UWAGA: Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru oferty częściowo.

Ze względu na specyfikę przewidzianych do transportu elementów technologicznych niezbędne jest odpowiednie zabezpieczenie najmowanych środków transportu przed zanieczyszczeniami pochodzących z przerobu ropy naftowej.

Ofertę proszę oprzeć na następujących założeniach:
• Dzień roboczy trwa 24 h/dobę.
• W pierwszym dniu remontu nastąpi przerwa w pracy od godz. 20:00 do godz. 07:00 następnego dnia (w tym czasie ciężarówki nie będą wykorzystane). W tym czasie będzie odbywało się mycie płaszczy na instalacji. Sprzęt należy zabezpieczyć przez zabrudzeniem.
•  Pozostałe dni remontu czas pracy - 24h/dobę .

Całość prac na instalacji będzie realizowane w terminie :
a) Remont wymienników INS 100:
• 4 dni po 24h/dobę
b) Remont wymienników INS 900:
• 6 dni po 24h/dobę
Rozpoczęcie remontu instalacji 100 i 900 odbędzie się w tym samym terminie.

 
2. Tabela z wymiarami i ciężarami poszczególnych wymienników
Typ wymiennika Masa całego wymiennika [kg] Masa wkładu [kg] Długość wkładu [mm] Średnica dna sitowego [mm] Średnica rurek[mm] x ilość rurek [szt.] Materiał rurek
100E5A/B z głowicą pływającą 16379 9336 6095 1197 Ø20x1201 A106
100E8A/B z głowicą pływającą 14134 7978 6089 1084 Ø20x998 K10
100E9A/B z głowicą pływającą 13400 6600 6096 1059 ¾” x 930 A213T5
100E53 z głowicą pływającą 6620 2655 6000 760 Ø20x348 K18
100E54 z głowicą pływającą 11400 4350 5996 940 Ø20x624 P275NL1
100E62 z głowicą pływającą 33300 17620 6096 1500 Ø20x1954 A213T5
900 E1 z głowicą pływającą 5150 1950 6100 753 ¾”x415 A179
900E2 z głowicą pływającą 11400 6450 6191 1023 Ø20x820 12CrMo1
95
900E3 z głowicą pływającą 15500 9091 6200 1161 Ø20x1150 K10
900E4
A/B z głowicą pływającą 14900 8400 6221 1161 Ø26,7x114 0 A213T5
900E5A z głowicą pływającą 14450 8673 6096 1186 Ø20x1088 1H13M

900E5B z głowicą pływającą 15410 8705 6096 1130 Ø20x1088 A213T5
900E6A/B z głowicą pływającą 17100 9900 6225 1208 Ø20x1275 H5M
900E18 z głowicą pływającą 23000 12463 6100 1240 Ø20x1416 H5M
900E19 z głowicą pływającą 12975 8296 6096 1182 Ø20x1068 12CrMo1
95
900E20 z głowicą pływającą 9448 4600 6096 907 Ø20x542 1H13
900E61 z głowicą pływającą 17700 9900 6100 1100 Ø20x1258 A213T5
900E62 z głowicą pływającą 16100 9200 6100 1124 Ø20x1141 A213T5
900E63 z głowicą pływającą 7060 4030 6100 839 Ø20x465 X5CrNiM o17-12-2

3. Zamawiający zapewni

• Nadzór bezpośredni nad personelem Wykonawcy;
• W razie konieczności miejsce postoju sprzętu.

4. Wykonawca zapewni:

• Sprawny sprzęt gotowy do pracy;
• Wyposażenie środków transportu w podkładki/belki drewniane/kantówki oraz w pasy do zabezpieczenia przewożonych elementów aparatów;
• Przeszkolony personel z wymaganymi kompetencjami;
• W przypadku awarii sprzętu zapewni sprzęt zastępczy do realizacji zadania w ciągu 4h;
• Przestrzeganie przepisów BHP.

5. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: od 14.11.2023r. godz.7:00 ( INS 100 i 900)
2) Zakończenie: do 17.11.2023r. godz.7:00 ( INS 100)
3) Zakończenie : do 19.11.2023 godz.7:00 ( INS 900)

Miejsce prac – teren instalacji rafineryjnych w Gdańsku.

II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 120 dni - wypełniony Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie;
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Oświadczenia o mobilizacji sprzętu zastępczego i o uprawnieniach personelu - załącznik nr 2
• Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy załącznikami – załącznik nr 4

UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
m) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
n) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku);

4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 13.09.2023 r. do godz. 10:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.


5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 15.09.2023r. do godz. 10:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (Załącznik
nr 1) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta
znajduje się w Załączniku nr 5.


6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy CSR
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem- ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.

Załączniki:*
Nr 1 – Oferta cenowa Wykonawcy
Nr 2 – Oświadczenia o mobilizacji sprzętu zastępczego i o uprawnieniach personelu
Nr 3 - Wzór umowy
Nr 4 - Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem i załącznikami oraz ze wzorem umowy
Nr 5 – Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.
Nr 6 - Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip
*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.

UWAGA! Wzór Umowy zostanie dostarczony w terminie późniejszym.