca zakłada, iż w tym procesie będzie uczestniczyć do 40 osób w 2024 r. Zleceniodawca gwarantuję liczbę sesji- 240.

Zakładane wstępnie cele coachingu:

a. Wzrost kompetencji zdefiniowanych przez Zleceniodawcę jako kluczowe na stanowiskach kierowniczych (profil kompetencji obejmuje: komunikatywność, pracę zespołową, udzielanie informacji zwrotnej, przywództwo i motywowanie, elastyczność i otwartość na zmiany, dążenie do rezultatów, planowanie i organizowanie pracy, otwartość na informację zwrotną i gotowość do modyfikacji zachowań, rozwiązywanie problemów). Punktem wyjścia w procesie selekcji celów coachingowych będą raporty DC uczestników sesji coachingowych

b. Wzrost świadomości menedżerskiej, w tym swojej roli w organizacji, marki menedżerskiej (zachowania, wyniki), swoich silnych stron i obszarów do doskonalenia

c. Silniejsze poczucie identyfikacji z celami firmy

d. Wzrost zaangażowania w pracę

e. Wzrost poczucia sprawczości

f. Nauka dyscypliny i konsekwencji niezbędnej do realizacji celów

g. Zwiększenie umiejętności kierowania własnym rozwojem w harmonii z celami organizacji

2. Przewidywany termin wykonania usługi:2025 r., planowane podpisanie umowy do końca 2024 r.

3. Zleceniodawca zamierza przeprowadzić proces w trzech etapach:

ETAP I:

Zebranie informacji o zainteresowaniu od firm oraz wyłonienie firm, które spełniają wymagania formalne i merytoryczne i zostaną zakwalifikowane do Etapu II.

ETAP II:

Przeprowadzenie spotkań z firmami wybranymi w Etapie I.

Zleceniodawca w trakcie spotkań zamierza zapoznać się z ofertą merytoryczną kontrahenta, której zakres doprecyzowano w punkcie 2. Wymagana zawartość informacji o Zainteresowaniu.

Spotkania będą się odbywać w formule on-line.

Zleceniodawca zastrzega, iż do II ETAPU wybierze minimum 2, przy czym nie więcej niż 10 Oferentów, biorąc pod uwagę przede wszystkim:

- doświadczenie Oferentów w prowadzeniu sesji coachingowych

- dostępność dedykowanego zespołu w 2025 r.

ETAP III:

W wyniku przeprowadzonych w/w etapów Zleceniodawca zamierza wyłonić firmy, do których zostanie skierowane zapytanie ofertowe. Takie zapytanie ofertowe prowadzone byłoby w ramach odrębnego, nowego postępowania zakupowego.

4. Prosimy o nieskładanie w ramach niniejszego zapytania o informacje jakichkolwiek informacji handlowych.

2. Wymagana zawartość Informacji o Zainteresowaniu:

1. Wstępna oferta merytoryczna zawierająca w szczególności:

- metodykę i podejście do coachingu (np. co oznacza, że uczestnik sesji coachingowej realizuje w coachingu swój cel, kwestia budowania zaufania, cele organizacji a cele uczestnika sesji coachingowej, rola motywacyjna coacha),

- proponowaną formułę sesji (stacjonarne, on-line, model hybrydowy), ewentualnie opis szans i zagrożeń każdej z nich,

- proponowaną organizację sesji (rekomendowana liczba i czas trwania sesji, zadania coachingowe pomiędzy sesjami, akceptowalny tryb odwoływania/przekładania sesji)

- tryb podejmowania decyzji przez klienta o akceptacji danej osoby w roli coacha,

- opis procesu komunikacji w odniesieniu do przebiegu programu coachingowego, z uwzględnieniem takich odbiorców informacji, jak: Zleceniodawca (zarząd, HR), uczestnik sesji coachingowej

- informacje nt. kompetencji coachów, w szczególności: w jaki sposób uczyli się coachingu (szkoły, kursy, certyfikacje); dorobek (liczba i profil klientów, ilość odbytych sesji coachingowych, od jak dawno pracują w roli, w jakich zagadnieniach się specjalizują: miękkie umiejętności menedżerskie, executive coaching, coaching kariery); uczestnictwo w superwizjach - częstotliwość

- odniesienie do elastyczności w dostosowywaniu się do dynamiki pracy uczestnika sesji coachingowej (sesje częstsze i krótsze vs rzadsze a dłuższe)

- proponowaną metodykę pomiaru efektywności programu coachingowego

- zakres danych możliwych do przekazania Zleceniodawcy w zakresie przebiegu sesji coachingowych i ich efektów

- zakres raportów cząstkowych i finalnego oraz sposoby prezentacji danych

- propozycję etapów realizacji projektu (harmonogram prac)

2. Przedstawienie informacji o co najmniej 3 Zleceniach na prowadzenie programów coachingowych dla kadry menedżerskiej zrealizowanych w ostatnich 5 latach.

W tym celu Oferent zobowiązany jest do przedłożenia dokumentów potwierdzających, że w/w zlecenia zostały wykonane należycie. Dopuszcza się również przedłożenie protokołów lub innych dokumentów potwierdzających ich należyte wykonanie, w tym w miarę możliwości danych kontaktowych (nie jest wymagane) do osób mogących potwierdzić zrealizowanie zlecenia.

3. Oświadczenie, że Oferent dysponuje zasobami umożliwiającym realizację programu coachingowego dla 55 osób, niezależnie od formuły sesji (stacjonarne, on-line, hybrydowe). Jednocześnie dopuszczamy w I etapie procesu zakupowego udział Oferentów dysponujących bazą coachów umożliwiających realizację sesji tylko w formule on-line.

4. Pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentówrejestrowych.

5. Oświadczenie dot. sankcji zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Zapytania Ofertowego, w związku z zakazami określonymi w Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.)oraz Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczące środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.).

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją na Ukrainę, w szczególności:

- Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

- Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz

- Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania i składając Informacje o zainteresowaniu w odpowiedzi na to zapytanie gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).

-Oświadczenie zgodnie z Załącznikiem nr 2 Oferenta o ochronie informacji

-Ankieta oceny podmiotu przetwarzającego– Załącznik nr 3 [1].

- Zleceniodawca zastrzega, iż z wybranym w postępowaniu Oferentem będzie podpisywał Umowę powierzenia danych osobowych stanowiąca załącznik nr 4 do niniejszego zapytania

3. ZASTRZEŻENIA ZLECENIODAWCY:

Zleceniodawca informuje, że:

§ nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

§ nadesłane informacje nie będą zwracane Oferentom;

§ zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową na adres wskazany przez Oferenta;

§ zastrzega sobie prawo do przyjęcia całości lub dowolnej części Oferty;

§ zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania o Informacje bez podania przyczyny, w każdym czasie; w takim przypadku Oferentom nie przysługują żadne roszczenia względem Zleceniodawcy;

§ wybór Oferenta/ów do dalszych rozmów nie stanowi przyjęcia Oferty ani rozstrzygnięcia postepowania (przetargu) w rozumieniu Kodeksu cywilnego;

§ niniejsze Zapytanie o Informacje nie stanowi Oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego, w wyniku której dochodzi do wyboru kontrahenta;

§ wymaga od swoich kontrahentów przestrzegania Zasad Społecznej Odpowiedzialności zawartych w Standardach CSR dla Kontrahentów Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o., dostępnych pod adresemhttps://rafineriagdanska.pl/repository/55538/

§ Niniejsze postępowanie jest prowadzone zgodnie z Procedurą ASF.74.01.00.00 „Zakupy towarów i usług”. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze stosowane będą w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego;

§ Wszelkie informacje przedstawione w niniejszym dokumencie przeznaczone są wyłącznie w celu pozyskania Informacji w żadnym wypadku nie powinny być wykorzystywane w inny sposób i do innych celów.

§ niniejsze Zapytanie o Informacje nie jest ogłoszeniem w jakimkolwiek trybie prowadzenia zakupowego postępowania publicznego lub niepublicznego. Zapytanie ma na celu wyłącznie rozpoznanie rynku i uzyskanie wiedzy na temat.

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

A. Na pytania dotyczące Zapytania o Informacje odpowiedzi udziela Organizator Postępowania .

B. Pytania można składać nie później niż do dnia 24.10.2024 r. do godz. 17.00

Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim zainteresowanym. W zakresie odpowiedzi na pytania dotyczące Rafinerii Gdańskiej odpowiedzi będą udzielane wyłącznie podmiotom które złożyły oświadczenie o poufności zgodnie z Załącznikiem nr 2 do Zapytania.

5. Opis sposobu przygotowania Informacji o zainteresowaniu:

A. Oferenci zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu o Informacje i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Informację o zainteresowaniu.

B. Zainteresowanych oferentów prosimy o złożenie Informacji o zainteresowaniu do31.10.2024 r., do godz. 17:00.

4. Komunikacja:

Komunikacja pomiędzy Zleceniodawcą a Oferentami prowadzona będzie zarówno poprzez platformę zakupową jak również poprzez komunikację mailową.

Adres e-mailowy do kontaktu:paulina.bialousow@rafineriagdanska.pl

Numer telefonu: +48 505 214 694

Z poważaniem,

Paulina Białousów

Organizator postępowania

Załączniki:

- Nr 1 - Oświadczenie dot. sankcji

Nr 2- -Oświadczenie oferenta o ochronie informacji

- Nr 3- Ankieta oceny podmiotu przetwarzającego

Nr 4- Umowa powierzenia danych osobowych

* wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania o Informacje.

[1] [1] Jeśli Oferent, któremu Zleceniodawca zamierza powierzyć przetwarzanie danych osobowych nie zapewnia wystarczających gwarancji, że wdrożone przez Oferenta środki techniczne i organizacyjne odpowiadają wymogom stawianym przez przepisy o ochronie danych osobowych, w tym wymogom bezpieczeństwa przetwarzania, wówczas Oferta takiego Oferenta może zostać odrzucona