Szanowni Państwo,

w załączeniu przesyłamy Zapytanie Ofertowe nr ZU/123/2024/DW – „Dostawa elektrolizera oraz wymaganej infrastruktury w formule EPC na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o. o.” – ETAP I

Zapytanie Ofertowe jest przygotowane w dwóch wersjach językowych. W przypadku rozbieżności pomiędzy angielską a polską wersją językową Zapytania Ofertowego i jego Załączników, polska wersja jest nadrzędna. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim lub angielskim. Umowa z Wykonawcą zostanie zawarta w języku polskim na prawie polskim (wersja Umowy w języku angielskim będzie załączona tylko informacyjnie).

Niniejszy Proces Wyboru Kontrahenta jest postępowaniem dwuetapowym:
I ETAP:
1. Przekazanie potencjalnym oferentom informacji na temat przedmiotu Zapytania Ofertowego ZU/123/2024/DW.
2. Uzyskanie od oferentów wymaganych dokumentów, określonych w pkt. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ niniejszego Zapytania.
3. Wybór Oferentów spełniających kryteria formalne określone w pkt. 2. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY SKŁADANEJ NA PLATFORMIE ZAKUPOWEJ niniejszego Zapytania.
II ETAP:
1. Przekazanie wybranym w ETAPIE I oferentom dokumentów, pozwalających na przygotowanie oferty handlowej, w tym m.in.:
a) Specyfikacji zakresu Prac;
b) Standardy Techniczne (link do pobrania);
c) Formularz Ofertowy merytoryczny;
d) Formularz Ofertowy handlowy;
e) Wzór Umowy;
f) Oraz inne dokumenty potrzebne do złożenia oferty.
2. Przeprowadzenie wizji lokalnej z wybranymi w ETAPIE I oferentami;
3. Uzyskanie od Oferentów ofert merytorycznych i handlowych;
4. Ocena otrzymanych ofert merytorycznych i handlowych;
5. Wybór najkorzystniejszej oferty zgodnie z przyjętymi kryteriami wyboru ofert.

Wykonawcy chcący otrzymać pełną treść Zapytania Ofertowego oraz złożyć Ofertę w przedmiotowym procesie, powinni złożyć za pośrednictwem Platformy Zakupowej poniższe dokumenty, których złożenie jest warunkiem formalnym uczestnictwa w niniejszym procesie wyboru kontrahenta:
a. WYPEŁNIONE i podpisane Oświadczenie, stanowiące Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego – ETAP I. Oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności musi zostać podpisane przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta. W innym przypadku należy do Oświadczenia załączyć pełnomocnictwo dla osoby podpisującej.
b. Oświadczenie stanowiące Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania Ofertowego – Oświadczenie Sankcyjne.
c. Pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika z dokumentów rejestrowych.
!!!Warunkiem formalnym uczestnictwa w niniejszym procesie wyboru kontrahenta i uzyskania zaproszenia do ETAPU II jest przedstawienie powyższych dokumentów oraz przejście pozytywnej kwalifikacji w ETAPIE I.

INFORMACJE DOTYCZACE PYTAŃ I ODPOWIEDZI:
A. Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego ETAP I odpowiedzi udziela Przewodnicząca komisji wyboru kontrahenta tylko na Platformie Zakupowej.
B. Pytania można składać tylko na Platformie Zakupowej nie później niż do dnia 19.09.2024 r. do godz. 12:00.
C. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim Oferentom na Platformie Zakupowej.
D. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu i godzinie wyznaczonej nie będą rozpatrywane.

OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERT:
A. Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym ETAP I i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
B. Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty tylko na Platformie Zakupowej do 25.09.2024 r. do godz. 20:00.
C. Oferta powinna być:
a) sporządzona w języku polskim lub angielskim;
b) podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do występowania w imieniu Oferenta;
c) złożona tylko na Platformie Zakupowej z napisem „Oferta ZU/123/2024/DW – ETAP I”.

UWAGA! Oryginał Oświadczenia o zachowaniu poufności (Załącznik nr 1) należy dostarczyć do Działu Zakupów Robót i Usług w terminie do 5 dni roboczych od dnia wyznaczonego na ostateczny termin składania ofert dla I ETAPU osobiście lub listownie na adres:
Rafineria Gdańska Sp. z o.o,
Dominika Wasielewska,
ul. Elbląska 135,
80-718 Gdańsk.

Z poważaniem,
Przewodnicząca Komisji Wyboru Kontrahenta
Dominika Wasielewska

ENGLISH
Dear Sirs,
please find attached our Request for Proposal no. ZU/123/2024/DW „Supply of electrolyser and required infrastructure in the EPC formula on the premises of Rafineria Gdańska Sp. z o. o.” – STAGE I.

The request for proposal is prepared in two language versions. In the event of any discrepancies between Polish and English versions of the provisions of this Request for Proposal or any attachments to this Request for Proposal, the Polish version shall be prevailing. The Proposal Bid should be written in Polish or in English language. The Contract with the Contractor will be concluded in the Polish language under Polish law (the English version of the Contract will be attached for information only).

This Contractor Selection Process is a two-stage procedure:
STAGE I:
1. Providing information to potential bidders on the subject matter of the Request for Proposal ZU/123/2024/DW.
2. Obtaining the required documents from the bidders, as specified in para. 2. REQUIRED CONTENT OF THE OFFER SUBMITTED VIA THE PURCHASING PLATFORM of this Request for Proposal.
3. Selection of Bidders meeting the formal criteria set out in para. 2. REQUIRED CONTENT OF THE OFFER SUBMITTED VIA THE PURCHASING PLATFORM of this Request for Proposal.
STAGE II:
1. To provide the successful bidders in STAGE I with documents to enable them to prepare a commercial offer, including but not limited to:
a) Specification of the scope of the Works;
b) Technical Standards (download link);
c) Substantive Bid Form;
d) Commercial Bid Form;
e) Draft of Purchase Agreement;
f) And other documents needed to submit a bid.
2. To conduct a site inspection with the Bidders selected in STAGE I;
3. To obtain substantive and commercial offers from the Bidders;
4. Evaluation of the substantial and commercial offers received;
5. Selection of the most advantageous offer in accordance with the accepted criteria for the selection of offers.

Contractors wishing to receive the full content of the Request for Proposal and submit a Bid in the process in question, should submit the following documents via the Purchasing Platform, the submission of which is a formal condition for participation in this Contractor selection process:
a. A COMPLETED and signed Confidentiality Declaration constituting Appendix 1 to this Request for Proposal - STAGE I. The Declaration of Commitment to Confidentiality must be signed by the person(s) authorised to act on behalf of the Bidder. Otherwise, a power of attorney for the signatory shall be attached to the Statement.
b. The statement constituting Appendix 2 to this Request for Proposal - Statement of sanctions.
c. Power of attorney to sign the Bid if the power to represent the Bidder does not arise from the registration documents.
!!! In order to formally participate in this Contractor selection process and to receive an invitation to STAGE II, it is necessary to submit the above documents and to successfully qualify in STAGE I. The Proposal Bid should be written in Polish or in English language. 

INFORMATION ON QUESTIONS AND ANSWERS:
A. Answers to questions related the RFP - STAGE I shall be given by the chairman of the Contractor Selection Committee only through the Purchasing Platform.
B. Questions can be submitted only through the Purchasing Platform not later than till 19th of September 2024 12:00 PM CET.
C. Answers to questions submitted within above mentioned deadline shall be sent to all Bidders through Purchasing Platform.
D. Questions and conclusions submitted after the deadline will not be considered.

THE DESCRIPTION OF THE MANNER FOR OFFER PREPARATION:
A. The Bidder is obliged to thoroughly study the information included in the Request for Proposal – Stage I and its Attachments and on this basis prepare the Offer.
B. Bidders interested in taking part in the RFP are asked to submit the Offer only through the Purchasing Platform until 25th of September 2024 8:00 PM CET.
C. The Offer shall be:
a) Prepared in Polish or English language;
b) Signed by Bidder’s authorised representatives;
c) Submitted through Purchasing Platform, marked with number „ZU/123/2024/DW- STAGE I”.

PLEASE NOTE: The original of Confidentiality Statement (Appendix 1) must be delivered to the Services Procurement Department within 5 working days of the deadline for submission of bids for STAGE I in person or by post to the following address:

Rafineria Gdańska Sp. z o.o,
Dominika Wasielewska,
ul. Elbląska 135,
80-718 Gdańsk
POLAND

Kind regards,
Chairman of the Contractor Selection Committee
Dominika Wasielewska