Szanowni Państwo,

ORLEN S.A., biuro w Gdańsku, kod 80-718, ul. Elbląska 135, zaprasza Państwa
do udziału w postępowaniu na wykonanie audytu projektu.

Celem niniejszego postępowania i warunków w nim określonych jest wybór wykonawcy audytu projektu i udzielenie zamówienia, zgodnie z zasadami konkurencyjności określonymi w Wytycznych Ministra Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Zgodnie z zasadami realizacji projektów, w ramach Programu Operacyjnego Inteligentny Rozwój 2014-2020, Działanie 1.1 Projekty B+R przedsiębiorstw / 1.1.1 Badania przemysłowe i prace rozwojowe realizowane przez przedsiębiorstwa, audyt projektubędący przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego, realizowany w ramach projektu pt. „Opracowanie i wdrożenie systemu wysokosprawnego wytwarzania wodoru wysokiej czystości w elektrolizerze stałotlenkowym”, jest obligatoryjny po zrealizowaniu określonego poziomu planowanych wydatków związanych z realizacją projektu.

W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o przedstawienie Oferty na wykonanie audytu projektu. Charakterystyka przedmiotu zamówienia znajduje się w pkt OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA niniejszego Zapytania Ofertowego.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest audyt projektu o wartości całkowitej projektu wynoszącej 9,5 mln PLN, z dofinansowaniem w wysokości 7,8 mln PLN. Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu ma na celu:

a) ocenę prawidłowości ponoszenia wydatków i uzyskiwania założonych efektów związanych z realizacja projektu,

b) ocenę realizacji projektu w aspekcie monitoringu i sprawozdawczości oraz dokumentacji związanej z realizacją projektu,

c) ocenę wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizacją projektu.

a) Szczegółowy opis przedmiotu Zapytania Ofertowego:

Pisemne sprawozdanie z audytu powinno zawierać następujące pozycje:

1) data sporządzenia;

2) nazwa i adres Zamawiającego;

3) nazwa i numer projektu;

4) oświadczenie audytora o niezależności od Zamawiającego, jako audytowanego podmiotu;

5) imiona, nazwiska i opis uprawnień audytorów;

6) cele audytu;

7) podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu;

8) termin, w którym przeprowadzono audyt;

9) zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze, którego dotyczy audyt;

10) ocena adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu, objętym audytem;

11) informacja o metodzie doboru próby do badania i jej wielkości;

12) opis wyników badania, w których audytor stwierdził nieprawidłowości;

13) opis nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analiza ich przyczyn i skutków;

14) zalecenia w sprawie usunięcia nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu, które stwierdził audytor.

Audytor przekazuje sprawozdanie podmiotowi audytowanemu w ciągu 7 dni od dnia zakończenia audytu.

Do sprawozdanie Audytor dołącza opinię, w której ocenia czy: 1. dane liczbowe i opisowe zawarte w dokumentach związanych z projektem są wiarygodne; 2. poniesione wydatki i uzyskane założone efekty związane z projektem są zgodne z wymaganiami określonymi we wniosku o dofinansowanie lub umowie; 3. dokumentowanie i ujmowanie operacji gospodarczych w ewidencji księgowej wyodrębnionej dla danego projektu, jest poprawne.

b) Miejsce przeprowadzenia audytu: projekt realizowany jest w konsorcjum:

a. ORLEN S.A., ul. Elbląska 135, 80-718 Gdańsk – lider konsorcjum,

b. Instytut Energetyki, Oddział Ceramiki CEREL, ul. Techniczna 1, 36-040 Boguchwała – członek konsorcjum,

c. Akademia Górniczo-Hutnicza, al. Aleja Adama Mickiewicza 30, 30-059 Kraków-Krowodrza – członek konsorcjum.

c) Kod CPV: 79212000-3 – Usługi audytu

d) okres realizacji projektu: 01.09.2021 – 31.12.2023.

KRYTERIA OCENY OFERTY

a) Kryteria wyboru najkorzystniejszej Oferty:

· Cena ofertowa (C) - waga kryterium 100%

b) Zasada oceny kryterium - opis sposobu obliczania punktacji:

· C obliczana będzie według następującego wzoru:

(C) = Cn/Cb × 100pkt, gdzie:
Cn- to cena najniższa spośród oferowanych
Cb - to cena Oferty badanej
C należy rozumieć jako całkowite wynagrodzenie za usługę. Do oceny przyjmuje się cenę Oferty netto, bez podatku VAT. Przyjmuje się, że 1% równa się 1 pkt i tak zostanie przeliczona liczba uzyskanych pkt. W kryterium ceny można uzyskać maksymalnie 100 pkt.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana Oferta, która uzyska najwyższą łączną liczbę punktów w skali 100 punktowej obliczoną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

Negocjacje handlowe przeprowadzane są poprzez zapytanie o rabat.

Negocjacje będą przeprowadzane tylko i wyłącznie poprzez Platformę Zakupową Zamawiającego.

Zaproszenie do negocjacji handlowych skierowane zostanie do Oferentów, których Oferta uzyskała akceptację techniczną. Przedmiotem negocjacji jest ten sam przedmiot usługi, którego wykonanie zostało zaakceptowane w trakcie oceny technicznej na podstawie złożonej Oferty. Nie dopuszcza się możliwości wprowadzenia jakichkolwiek zmian w specyfikacji technicznej oferowanego przedmiotu usługi w trakcie negocjacji.

Ostateczny wybór najkorzystniejszej Oferty, zgodnie z opisanym powyżej kryterium, zostanie przeprowadzony po ewentualnych negocjacjach.

Złożenie w Ofercie Merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako Oferta Handlowa może skutkować odrzuceniem Oferty.

Zamawiający odrzuci Oferty zawierające rażąco niską cenę, zgodnie z informacją załączoną do Zapytania Ofertowego w Załączniku E.

MIEJSCE I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT

W przypadku zainteresowania niniejszym Zapytaniem Ofertowym oraz w związku z regulacjami korporacyjnymi Zamawiającego Oferent składa Ofertę na Platformie Zakupowej Zamawiającego, tj. www.lotos.logintrade.net, pod rygorem odrzucenia.

· Wyłącznie Oferty złożone za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE będą uważane za poprawnie złożone i będą podlegały ocenie,

· Wiążące Oferty należy złożyć w terminie do dnia 22.09.2023 r. do godz.23:00

· Zamawiający nie akceptuje innej drogi komunikacji merytorycznej,

· Oferta powinna być sporządzona w języku polskim,

· Wymagana waluta Oferty: PLN,

· Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych,

· Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych,

· Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakończenia Zapytania Ofertowego bez wyboru kontrahenta,

· Oferta powinna być podpisana przez osobę/y uprawnione do występowania w imieniu Oferenta, zgodnie z umocowaniem,

· Wraz z Ofertą bezwzględnie wymagane jest podpisanie zgodnie z umocowaniem wszystkich oświadczeń, formularzy i potwierdzenie wymagań postawionych w treści Zapytania Ofertowego,

· Na Platformie Zakupowej LOGINTRADE www.lotos.logintrade.net istnieje możliwość zadawania pytań, w terminach tam wskazanych.

TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ

a) Oferent związany będzie Ofertą na okres 60 dni. Bieg terminu związania Ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania Ofert.

b) Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania Ofertą, z tym, że Zamawiający może tylko raz, na co najmniej 3 dni przed upływem terminu związania Ofertą zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 60 dni.

c) W przypadku złożenia w toku Procedury modyfikacji Oferty, termin związania Ofertą ulega przedłużeniu o wskazany w zmodyfikowanej Ofercie okres, nie dłuższy jednak niż 90 dni od dnia złożenia modyfikacji.

WYKLUCZENIA

Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane osobowo i kapitałowo
z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu beneficjenta czynności związane
z przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,

b) posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji, o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa lub nie został określony przez IZ PO,

c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,

d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanego warunku udziału Wykonawcy
w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego oświadczenia Oferenta - Załącznik A.

WARUNKI REALIZACJI USŁUGI

a) Termin realizacji usługi: 30.11.2023 r.

b) Miejsce realizacji przedmiotu zamówienia: ORLEN, ul. Elbląska 135, 80 – 718 Gdańsk ,

c) Sposób realizacji usługi, będącej przedmiotem zamówienia powinien spełniać zasady zrównoważonego rozwoju, w szczególności:

i. W przypadku dostaw/usług obejmujących materiały zużywalne, sypkie lub ciekłe, Dostawca powinien zapewnić pojemniki oraz opakowania możliwe do poddania recyclingowi lub odebrać pojemniki oraz opakowania po odbiorze przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego, na jego żądanie.

ii. W przypadku dostaw/usług obejmujących elementy instalacji takie jak kontenery, czy inne wielkogabarytowe elementy instalacji dostarczane na paletach lub innych równoważnych rozwiązaniach, Dostawca powinien odebrać ww. palety wraz z pozostałymi elementami opakowania, po odbiorze przedmiotu zamówienia przez Zamawiającego, na jego żądanie.

iii. Jeżeli w ramach opakowania przedmiotu zamówienia stosowane są elementy chroniące przedmiot dostawy/usługi lub wypełniacze zabezpieczające przedmiot zamówienia
w trakcie realizacji dostawy/usługi, Dostawca powinien stosować wytłoczki
z papieru/kartonu pochodzącego z recyclingu, lub elementy i wypełniacze możliwe do poddania recyklingowi.

iv. Instrukcje, certyfikaty lub inną dokumentację należy dostarczyć w wersji elektronicznej, minimalizując wersje papierowe, chyba że przepisy prawa wymagają dokumentacji
w wersji papierowej.

v. W przypadku szkoleń z obsługi, zamawiający preferuje formę wideokonferencji, chyba, że szkolenie takie jest niemożliwe do zrealizowania.

INFORMACJE DOTYCZĄCE PYTAŃ OFERENTÓW I UDZIELANIA NA NIE ODPOWIEDZI

a) Pytania dot. niniejszego postępowania należy kierować poprzez Platformę Zakupową LOGINTRADE www.lotos.logintrade.net nie później niż do dnia 15.09.2023 r., do godz. 12:00. Kontakt z członkami Komisji poza wytyczoną ścieżką, może skutkować wykluczeniem Oferenta z niniejszego postepowania wyboru kontrahenta

b) Na pytania dotyczące Zapytania Ofertowego odpowiedzi udziela Przewodniczący lub Sekretarz Komisji Wyboru Kontrahenta za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE

c) Odpowiedzi na pytania, które wpłyną w podanym wyżej terminie, zostaną przekazane wszystkim Oferentom za pośrednictwem Platformy Zakupowej LOGINTRADE www.lotos.logintrade.net

d) Jedynym dopuszczalnym sposobem porozumiewania się z Zamawiającym jest Platforma Zakupowa LOGINTRADE www.lotos.logintrade.net

W razie pytań dotyczących technicznej obsługi Platformy Zakupowej LOGINTRADE, prosimy o bezpośredni kontakt z jej operatorem nr tel. +48 71 787 35 34; e-mail: helpdesk@logintrade.net.

Pytania i wnioski, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane oraz uwzględniane w postępowaniu.

WARUNKI UDZIAŁU

1) Sytuacja ekonomiczna i finansowa

Oferent musi spełniać następujące warunki udziału w postępowaniu:

a) nie znajduje się w stanie upadłości ani w stanie likwidacji,

b) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia zgodnie ze szczegółowym opisem przedmiotu Zapytania Ofertowego.

Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanego warunku udziału Oferenta
w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie załączonych zaświadczeń Oferenta, jak Załącznik B, oraz pozostałych dokumentów z Listy dokumentów/oświadczeń wymaganych od Wykonawcy, określonych w pkt KOMPLETNA OFERTA POWINNA ZOSTAĆ ZŁOŻONA W 2 CZĘŚCIACH.

2) Dodatkowe warunki

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci spełniający następujące warunki:

c) Brak podstaw do wykluczenia w zakresie, o którym mowa w pkt WYKLUCZENIA.

Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanego warunku udziału Oferenta
w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego oświadczenia Oferenta, którego wzór stanowi Załącznik A.

d) Zgodność parametrów przedmiotu usługi ze specyfikacją przedmiotu zamówienia określoną w OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIAniniejszego Zapytania Ofertowego.

Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanego warunku udziału Oferenta
w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego oświadczenia Oferenta, którego wzór stanowi Załącznik B.

e) Wymagania wobec Oferenta przeprowadzającego audyt:

a. Podmiot przeprowadzający audyt powinien spełniać warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

b. Oferentem nie może być:

i. podmiot zależny od audytowanego podmiotu;

ii. podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt.

ii.

c. w okresie ostatnich 5 lat oferent wykonał trzy audyty o zakresie zbliżonym do przedmiotu zamówienia.

Zamawiający dokona oceny spełnienia wyżej opisanych warunków udziału Oferenta w postępowaniu zgodnie z formułą spełnia/nie spełnia na podstawie załączonego oświadczenia Oferenta, którego wzór stanowi Załącznik B.

3) Lista dokumentów/oświadczeń wymaganych od Oferenta, określona została poniżej w pkt KOMPLETNA OFERTA POWINNA ZOSTAĆ ZŁOŻONA W 2 CZĘŚCIACH.

KOMPLETNA OFERTA POWINNA ZOSTAĆ ZŁOŻONA W 2 CZĘŚCIACH

I część - kompletna Oferta Merytoryczna powinna zawierać:

· Oświadczenie o braku występowania powiązań i braku podstaw do wykluczenia, stanowiące Załącznik A,

· Oświadczenie o sytuacji ekonomicznej i finansowej Oferenta oraz o zgodności parametrów przedmiotu usługi ze specyfikacją przedmiotu zamówienia określoną w Opisie przedmiotu, stanowiące Załącznik B,

· Oświadczenia Oferenta, którego wzór stanowi Załącznik C,

· Załączone stosowne pełnomocnictwo do reprezentacji Dostawcy w ramach prowadzonego postępowania.

II część - kompletna Oferta Handlowa powinna zawierać:

· Uzupełniony formularz na platformie zakupowejLogintrade.

Oferta powinna być złożona z podziałem na: Ofertę Merytoryczną i Ofertę Handlową.

Prosimy o prawidłowe złożenie Oferty i umieszczenie wyceny w części handlowej, natomiast pozostałe dokumenty w części merytorycznej. Instrukcja dla Oferenta znajduje się w Załączniku G.

Złożenie w Ofercie Merytorycznej elementów, które zostały wyszczególnione jako Oferta Handlowa może skutkować odrzuceniem Oferty.

UWAGA!

· ORLEN S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane
z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty.

· ORLEN S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty.

· ORLEN S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język polski, a prawem właściwym dla prowadzonego postępowania i zawartej w jego wyniku umowy będzie prawo polskie.

· Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez ORLEN S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze
nr GLS.74.02.00.00, określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać drogą elektroniczną za pośrednictwem Platformy Logintrade.

· Wykonawca winien zapoznać się z dokumentem – „Kodeks postępowania dla Dostawców” dostępnym pod linkiem –https://www.orlen.pl/pl/dla-biznesu/przetargi-i-dostawy/dostawy/kodeks-postepowania-dla-dostawcow

· Z treścią „Kodeksu etyki ORLEN S.A." można się zapoznać na stroniehttps://neptun.orlen.pl/pl/o-firmie/kodeks-etyki