Gdańsk, dnia 27.09.2023 r.


ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/061/23/OZ


Szanowni Państwo,


Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:


„Przygotowanie i dostawy posiłków profilaktycznych - wydawanych z kuchni lub w formie cateringu.”


I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

a) Wybór wykonawcy do realizacji usługi: Przygotowania i dostawy posiłków profilaktycznych - wydawanych z kuchni lub w formie cateringu.

1.1. Specyfikacja zakresu prac
b) przygotowanie i dostawy posiłków profilaktycznych w terminie: 1.11.2023-31.03.2024
oraz dodatkowo poza okresem wydawania posiłków profilaktycznych tj. 01.04.2024- 31.10.2024 zgodnie z zgłoszonym zapotrzebowaniem, wydawanie posiłków podczas remontów kotłów na EC ok. 12 posiłków przez okres 14 dni/ raz na kwartał.

c) Warunki dostawy:

od poniedziałku do piątku:
• Godz. 10:00 (pierwsza zmiana)
Ilości: ok. 260 posiłków dziennie ciepły posiłek dwudaniowy(lokalizacja Elbląska135 )
Ilości: ok. 40 posiłków dziennie ciepły posiłek dwudaniowy(lokalizacja Stary Dwór 9) wraz z transportem

• Godz. 18:00 (druga zmiana)
Ilości: ok. 13 posiłków dziennie ciepły posiłek dwudaniowy(lokalizacja Elbląska135 )
Plus
Ilości: ok. 13 suchy prowiant dla trzecią zmianę (lokalizacja Elbląska135 )

sobota i niedziela :
• 10:00 (pierwsza zmiana)
Ilość:13 posiłków dziennie ciepły posiłek dwudaniowy(lokalizacja Elbląska135 )
• Godz. 18:00 (druga zmiana)
Ilości: ok. 13 posiłków dziennie ciepły posiłek dwudaniowy(lokalizacja Elbląska135 )
Plus
Ilości: ok. 13 posiłków - suchy prowiant na trzecią zmianę (lokalizacja Elbląska135 )

Święta :
Godz. 10:00 (pierwsza zmiana)
13 posiłków - suchy prowiant
Godz. 18:00 (druga zmiana)
13 posiłków - suchy prowiant
Plus
trzecią zmianę 13 posiłków - suchy prowiant

c) Skład posiłku:
Posiłek dwudaniowy – zupa 400ml, drugie danie: dodatek skrobiowy 200g, mięso/ryba 110g, surówka 150g
Suchy prowiant – 2x Kanapka, Słodycz (np. baton, wafelek, drożdżówka), Świeży owoc (np. banan, jabłko, pomarańcza), Nabiał (np. jogurt, kefir, serek wiejski), Napój

d) Miejsce odbioru posiłków: ul. Stary Dwór 9 (baza Lotos Petrobaltic) oraz ul. Elbląska 135 (teren rafinerii)

e) Posiłki profilaktyczne wydawane z kuchni lub w formie cateringu – preferowana forma wydawania z kuchni.


2. Wykonawca zapewni:

a) przygotowanie posiłków zgodnie ze specyfiką zapytania
b) przygotowywanie posiłków zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
c) dostawca zobowiązuje się do odbioru pustych opakowań po posiłkach oraz ich utylizację zgodnie z przepisami prawa i na własny koszt
d) z tygodniowym wyprzedzeniem ilościową zmianę posiłków przygotowanych przez Zamawiającego

3. Zamawiający zapewni:

a) odbiór posiłków w wyznaczonych miejscach na ul. Stary Dwór 9 (baza Lotos Petrobaltic) oraz ul. Elbląska 135 (teren rafinerii)
b) odbiór minimalnej ilości posiłków: dzienna (od poniedziałku do piątku): 250 szt.
 

4. Termin realizacji:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Rozpoczęcie: 01.11.2023
Zakończenie: 31.03.2024
Dodatkowo poza okresem wydawania posiłków profilaktycznych tj. 01.04.2024- 31.10.2024 zgodnie z zgłoszonym zapotrzebowaniem, wydawanie posiłków podczas remontów kotłów na EC ok. 12 posiłków przez okres 14 dni/ raz na kwartał.


II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

a) Oferta cenowa + załącznik nr 1– ważna co najmniej 30 dni – W ofercie należy zawrzeć informację dot. preferowanego typu serwowania posiłków – kuchnia czy catering – ewentualny tryb mieszany oraz proszę uwzględnić cenę za opakowanie i transport w przypadku wydawania posiłków na wynos.
b) Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
c) Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
d) Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
e) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
f) Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
g) Podpisane oświadczenie o zapoznaniu się z treścią dołączonego do zapytania wzoru umowy
h) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Oferenta nie wynika  z dokumentów rejestrowych.
UWAGA:

1. W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

2. Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

3. Kryteria oceny oferty:
Cena
Jakość oferty

 
4. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a)nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
b)nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
c)zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
d)zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
e)zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
f)zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
g)zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
h)wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
i)zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
j)ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135.
k)przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie Grupy LOTOS S.A. zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135,
l)Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
m)Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku).

5. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a)Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b)Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 03.10.2023 r. do godz. 10.00.
Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


6. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b)  Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o:
• złożenie Oferty na Platformie Zakupowej do dnia 06.10.2023 r. do godz. 12.00


7. Ochrona danych osobowych:

1.Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
2.Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
3.Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
4.Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
5.Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
6.Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
7.Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
a)podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
b)wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
c)prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
8.Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
9.Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
10.Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
11.Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


Załączniki:*
Nr 1 – Arkusz oferty cenowej
Nr 2 - Oświadczenie zapoznania się z umową z zapytania
Nr 3– Wzór umowy


*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.