Aktualizacja nr 2
Zaktualizowano Załącznik nr 4 - Wzór umowy. Zmianie uległy zapisy § 6 FAKTUROWANIE I PŁATNOŚCI pkt. 1 i 2.


Aktualizacja nr 1

Zmianie uległ termin na odbycie wizji lokalnej - Wizja lokalna może odbyć się w dniach od 9.10.2023r. do 11.10.2023r.

Gdańsk, dnia 4.10.2023r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/065/23/OS


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Realizacja projektu lokalnego dostrzyku LPG dla Instalacji 440 Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w Gdańsku - branża mechaniczna”


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego
Przedmiotem zapytania ofertowego jest realizacja projektu lokalnego dostrzyku LPG dla Instalacji 440 Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. w Gdańsku - branża mechaniczna.

Szczegółowy opis zakresu prac zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego.

Przedmiot Zapytania Ofertowego przyszły Wykonawca zobowiązany jest wykonać zgodnie z załączoną dokumentacją techniczną stanowiącą Załącznik nr 2 (dokumentacja zawiera zestawienie materiałowe) do niniejszego Zapytania Ofertowego. Koncepcja stanowi Załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego – Załącznik nr 2a (wybrana została opcja zasilania parownika parą wodną).

UWAGA
Załącznik nr 2 – Dokumentacja techniczna oraz Załącznik nr 2a - Koncepcja_Dostrzyk LPG - 0440 - r1 zostaną udostępnione na obligatoryjnej wizji lokalnej po dostarczeniu oświadczenia o zachowaniu poufności (lub przekazane po wizji w wersji elektronicznej).

Oprócz dokumentacji, stanowiącej Załącznik nr 2 i 2a do niniejszego Zapytania Ofertowego, Zamawiający nie dysponuje żadną inną dokumentacją dot. przedmiotowego zakresu prac. Składając ofertę, przyszły Wykonawca akceptuje taki stan rzeczy.


2. Wykonawca zapewni:
• Wszystkie materiały, sprzęt, urządzenia i robociznę niezbędne do realizacji przedmiotowych prac*
Przy czym Wykonawca zobowiązany jest do zakupu wszystkich materiałów i/lub urządzeń zgodnie z wymaganiami technicznym wynikającymi z projektu technicznego od kwalifikowanych wytwórców (Załącznik nr 8 do niniejszego zapytania ofertowego). Ewentualne odstępstwa od ww. wymagań muszą zostać wyraźnie wylistowane wraz z przyczynami ich poczynienia oraz wykonawca musi uzyskać zgodę od Zamawiającego;
• Rusztowania spełniające wymogi BHP zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami obowiązującymi na terenie Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o. (Instrukcja – Wytyczne eksploatacji rusztowań - stanowi Załącznik nr 7 do Zapytania Ofertowego).
• Wykonawca zapewni zagospodarowanie odpadów zgodnie z Ustawą o odpadach z dnia 14 grudnia 2012 r. (tekst jedn.: Dz.U. 2020 poz. 797 z późń.zm.). Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu powyższej ustawy w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (wyjątek stanowić będzie złom, który pozostanie własnością Inwestora, Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go w wyznaczone przez Zamawiającego miejsce na terenie Rafinerii Gdańskiej) - oferta winna uwzględniać wartość transportu i zagospodarowania odpadów.

*UWAGA
Zamawiający w Ofercie cenowej Wykonawcy wskazuje 2 opcje. Jedna pozycja dotyczy kompleksowego wykonania prac objętych zapytaniem wraz z materiałem zapewnionym przez Wykonawcę, zaś druga opcja zakłada, iż materiał zapewni Zamawiający. Wobec powyższego, Zamawiający zastrzega możliwość wyboru oferty pomiędzy wskazanymi opcjami.

3. Zamawiający zapewni:
• tymczasowe zasilanie; Zamawiający wskaże miejsce (źródło) zasilania, natomiast doprowadzenie zasilania do punktu Placu Budowy oraz wykonanie instalacji elektrycznej odbiorczej wraz z rozdziałem energii będzie należeć do Wykonawcy;
• w miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu);
• w miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), miejsce przyłączenia do sieci elektroenergetycznej, dostęp do magistrali kanalizacyjnej, wody pitnej i technicznej, telefoniczną skrzynkę przyłączeniową dla terenu przeznaczonego na zaplecze biurowe; podłączenie oraz rozprowadzenie będzie należeć do Wykonawcy po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym; koszt wszystkich podłączeń i odłączeń oraz zużytych na potrzeby zaplecza mediów oraz przeprowadzonych rozmów telefonicznych z linii telefonicznej przydzielonej Wykonawcy, obciążą Wykonawcę; Wykonawca niezwłocznie podpisze stosowne umowy na dostawę mediów.


4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: niezwłocznie od obustronnego podpisania umowy (planowany termin II połowa października.2023r.)
2) Zakończenie: do 24 tygodni od dnia zawarcia umowy
Dokumentacja powykonawcza : do 4 tygodni po zakończeniu 


5. Wizja lokalna
a) Przed przygotowaniem Oferty Zamawiający zaprasza Oferentów na wizję lokalną.
b) Uczestnictwo w wizji lokalnej jest obowiązkowe dla każdego Oferenta.
c) Wizja lokalna może odbyć się w dniach do 11.10.2023r.
d) Termin wizji należy ustalić telefonicznie z:
• p. Wojciech Szymula, pod nr tel. 58 308 7877, kom. 505 050 632, e-mail: wojciech.szymula@lotosserwis.pl, lub
• p. Daniel Pietruszka, pod nr tel. 58 308 7877, kom. 505 057 375 e-mail: daniel.pietruszka@lotosserwis.pl.


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 60 dni - wypełniony Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie;
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy– załącznik nr 5
• Oświadczenie o zachowaniu poufności – załącznik nr 6

UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:
Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
m) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
n) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku);


4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 11.10.2023 r. do godz. 10:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 16.10.2023r. do godz. 10:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (Załącznik
nr 3) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta
znajduje się w Załączniku nr 9.
6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy CSR
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem- ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

UWAGA
Załącznik nr 2 – Dokumentacja techniczna oraz Załącznik nr 2a - Koncepcja_Dostrzyk LPG - 0440 - r1 zostaną udostępnione na obligatoryjnej wizji lokalnej po dostarczeniu oświadczenia o zachowaniu poufności (lub przekazane po wizji w wersji elektronicznej).


Załączniki:*
Nr 1 – Szczegółowy opis zakresu prac
Nr 2 – Dokumentacja techniczna 
Nr 2a - Koncepcja_Dostrzyk LPG - 0440 - r1
Nr 3 – Oferta cenowa Wykonawcy
Nr 4 – Wzór umowy
Nr 5 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Nr 6 – Oświadczenie o zachowaniu poufności
Nr 7 - Instrukcja - Wytyczne eksploatacji rusztowań
Nr 8 – Lista Kwalifikowanych Wytwórców
Nr 9 - Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.
Nr 10- Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.