Aktualizacja 1:

Dodano Załącznik nr 3 - Wzór Umowy

Gdańsk, dnia 08.09.2023r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NR LS/059/23/OS

Szanowni Państwo,

Firma LOTOS Serwis Sp. z o.o. (zwana dalej „Zamawiającym”) zaprasza Państwa do udziału w procesie wyboru kontrahenta dotyczącym:

„Wynajem ekstraktorów wraz z obsługą podczas remontu wymienników na instalacji 100 i 900 na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku.”

I. INFORMACJE PODSTAWOWE

1. Opis przedmiotu Zapytania Ofertowego

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wynajem3 ekstraktorów wraz z obsługą podczas remontu wymienników na instalacji 100 i 900 na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku.

Oferta cenowa musi zawierać:

· uśrednioną cenę za montaż i demontaż 1 wkładu wymiennika (ekstraktor wraz z obsługą),

· uśrednioną cenę za mobilizację/demobilizację (przyjazd) 1 ekstraktora na teren Rafinerii Gdańskiej Sp. z o.o.,

· deklarację, że Oferent jest w stanie zapewnić na przewidywany czas remontu 3 ekstraktory.

Wykaz wymienników które będą podlegać remontowi:

(TABELA W ZAŁĄCZENIU)

Ofertę proszę oprzeć na następujących założeniach:

Dzień roboczy trwa 24 h/dobę.W pierwszym dniu remontu nastąpi przerwa w pracy żurawi od godz. 20:00 do godz. 07:00 następnego dnia (w tym czasie ekstraktory nie będą wykorzystane). W tym czasie będzie odbywało się mycie płaszczy na instalacji.

Pozostałe dni remontu czas pracy ekstraktorów - 24h/dobę .

Całość prac na instalacji będzie realizowane w terminie :

a) Remont wymienników INS 100:

· 4 dni po 24h/dobę

b) Remont wymienników INS 900:

· 6 dni po 24h/dobę

Rozpoczęcie remontu instalacji 100 i 900 odbędzie się w tym samym terminie.

2. Zamawiający zapewni

Miejsce postoju ekstraktorów.

Niezbędny sprzęt dźwigowy do obsługi ekstraktorów.

3. Wykonawca zapewni:

· Sprawny sprzęt gotowy do pracy – 3 ekstraktory.

· Przeszkoloną kadrę do obsługi ekstraktorów – uprawienia UDT do obsługi ekstraktora.

· W przypadku awarii sprzętu zapewni nowy sprzęt do realizacji zadania w ciągu 6h.

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: od 14.11.2023r. godz.7:00 ( INS 100 i 900)

2) Zakończenie: do 17.11.2023r. godz.7:00 ( INS 100)

3) Zakończenie : do 19.11.2023 godz.7:00 ( INS 900)

Miejsce prac – teren instalacji rafineryjnych w Gdańsku.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 120 dni - wypełniony Załącznik nr 1do niniejszego zapytania;Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie-Warunek konieczny wzięcia udziału w postępowaniu.Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy) Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.Oświadczenia o mobilizacji sprzętu zastępczego i o uprawnieniach operatora - załącznik nr 2

Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy załącznikami –załącznik nr 4Przedstawienie pełnej specyfikacji ekstraktorów.

UWAGA:

· W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

· Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.

2. Kryteria oceny oferty:

· Cena

· Doświadczenie

3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:

a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;

b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;

c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;

d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;

e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;

f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;

g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;

h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;

i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;

j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;

k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;

l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;

m) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;

n) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21),w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku);

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.

b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 13.09.2023 r. do godz. 10:00.

c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.

d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.

b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 15.09.2023r. do godz. 10:00.

c) Oferta powinna być:

· sporządzona w języku polskim,

· podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,

· złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (Załącznik

nr 1) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta

znajduje się w Załączniku nr 5.

6. Ochrona danych osobowych:

a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.

b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.

c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718Gdańsk.

e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.

f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

g) Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:

· podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,

· wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,

· prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.

h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.

i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.

j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczeniaprzetwarzaniaorazprawowniesieniasprzeciwuwprzypadkukiedyLOTOSSerwissp.z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.

k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

7. Klauzule sankcyjne:

W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją

na Ukrainę, w szczególności:

a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),

b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz

c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowegwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).

8. Standardy CSR

Wykonawcaoświadcza, iż zapoznał się z dokumentem- ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej:https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy zZamawiającym.Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

Załączniki:*

Nr 1 – Oferta cenowa Wykonawcy

Nr 2 – Oświadczenia o mobilizacji sprzętu zastępczego i o uprawnieniach operatora

Nr 3 - Wzór umowy

Nr 4 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy

Nr 5 – Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.

Nr 6 -Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem:https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.

UWAGA! Wzór Umowy zostanie dostarczony w terminie późniejszym.