Przedmiotem zapytania ofertowego jest wykonanie prac zasadniczych i pomocniczych branży mechanicznej podczas remontu wymienników na instalacji 100 (Zakład Destylacji PZD) i 900 na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku.

Zamawiający wyodrębnił zakres Robót w 6 niezależnych Grupach:

Grupa I – Instalacja 100 4szt. wymienników,
Grupa II – Instalacja 100 5szt. wymienników,
Grupa III – Instalacja 900 3szt. wymienników,
Grupa IV – Instalacja 900 5szt. wymienników,
Grupa V – Instalacja 900 3szt. wymienników,
Grupa VI – Instalacja 900 4szt. wymienników.

Dane konstrukcyjne wymienników oraz dodatkowe informacje o planowanych czynnościach remontowych przywołano w Szczegółowych opisach robót (Załącznik 1 a-f).

Całość prac na instalacji będzie realizowane w terminie :
a) Remont wymienników INS 100:
• 4 dni po 24h/dobę
b) Remont wymienników INS 900:
• 6 dni po 24h/dobę

 
Rozpoczęcie remontu instalacji 100 i 900 odbędzie się w tym samym terminie. 
Specyfikacja zakresu prac – wykonanie robót remontowych związanych z koniecznością usunięcia zanieczyszczeń.

1. Realizacja Robót w trybie ciągłym 24 godzinnym, 7 dni w tygodniu.
2. Wykonawca opracuje oraz uzgodni ze służbami Lotos Serwis projekt Organizacji Robót remontu wymienników na instalacji 100 zawierający godzinowy harmonogram Robót.
3. Sprzęt dźwigowy, sprzęt myjący, ekstraktor, klej do uszczelek, smar do śrub, niezbędne rusztowania oraz inne potrzebne wyposażenie specjalistyczne do wykonania remontu oraz czyszczenia wymienników zabezpiecza Zamawiający.
4. Wszystkie potrzebne do wykonania remontu wymienników uszczelki na połączenia główne i połączenia króćców, zakwalifikowane do wymiany śruby z nakrętkami, pierścienie testowe zabezpiecza Zamawiający.
5. Ewentualne naprawy wkładu w przypadku stwierdzenia nieszczelności w wyniku przeprowadzonych prób ciśnieniowych lub naprawę innych uszkodzeń mechanicznych płaszcza wymiennika wykona LOTOS Serwis sp. z o.o.
6. W sytuacji konieczności wykonania dodatkowych prób ciśnieniowych będących konsekwencją stwierdzonej w czasie normalnych prób ciśnieniowych nieszczelności wewnętrznej wkładu, Wykonawca realizuje montaż pierścieni/a testowych/ego oraz przeprowadza konieczne próby ciśnieniowe potrzebne do zlokalizowania nieszczelności oraz do stwierdzenia skutecznego jej usunięcia. Samą naprawę wymiennika (kołkowanie nieszczelnych rurek wkładu) wykonuje LOTOS Serwis sp. z o.o.
7. Transport elementów zakwalifikowanych do naprawy na warsztat LOTOS Serwis sp. z o.o. oraz dostęp do naprawianych elementów wymiennika (rusztowania) zapewnia Zamawiający. Wykonawca zapewnia załadunek na sprzęt transportowy.
8. Dokumentacja remontowanych wymienników do wglądu podczas wizji lokalnych – tabela w punkcie 3 niniejszego załącznika zawiera podstawowe dane wymienników.
9. Wykonawcą ślepień do przygotowania i parowania aparatów do remontu oraz odślepienie po zakończeniu remontu będzie Dział Utrzymania Ruchu Mechanicznego LOTOS Serwis sp. z o.o.
10. Zamawiający udostępni media serwisowe: woda p.poż, para niska, sprężone powietrze, energia elektryczna z dostępnych na instalacji źródeł.
11. Wszystkie rozkręcone i skręcone połączenia przez Wykonawcę powinny być oznaczone przez Wykonawcę za pomocą przywieszki z materiału trwałego i niepalnego, zapewniającego trwałość podczas operacji mycia ciśnieniowego. Dokładny wygląd przywieszki i informację na niej zawarte należy wcześniej ustalić z Zamawiającym.
12. Główne założenia dotyczące terminów i zmianowości są następujące:
- pierwszego dnia remonty od godziny 07:00 do godziny 20:00- wszystkie wkłady musza zostać zdemontowane , tak aby otworzyć pełen front robót w zakresie czyszczenia płaszczy dla firmy myjącej,
- kolejne dni to praca w systemie 24 godzinnym,
- realizacja całości prac remontowych na instalacji 100 to 4 doby, natomiast na instalacji 900 to 6 dób,
- prace na instalacji 100 i 900 rozpoczynają się tego samego dnia.



2. Wykonawca zapewni:

• Materiały, sprzęt oraz ubranie robocze niezbędne do wykonania realizacji przedmiotowych prac.
• Zapewnienie personelu z wymaganymi kompetencjami.
• W przypadku choroby, niezdolności do pracy Wykonawca zapewni osoby zastępcze celem uzupełnienia stanu.
• W miarę możliwości (na wniosek Wykonawcy), odpłatnie, miejsce na zaplecze (socjalne, biura, magazyny i przyczepy itp.); Wykonawca po podpisaniu Umowy podpisze stosowne umowy (dzierżawy/najmu).

3. Zamawiający zapewni:

• Rusztowania dostępowe.
• Demontaż oraz montaż izolacji.
• Mycie aparatów.
• Zabezpieczenie żurawi samojezdnych, ekstraktorów oraz transportu kołowego.

4. Termin realizacji Prac:

Planowany termin realizacji przedmiotu Zapytania Ofertowego:

1) Rozpoczęcie: od 14.11.2023r. godz.7:00 ( INS 100 i 900)
2) Zakończenie: do 17.11.2023r. godz.7:00 ( INS 100)
3) Zakończenie : do 19.11.2023 godz.7:00 ( INS 900)
Miejsce prac – teren instalacji rafineryjnych w Gdańsku.

5. Dokumentacja techniczna

Dokumentacja techniczna (Załącznik nr 2) zostanie udostępniona podczas obligatoryjnej wizji lokalnej tym podmiotom, które złożą w oryginale podpisane (zgodnie z reprezentacją firmy) oświadczenie o zobowiązaniu do zachowania poufności NDA (Załącznik nr 3). Dopuszcza się złożenie tego oświadczenia drogą elektroniczną za pośrednictwem trybu zadawania pytań poprzez platformę LOGINTRADE ale tylko podpisane elektronicznie (zgodnie z reprezentacją firmy).
Termin wizji lokalnej i osobistego dostarczenia oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności należy ustalić telefonicznie z p. Danielem Pietruszką, kom. 505 057 375, adres email: daniel.pietruszka@lotosserwis.pl .
Wizja lokalna może się odbyć nie później niż 13.09.2023r. do godziny 12:00 .

6. Wymogi gwarancyjne:

Wykonawca w ramach złożonej Oferty zobowiązany jest do udzielenia bezpłatnej gwarancji na wykonane prace w okresie 36 miesięcy od dnia protokolarnego odbioru aparatów.



II. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ OFERTY:

1. Oświadczenia i dokumenty składane wraz z ofertą:

• Oferta cenowa Wykonawcy – ważna 120 dni - wypełniony Załącznik nr 4 do niniejszego zapytania;
• Referencje w wykonywaniu prac o podobnym zakresie- minimum 3 referencje, lub wykaz wykonywanych prac - min. 3 zadania o podobnym zakresie;
• Sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową kontrahenta
• Potwierdzenie rejestracji podmiotu jako czynny podatnik VAT/VAT-UE
• Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach nie starsze niż 3 miesiące (wystawione przez Urząd Skarbowy)
• Zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania.
• Oświadczenie z numerem rejestrowym w Bazie Danych o Odpadach lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga posiadania numeru w BDO.
• Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem, załącznikami i wzorem umowy – załącznik nr 5


UWAGA:

• W przypadku jakichkolwiek kopii dokumentów, muszą one zostać potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta.

• Niedostarczenie na żądanie Komisji dokumentów z ustępu II. może skutkować odrzuceniem Oferty.


2. Kryteria oceny oferty:

• Cena
• Doświadczenie


3. Zastrzeżenia Zamawiającego:

Zamawiający informuje, że:
a) Wykonawca powinien wyznaczyć swojego przedstawiciela do formalnych kontaktów z Zamawiającym;
b) nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem Oferty;
c) nadesłane Oferty nie będą zwracane Oferentom;
d) zastrzega sobie prawo odstąpienia od realizacji Dostawy/Robót/Prac danego zakresu;
e) zastrzega sobie prawo prowadzenia korespondencji z Oferentami drogą mailową lub faksem na adres wskazany przez Oferenta;
f) zastrzega sobie prawo do odwołania Zapytania Ofertowego bez podania przyczyny, w każdym czasie;
g) zastrzega sobie prawo do zamknięcia procesu wyboru kontrahenta bez wyboru którejkolwiek z Ofert;
h) zastrzega sobie prawo, że po złożeniu Ofert nastąpi ich ocena według kryteriów określonych przez Zamawiającego oraz wybranie Oferenta lub Oferentów, z którymi będą prowadzone dalsze negocjacje;
i) wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia Oferty;
j) zastrzega sobie prawo, aż do upływu terminu składania Ofert, wprowadzenia zmian w Zapytaniu Ofertowym, o którym zobowiązani jesteśmy zawiadomić wszystkich Oferentów;
k) ocena Ofert dokonywana będzie przez Komisję powołaną przez Zamawiającego. Prace Komisji przebiegać będą według zasad określonych w Procedurze SRW 72.04.00.00 „Zasady wyboru kontrahenta…” dostępnej w siedzibie Zamawiającego w Gdańsku przy ul. Elbląskiej 135;
l) przed złożeniem Oferty Wykonawca powinien zapoznać się ze szczegółowymi warunkami postępowania przy robotach wykonywanych na terenie zakładów rafineryjnych w Gdańsku zawartymi w „Informatorze o zasadach postępowania na terenie Grupy LOTOS S.A.” - Informator jest dostępny w Biurze Realizacji Projektów LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku, przy ul. Elbląskiej 135;
m) Oferent ma obowiązek zapoznania się z klauzulami, które znajdują się na stronie internetowej www.lotosserwis.pl, w zakładce: „do pobrania”;
n) Wykonawca będzie wytwórcą odpadów, w rozumieniu Art. 3.1 pkt 32 Ustawy z dnia 14 grudnia 2012 roku o odpadach (Dz.U. 2013 poz. 21), w odniesieniu do wszystkich rodzajów i ilości odpadów, które zostaną wytworzone w wyniku prowadzonych robót objętych procesem wyboru kontrahenta (za wyjątkiem złomu, który pozostanie własnością Zamawiającego. Wykonawca będzie zobowiązany do zgromadzenia i przewiezienia go do Magazynu Złomu na terenie LOTOS Serwis Sp. z o.o. w Gdańsku);


4. Informacje dotyczące pytań i odpowiedzi:

a) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Komisja wyboru kontrahenta wyłącznie poprzez Platformę Zakupową.
b) Wszystkie pytania dodatkowe należy zgłaszać do dnia 13.09.2023 r. do godz. 10:00.
c) Odpowiedzi zostaną udzielone wszystkim Oferentom po upływie terminu zadawania pytań.
d) Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie będą rozpatrywane.

5. Opis sposobu uczestniczenia w postępowaniu i złożenia oferty:

a) Oferent zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu Ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę.
b) Oferenta zainteresowanego tematem prosimy o złożenie Oferty na Platformie Zakupowej LOGINTRADE do dnia 15.09.2023r. do godz. 10:00.
c) Oferta powinna być:
• sporządzona w języku polskim,
• podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta,
• złożona tylko na Platformie Zakupowej z podziałem na ofertę handlową i merytoryczną.

Prosimy o prawidłowe złożenie oferty i umieszczenie formularza ofertowego – część handlowa (Załącznik
nr 1) w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta
znajduje się w Załączniku nr 7.


6. Ochrona danych osobowych:
a) Na potrzeby realizacji niniejszego postępowania Strony jako niezależni administratorzy danych udostępniać będą sobie nawzajem dane osobowe swoich reprezentantów lub przedstawicieli wskazanych w Zapytaniu Ofertowym, Ofercie oraz innych osób w zależności od potrzeb wynikających   z postanowień niniejszego Zapytania Ofertowego.
b) Strony zobowiązują się do poinformowania osób wymienionych w ust. 1 w terminie najpóźniej miesiąca po pozyskaniu danych osobowych lub przy pierwszej komunikacji z osobą, której dane dotyczą o konieczności przekazania ich danych na potrzeby realizacji Umowy, w tym o celu i zakresie przekazania danych, wskazanych w niniejszej klauzuli informacyjnej.
c) Każda ze Stron zobowiązuje się do zabezpieczenia danych osobowych poprzez podjęcie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych wymaganych obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych, jak też ponosi wszelką odpowiedzialność za szkody wyrządzone w związku z przetwarzaniem danych osobowych.
d) Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – zwane dalej „RODO”), przekazanych LOTOS Serwis sp. z o.o. na potrzeby zawarcia i realizacji Umowy jest LOTOS Serwis sp. z o.o. z siedzibą: ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk.
e) Z Administratorem danych można skontaktować się poprzez e-mail: odo@lotosserwis.pl lub pisemnie na adres LOTOS Serwis Sp. z o.o. ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk z dopiskiem „Ochrona danych”.
f) Zebrane dane osobowe będą przetwarzane w celach związanych z zawarciem i realizacją Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
g) Podstawą prawną przetwarzania przez LOTOS Serwis sp. z o.o. danych osobowych drugiej Strony w celach wskazanych powyżej jest:
• podjęcie działań w celu zawarcia i wykonywania Umowy zgodnie z art. 6 ust. 1 lit b RODO,
• wypełnianie obowiązków prawnych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit c RODO związanych m.in. z przepisami podatkowymi oraz przepisami o rachunkowości,
• prawnie uzasadniony interes LOTOS Serwis sp. z o.o. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO związany z realizacją postanowień Umowy, jej obsługą oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń z niej wynikających.
h) Dane osobowe drugiej Strony mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie LOTOS Serwis sp. z o.o. w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji Umowy, świadczących usługi księgowe, pocztowe, archiwizacyjne, prawne, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z LOTOS Serwis sp. z o.o.. i wyłącznie zgodnie z jej poleceniami. Dane mogą być także udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie prawa, w tym organom administracji skarbowej.
i) Dane przetwarzane będą przez czas realizacji Umowy, a po jej zakończeniu przez czas związany z wygaśnięciem roszczeń związanych z Umową oraz przez czas określony przepisami podatkowymi oraz przepisami dotyczącymi sprawozdawczości finansowej.
j) Każda osoba ma prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo wniesienia sprzeciwu w przypadku kiedy LOTOS Serwis sp. z o.o. przetwarzania dane w oparciu o uzasadniony interes, o którym mowa w ust. 7 lit. c niniejszego paragrafu.
k) Każda osoba ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.


7. Klauzule sankcyjne:
W związku z zakazami określonymi w przepisach sankcyjnych wydanych w związku z agresją
na Ukrainę, w szczególności:
a) Rozporządzeniu Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz.Urz.UE.L Nr 229, str. 1, z późn. zm.),
b) Rozporządzeniu Rady (WE) nr 765/2006 z dnia 18 maja 2006 r. dotyczącym środków ograniczających w związku z sytuacją na Białorusi i udziałem Białorusi w agresji Rosji wobec Ukrainy (Dz.Urz.UE.L Nr 134, str. 1, z późn. zm.) oraz
c) Rozporządzeniu Rady (EU) 2022/263 w sprawie środków ograniczających w odpowiedzi na uznanie niekontrolowanych przez rząd obszarów ukraińskich obwodów donieckiego i ługańskiego oraz nakazanie rozmieszczenia rosyjskich sił zbrojnych na tych obszarach (Dz.U.UE.L.2022.42I, str. 77, z późn. zm.),

Oferent przystępując do postępowania zakupowego i składając ofertę w odpowiedzi na to zapytanie ofertowe gwarantuje, że towary/wyroby (w tym również towary/wyroby dostarczane w ramach realizowanych usług), które miałyby zostać nabyte przez Rafinerię Gdańską Sp. z o. o. w wyniku realizacji złożonej oferty, nie będą pochodzić lub nie zostaną wywiezione z Rosji lub z Białorusi lub obwodów ługańskiego lub donieckiego (terytoriów Ukrainy).


8. Standardy CSR
Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się z dokumentem- ,,Kodeks postępowania dla dostawców Grupy Kapitałowej ORLEN” (opublikowanym na stronie internetowej: https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow) oraz zobowiązuje się do ich stosowania oraz przestrzegania we współpracy z Zamawiającym. Wykonawca zobowiązany jest ponadto do zapoznania swoich podwykonawców z ww. dokumentem.


Załączniki:*

Nr 1 a-f – Szczegółowy opis Robót
Nr 2 – Dokumentacja techniczna
Nr 3 – Oświadczenie o zachowaniu poufności
Nr 4 – Oferta cenowa Wykonawcy
Nr 5 – Oświadczenia o zapoznaniu się z zapytaniem, załącznikami i wzorem umowy
Nr 6 – Instrukcja dot_ podziału oferty na cz_handl i cz_ meryt.
Nr 7 – Standardy Techniczne obowiązujące u Zamawiającego pod adresem: https://pliki-lotos.logintrade.net/v2/Standardy.Techniczne.2020.GLSA.WUI.MN.zip
Nr 8 – Wzór Umowy

*wszystkie wymienione wyżej załączniki stanowią integralną część niniejszego Zapytania Ofertowego. Kopiowanie ich oraz rozpowszechnianie jest zabronione.

UWAGA! Wzór Umowy zostanie dostarczony w terminie późniejszym.